Grupos de usuarios
Cree y gestione grupos de usuarios para filtrado, inscripción masiva, comunicación y segmentación de audiencia en Gestión de usuarios y OrgHub.
Los grupos de usuarios agrupan personas para segmentarlas, inscribirlas o comunicarse con ellas como una unidad en lugar de seleccionar individuos uno a uno. Un grupo es una etiqueta institucional — como «Teaching staff 2026» o «First-year advisors» — cuya membresía se gestiona de forma independiente de roles y cohortes académicas.
Los grupos son una herramienta organizativa ligera. No sustituyen las cohortes de programa de estudios (que impulsan el plan de estudios y los planes de estudio) ni los roles (que controlan el acceso). En su lugar, ayudan al personal a trabajar con subconjuntos arbitrarios de usuarios en operaciones cotidianas: filtrar la tabla Usuarios, inscribir una clase en un curso, enviar un correo masivo o segmentar un anuncio del Info Hub.
Por qué es importante
La administración universitaria trabaja constantemente con subconjuntos de la población — un departamento, una ola de ingreso, un equipo de proyecto, una lista de correo para un evento. Sin grupos, cada operación se convierte en una selección manual múltiple que no escala más allá de unas pocas docenas de personas y es difícil de repetir con coherencia.
Los grupos ofrecen una audiencia reutilizable. Cree el grupo una vez, añada miembros a medida que se aprovisionan cuentas y reutilice el mismo grupo para filtrado, inscripción y comunicación. Como la membresía es explícita (no inferida de rol o cohorte), mantiene el control exacto de quién está incluido — lo que importa para comunicación consciente del GDPR y para evitar mensajes accidentales en exceso.
Cómo encaja
Los grupos están entre las cuentas de usuario y los flujos que las consumen:
- Los usuarios se crean en Gestión de usuarios y reciben roles.
- Las cohortes organizan estudiantes académicamente bajo una versión de programa de estudios — consulte Programas de estudios y cohortes. Una cohorte impulsa la asignación curricular; un grupo de usuarios no.
- Los grupos son etiquetas flexibles para tareas operativas. Un estudiante puede pertenecer a una cohorte (académica) y a varios grupos (operativos).
Flujo habitual: crear usuarios → asignar roles → añadir a grupos relevantes → usar grupos para inscripción o comunicación → ajustar membresía cuando las personas entran o salen de proyectos.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Group | Una colección con nombre de cuentas de usuario dentro de la institución. |
| Member | Un usuario que pertenece a un grupo. Los usuarios pueden pertenecer a varios grupos a la vez. |
| Group color | Identificador visual opcional en la lista de grupos. |
| Tags | Etiquetas opcionales para organizar muchos grupos (por ejemplo, por departamento o año). |
| Snapshot enrollment | Al inscribir un grupo en un curso, solo se añaden los miembros en el momento de la inscripción. Los miembros futuros no se añaden automáticamente. |
Abrir la página Groups
Vaya a OrgHub → Management → Groups, o abra OrgHub → Management → Users y seleccione la pestaña Groups en la parte superior de la página.
Necesita Read user groups para ver la lista.
Crear un grupo
En la página Groups, seleccione Add (o la acción de creación en la barra de herramientas).
Introduzca un Group name que facilite identificar el grupo (por ejemplo, «Teaching staff 2026» o «First-year cohort»).
Opcionalmente elija un Group color y añada Tags para organización.
Guarde para crear el grupo.
Añadir miembros
Puede añadir miembros desde la página de detalle del grupo o desde la tabla Usuarios.
Desde un grupo
Seleccione el nombre del grupo para abrir su página de detalle.
Seleccione Add members (o Add users).
Busque usuarios por nombre o correo y seleccione a cada persona para añadir.
Confirme para añadirlos al grupo.
Desde la tabla Usuarios (masivo)
En OrgHub → Management → Users, seleccione los usuarios que desea añadir.
Abra ⋯ → Groups → Add to group y elija el grupo destino.
Un usuario puede pertenecer a varios grupos a la vez.
Para ingresos grandes, puede añadir usuarios a grupos inmediatamente después de crearlos o usar Acciones masivas para mover muchas cuentas a la vez.
Quitar miembros
- Desde la página de detalle de un grupo — quite miembros individuales de la lista de miembros.
- Desde la tabla Usuarios — filtre por grupo, seleccione usuarios y elija Remove from selected group en el menú masivo Groups.
Quitar a alguien de un grupo no elimina su cuenta de usuario.
Eliminar un grupo
Abra las acciones del grupo y seleccione Delete. Eliminar un grupo quita el grupo en sí pero no elimina a los usuarios que eran miembros.
