Editar un documento
Renombrar, reemplazar o volver a abrir una plantilla de Smart Document en el editor PDF para actualizar asignaciones, valores predeterminados o el PDF de origen — y comprender por qué los cambios no son retroactivos.
Una vez que existe una plantilla en Ajustes → Documentos, se mantiene desde la tabla de plantillas: renómbrela para mayor claridad, vuelva a abrir el editor de documentos para ajustar la colocación de variables o las condiciones de campo, establezca un valor predeterminado para los flujos de generación o elimine plantillas que ya no se necesiten. La edición es cómo las instituciones mantienen los diseños PDF alineados con actualizaciones de marca, cambios de texto legal o nuevos campos personalizados en los perfiles de usuario.
Por qué es importante
Las plantillas son configuración de larga duración. Una pequeña corrección de nombre evita confusión en los menús desplegables; una asignación de campo actualizada garantiza que las nuevas columnas personalizadas aparezcan en los contratos; eliminar plantillas obsoletas evita que el personal genere cartas de inscripción desactualizadas. Como la generación siempre usa la definición actual de la plantilla, las ediciones reflexivas mejoran directamente cada PDF futuro — pero no reescriben el historial ya archivado.
Las universidades suelen revisar la redacción de inscripción cada año académico o cambiar la ubicación del logotipo tras un cambio de marca. Tratar esas actualizaciones como versiones deliberadas de plantilla (nombres claros, muestras probadas) protege tanto la claridad legal como la confianza que el personal deposita en la lista de documentos.
Cómo encaja
La administración de plantillas reside en Ajustes → Documentos. Los archivos generados viven en los perfiles de Gestión de usuarios en la pestaña Documentos. Las filas de plantillas de contrato de estudios y certificados pueden aparecer en secciones dedicadas en la misma página de ajustes cuando la gestión de matrícula o las funciones de certificado están activadas — las acciones de edición funcionan igual.
Lectura relacionada: Variables de documento y fuentes de datos cuando añada nuevos campos asignados, y Gestionar documentos para saber dónde residen los PDF almacenados.
Antes de empezar
| Consideración | Orientación |
|---|---|
| Impacto en PDF futuros | Cambiar nombres de campo, condiciones o asignaciones afecta solo a la siguiente generación. |
| Bloqueos de eliminación | La eliminación se bloquea mientras la plantilla esté referenciada por configuraciones activas de autoservicio o contrato de estudios — elimine esos vínculos primero. |
| Plantilla predeterminada | Solo algunas plantillas admiten Establecer como predeterminada; úsela cuando un diseño deba preseleccionarse en los flujos de generación. |
| Permiso | Necesita permiso para leer usuarios para abrir la página de ajustes de Documentos. |
Estrategia de versionado (orientación)
Fuxam almacena una definición editable por fila de plantilla. No hay un botón separado de «archivar versión». Las instituciones suelen gestionar cambios importantes de una de dos formas:
| Enfoque | Cuándo usarlo | Efecto en el historial |
|---|---|---|
| Editar in situ | Correcciones menores (errata en una etiqueta asignada, pequeño desplazamiento de campo, nueva columna personalizada en el mismo diseño) | Los PDF antiguos no cambian; las nuevas generaciones usan la corrección |
| Nueva plantilla (o duplicar mediante Iniciar desde plantilla) | Reescritura de texto legal, nueva marca del año académico, bloque de firma distinto | El nombre de la plantilla antigua sigue asociado a archivos históricos; se usa el nuevo nombre en adelante |
Cómo renombrar una plantilla
Vaya a Ajustes → Documentos.
Localice la plantilla en la tabla de plantillas.
Abra la acción Renombrar en esa fila.
Introduzca el nuevo nombre y confirme.
Renombrar no cambia las asignaciones ni el PDF subyacente. Solo actualiza cómo los administradores ven la plantilla en listas y diálogos de generación.
Cómo volver a abrir el editor de plantillas
Para ajustar la colocación de variables o añadir campos en el PDF:
En la tabla de plantillas, seleccione Editar en la fila de la plantilla (o la acción de edición equivalente para plantillas de certificado).
Fuxam abre el editor de documentos con el PDF de la plantilla y los campos de datos de usuario personalizados de su institución disponibles para asignar.
