Crear y gestionar tareas
Asigne solicitudes de datos, disponibilidad y completación de documentos desde Gestión de usuarios en OrgHub, configure lotes y siga el progreso.
Tasks son solicitudes que asigna a personas de su institución — por ejemplo una Solicitud de datos, una Solicitud de disponibilidad o una Compleción de documento. El personal las crea y sigue desde OrgHub → Management → Users → Tasks. Las personas asignadas las completan en su bandeja de tareas y en la pestaña Tasks del perfil de usuario.
Por qué importa
Las instituciones suelen necesitar la misma información o acción de muchas personas a la vez: campos de perfil faltantes, disponibilidad docente para la planificación o un documento firmado. Las tareas convierten esas peticiones en trabajo con fecha límite, prioridad, estado y progreso — en lugar de correos informales difíciles de auditar.
Antes de empezar
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Abrir la pestaña Tasks | Permiso read:tasks (sin él la pestaña no aparece) |
| Crear o editar tareas | Permiso write:tasks |
| Tipo Compleción de documento | También write:user-documents; deben existir plantillas de Smart Documents |
| Destinatarios | Los usuarios ya deben existir en Gestión de usuarios |
Tipos de tarea
| Tipo | Qué hace la persona asignada |
|---|---|
| Solicitud de datos | Completa los campos de perfil / datos personalizados que usted elige en el lote |
| Solicitud de disponibilidad | Envía disponibilidad para los intervalos que usted define (mensaje opcional) |
| Compleción de documento | Completa una plantilla de Smart Document que usted selecciona (periodo opcional si la plantilla lo requiere) |
Cómo crear una tarea
Puede empezar desde la pestaña Tasks, desde la pestaña Tasks de un usuario, o desde Acciones masivas en la tabla de usuarios (Create task).
Desde la pestaña Tasks
Vaya a OrgHub → Management → Users y abra la pestaña Tasks.
Seleccione Create task y elija un tipo: Solicitud de datos, Solicitud de disponibilidad o Compleción de documento.
Fuxam crea un lote en estado Draft y abre el editor del lote. Ponga un título claro en el encabezado.
En Batch settings, defina Priority (Low / Medium / High / Urgent), opcionalmente Scheduled activation y Deadline. Si hay fecha límite, puede activar Disable after due date para dejar de aceptar completados después de esa fecha.
Complete la sección específica del tipo:
- Solicitud de datos — seleccione los campos que debe aportar la persona.
- Solicitud de disponibilidad — mensaje y franjas horarias.
- Compleción de documento — plantilla de Smart Document (y periodo si hace falta).
En Recipients, pulse Add recipients, elija uno o más usuarios y confirme. Guarde si aparece el aviso de cambios sin guardar.
Active el lote:
- Solicitud de datos — Request (la confirmación muestra el número de destinatarios).
- Otros tipos — Activate (o Activate now si estaba programado).
- Si hay una Scheduled activation futura en borrador — Schedule for later.
Desde usuarios seleccionados
En OrgHub → Management → Users, seleccione uno o más usuarios.
Abra Create task en la barra masiva y elija el tipo. El lote en borrador se abre con esos destinatarios cuando está soportado.
Termine ajustes, configuración del tipo y activación como arriba.
Cómo gestionar tareas
En la tabla Tasks
La tabla muestra lotes y tareas individuales. Use filtros (incluido el tipo) y el interruptor Show archived para ver historial archivado.
Con filas seleccionadas y write:tasks puede:
- Cambiar el status en masa
- Cambiar la due date en masa
- Abrir ⋯ para cambiar la priority o Delete filas
Abra una fila de lote o tarea para ver detalle, progreso, recordatorios y actividad.
En el perfil de usuario
Abra el usuario en OrgHub → Management → Users.
Abra la pestaña Tasks para ver las tareas asignadas y crear nuevas (menú Create task con write:tasks).
Buenas prácticas
- Un propósito claro por lote facilita el seguimiento y los recordatorios.
- Ponga Deadline cuando el resultado bloquee planificación, matrícula o nómina.
- En solicitudes de datos, elija solo los campos necesarios — vea Custom data fields.
- Para documentos, publique primero la plantilla — vea Smart documents.
Errores frecuentes
| Error | Qué ocurre | Qué hacer |
|---|---|---|
| No hay pestaña Tasks | La pestaña no aparece | El rol necesita read:tasks |
| Activate / Request deshabilitado | El botón muestra un motivo en el tooltip | Complete la configuración del tipo, guarde destinatarios y limpie cambios sin guardar |
| Falta el tipo documento en el menú | Solo aparecen datos/disponibilidad | Hace falta write:user-documents y una plantilla usable |
| Esperar cierre automático | El estado sigue abierto | La persona asignada debe completar la solicitud en su UI de tareas |
FAQ
¿Hace falta un lote para una sola persona?
Sí. Todo flujo de creación genera un lote. Un lote con un destinatario es normal.
¿Qué estados puede tener una tarea?
Las tareas usan estados como Scheduled, Open, Overdue, Completed y Archived. Los lotes tienen estados relacionados: Draft, Scheduled, Active, Paused, Overdue, Completed y Archived.
¿Dónde completan las tareas las personas asignadas?
En su experiencia personal de tareas (bandeja / detalle). El personal supervisa el progreso en la pestaña Tasks y en la pestaña Tasks del perfil.