Usar grupos para filtrado y segmentación
Los grupos ayudan a trabajar con subconjuntos de su institución:
| Caso de uso | Cómo ayudan los grupos |
|---|---|
| Filtro de tabla Usuarios | Use el Group filter en la pestaña Users para mostrar solo miembros de un grupo seleccionado. |
| Inscripción en curso | Inscriba un grupo completo en un curso desde la gestión de cursos. Se añaden los miembros en el momento de la inscripción; los miembros futuros no se añaden automáticamente. |
| Correo masivo y chat | Seleccione miembros del grupo en la tabla Usuarios y use Send email o Group chat desde acciones masivas. |
| Info Hub y anuncios | Segmentar audiencias por grupo donde se admita segmentación de audiencia — consulte Segmentar su audiencia. |
Comunicación de grupo
Cuando hay usuarios seleccionados en la tabla Usuarios, las acciones masivas en Communication incluyen:
- Send email — correo a los miembros seleccionados.
- Group chat — crear un canal de chat con los usuarios seleccionados (requiere Create group chat).
También puede enviar correo o gestionar usuarios desde la página Groups cuando hay varios grupos seleccionados, usando las opciones masivas de esa tabla.
Para la lista completa de opciones masivas de comunicación, consulte Acciones masivas.
Permisos
| Acción | Permiso |
|---|---|
| Ver grupos | Read user groups |
| Crear un grupo | Create user group o Create user groups |
| Editar detalles / membresía del grupo | Update user group o Update user groups |
| Eliminar un grupo | Delete user group o Delete user groups |
Estos permisos se configuran por rol en Roles y permisos. El elemento de barra lateral Users de OrgHub requiere Read users y Read user groups — consulte Permisos, funciones y visibilidad.
Buenas prácticas
- Mantenga los grupos orientados a un propósito. Cree un grupo cuando tenga una necesidad recurrente de segmentar a las mismas personas — no como sustituto del control de acceso basado en roles.
- Documente la inscripción por instantánea. Al inscribir un grupo en un curso, recuerde a los administradores del curso que los nuevos miembros del grupo después deben inscribirse por separado (o repetir la inscripción para las incorporaciones nuevas).
- Combine grupos con filtros de tabla. Filtre por grupo y luego por estado o rol para acotar acciones masivas con precisión antes de invitar o desactivar usuarios.
- Retire grupos obsoletos. Al final del año académico, elimine o archive convenciones de nombres que referencien ingresos pasados para evitar segmentación accidental.
- No confunda grupos con cohortes. Para organización estudiantil impulsada por el plan de estudios, use Añadir usuarios a cohorte en su lugar.
Errores frecuentes
| Error | Qué ocurre | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Esperar inscripción automática | Los nuevos miembros del grupo no se añaden a cursos inscritos mediante el grupo antes | Reinscriba a los nuevos miembros individualmente o ejecute una inscripción de grupo nueva |
| Membresía superpuesta de grupo y cohorte | Los mismos estudiantes aparecen en varias listas con significados distintos | Use cohortes para lo académico, grupos para lo operativo; nómbrelos de forma distinta |
| Mensajería masiva al grupo equivocado | El correo llega a todos en el grupo filtrado | Previsualice siempre el filtro de tabla antes de ejecutar Send email |
| Permiso ausente | La página o pestaña Groups está oculta | Asegúrese de que el rol tiene Read user groups |
Preguntas frecuentes
¿Puede un usuario pertenecer a varios grupos?
Sí. La membresía de grupo es muchos a muchos. Un usuario puede estar en «Teaching staff 2026» y «Faculty senate» simultáneamente sin conflicto.
¿Eliminar un grupo elimina a los usuarios?
No. Eliminar un grupo solo quita el registro del grupo. Las cuentas de usuario permanecen en Gestión de usuarios.
¿Los nuevos miembros del grupo se unirán automáticamente a cursos en los que se inscribió el grupo?
No. La inscripción en curso mediante un grupo es una instantánea — solo se añaden los miembros en el momento de la inscripción. Añada los nuevos miembros al curso por separado.
¿En qué se diferencian los grupos de las cohortes de programa de estudios?
Las cohortes son estructuras académicas vinculadas a una versión de programa y plan de estudios. Los grupos son colecciones operativas flexibles sin implicaciones de plan de estudios. Consulte Programas de estudios y cohortes.
Páginas relacionadas
Acciones masivas
Añada o quite usuarios de grupos en masa desde la tabla Usuarios.
Crear un usuario
Añada personas nuevas antes de asignarlas a grupos.
Roles y permisos
Controle quién puede ver, crear y gestionar grupos.
Programas de estudios y cohortes
Agrupación estudiantil académica — separada de los grupos de usuarios operativos.
Segmentar su audiencia
Use grupos al publicar anuncios del Info Hub.
Inscripción masiva
Inscriba grupos en cursos desde la gestión de cursos.