Coloque o actualice campos y guarde desde el editor. Volverá a Ajustes → Documentos al terminar.
El editor es el mismo entorno usado al asignar variables por primera vez tras crear un documento. El recuento de Campos de la tabla de plantillas refleja los campos asignados en la plantilla.
Cómo establecer una plantilla predeterminada
Para plantillas que admiten un indicador predeterminado, use Establecer como predeterminada en una fila para que Fuxam preseleccione esa plantilla en los flujos de generación. Esto reduce clics para documentos de alto volumen, como certificados de inscripción estándar usados en cohortes.
Cómo eliminar una plantilla
Use la acción Eliminar en una fila de plantilla para quitarla de forma permanente. La eliminación se bloquea mientras la plantilla siga referenciada por configuraciones activas de autoservicio o contrato de estudios — elimine esos vínculos primero.
Tras editar: qué volver a probar
| Comprobación | Por qué |
|---|---|
| Generar para un usuario de muestra | Confirma que los campos asignados siguen alineados con el diseño del PDF |
| Estudiantes de distintas cohortes | El nombre del programa y las fechas de admisión suelen diferir |
| Autoservicio (si está activado) | La elegibilidad por rol sigue apuntando a la plantilla prevista |
| Flujos rellenables / de firma | Las asignaciones pendientes no se reescriben por ediciones de asignación |
Buenas prácticas
- Versionar por nombre, no por sobrescritura silenciosa. Cuando el texto legal cambie de forma relevante, considere crear una plantilla nueva (o duplicar mediante Iniciar desde plantilla durante la creación) para que las generaciones históricas sigan identificables por el nombre de la plantilla.
- Probar tras cambios de asignación. Genere un PDF de muestra desde un perfil de usuario de prueba antes de desplegar cambios del editor a secretaría académica.
- Comprobar vínculos de autoservicio antes de eliminar. Una plantilla vinculada a reglas de autoservicio en Panel → Gestión → Documentos bloqueará la eliminación hasta desvincularla.
- Alinear con campos personalizados. Al editar columnas personalizadas en la tabla de Usuarios, vuelva a abrir el editor para asignar nuevos campos en plantillas de tipo usuario.
- Informar a servicios al estudiante cuando renombre. Las etiquetas de los menús desplegables cambian para todos los que generan documentos.
Errores frecuentes
| Error | Qué ocurre | Qué hacer |
|---|---|---|
| Esperar que los PDF antiguos se actualicen | Los archivos almacenados conservan su contenido original | Vuelva a generar si se requiere una nueva versión; informe de que las descargas anteriores pueden estar desactualizadas |
| Eliminar una plantilla vinculada | La acción Eliminar se bloquea | Elimine primero referencias de autoservicio o contrato de estudios |
| Renombrar sin avisar al personal | Los equipos eligen la plantilla equivocada en los menús | Anuncie los cambios de nombre a gestores de usuarios y servicios al estudiante |
| Editar a mitad de campaña | Generaciones masivas o de autoservicio a mitad de admisión mezclan diseños antiguos y nuevos | Finalice las campañas antes de ediciones importantes, o haga el corte en una fecha publicada |
Preguntas frecuentes
¿Puedo reemplazar el archivo PDF sin crear una plantilla nueva?
Vuelva a abrir la plantilla mediante Editar en el editor de documentos. Las posiciones de los campos pueden necesitar ajuste si el nuevo diseño del PDF difiere. Si el PDF de reemplazo cambia sustancialmente las dimensiones, verifique que cada campo asignado siga alineado.
¿La edición afecta a las asignaciones rellenables en curso?
Cambiar asignaciones afecta a generaciones futuras. Las asignaciones ya emitidas siguen el estado del flujo de trabajo en la pestaña Documentos del usuario (pendiente, completado, firmado) — consulte Gestionar documentos.
¿Por qué un estudiante sigue viendo la redacción del año pasado?
Está viendo un PDF generado previamente. La generación es una instantánea. Produzca un documento nuevo desde la plantilla actualizada cuando se requiera una copia actualizada.
¿Debo eliminar la plantilla antigua tras crear una sucesora?
Solo después de desvincular referencias de autoservicio y contrato de estudios, y cuando el personal ya no necesite seleccionarla. Mantenga la plantilla antigua temporalmente si las reemisiones históricas deben coincidir con el diseño anterior.