Gestionar el catálogo de preguntas
Cree y mantenga bloques de preguntas reutilizables sincronizados entre formularios de solicitud: la biblioteca de preguntas institucional para admisiones.
El catálogo de preguntas almacena bloques de preguntas reutilizables — secciones con nombre que puede habilitar en varios formularios de solicitud sin reconstruirlos cada vez. Piense en él como la biblioteca de preguntas de admisiones de su institución: mantenga una vez secciones de datos personales, listas de documentos o declaraciones legales y habilítelas en cada formulario que las necesite.
A diferencia de las plantillas de formulario, que copian un diseño de campos una vez al crear el formulario, los bloques del catálogo permanecen vinculados en vivo. Cuando actualiza un bloque y los formularios afectados se guardan o republican, la instantánea del catálogo en esos formularios refleja sus cambios. Esa sincronización hace del catálogo el lugar adecuado para contenido que debe mantenerse coherente entre programas y admisiones.
Por qué es importante
Las universidades ejecutan muchos programas de solicitud — grado, posgrado, educación continua, internacional — pero gran parte del cuestionario es compartida. Sin catálogo, cada formulario es una copia separada: actualice el texto de consentimiento RGPD en un sitio y sigue incorrecto en todos los demás. El catálogo de preguntas centraliza ese contenido compartido para que los administradores de admisiones mantengan una versión autoritativa.
Los bloques del catálogo también reducen la inconsistencia en la revisión. Cuando todos los programas usan el mismo bloque Identity documents, los evaluadores ven los mismos campos en el mismo orden durante la revisión de solicitudes, independientemente del programa que eligió el solicitante.
Cómo encaja
El catálogo convive con — no dentro de — los formularios individuales. Los administradores mantienen bloques en la pestaña Question catalog; los constructores de formularios habilitan bloques por formulario en Form preferences. Los bloques deshabilitados nunca aparecen a los solicitantes. Los bloques archivados se ocultan de la configuración de formularios nuevos pero preservan el uso histórico.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Question block | Una entrada con nombre del catálogo que contiene una o más preguntas — la unidad que habilita en formularios. |
| Block position | Orden de clasificación predeterminado cuando el bloque está habilitado en formularios. |
| Default enabled | Si está activo, el bloque se habilita automáticamente en formularios recién creados. |
| Required at block level | Si está activo en el bloque del catálogo, toda la sección debe completarse cuando el bloque está habilitado en un formulario. |
| Catalog snapshot | La copia de las preguntas de un bloque almacenada en un formulario al guardar o republicar — cómo se propagan las actualizaciones. |
| Usage count | Cuántos formularios referencian un bloque — se muestra en la tabla del catálogo. |
| Archive | Oculta un bloque de la configuración de formularios nuevos mientras preserva bloques ya en uso en formularios existentes. |
Cómo abrir el catálogo de preguntas
Vaya a OrgHub → Management → Applications.
Seleccione la pestaña Question catalog.
La tabla lista todos los bloques de preguntas de su institución, incluidos recuentos de uso y estado de archivo. Use esta vista para auditar qué bloques están activos, identificar bloques sin uso y planificar actualizaciones antes de un nuevo ciclo de admisión.
Cómo crear un bloque de preguntas
Seleccione Add block en la barra de herramientas.
Introduzca Name y Description opcional. Elija un nombre que los evaluadores reconozcan en el form builder y en la hoja de detalle de revisión.
Establezca Block position — controla el orden predeterminado cuando el bloque está habilitado en formularios.
Opcionalmente active Default enabled (habilitar automáticamente en formularios nuevos) o Required (el bloque debe responderse cuando está habilitado).
Seleccione Create, luego abra el editor del bloque para añadir preguntas individuales.
Cómo editar preguntas en un bloque
Seleccione el nombre de un bloque para abrir el editor del bloque.
Añada, reordene o elimine preguntas con los mismos tipos de campo disponibles en el form builder.
Guarde los cambios. Las actualizaciones se aplican a las instantáneas del catálogo en los formularios cuando esos formularios se guardan o republican.
El editor de bloques usa los mismos tipos de pregunta que los campos personalizados en el form builder: Text, Email, Phone, Date, Long text, Number, Dropdown, Card selection, Radio, Checkbox y File upload. La coherencia entre catálogo y constructor significa que los evaluadores ven tipos de campo familiares independientemente de dónde se definió la pregunta.
Cómo reutilizar preguntas del catálogo en formularios
Al editar un formulario de solicitud en el form builder:
Abra Form preferences o la sección de bloques del catálogo.
Habilite los bloques de preguntas que necesite y establezca su orden.
Marque bloques como obligatorios si toda la sección debe completarse.
Los formularios pueden combinar varios bloques del catálogo con campos personalizados. Los bloques deshabilitados no aparecen a los solicitantes. El orden de bloques en las preferencias del formulario determina el orden en el portal y en el diálogo de vista previa.
Cómo archivar y restaurar bloques
Seleccione uno o más bloques en la pestaña Question catalog.
Seleccione Archive para ocultar bloques de la configuración de formularios nuevos preservando el uso histórico.
Active Show archived para ver bloques archivados, luego seleccione Restore para recuperarlos.
Archivar es preferible a eliminar cuando un bloque se usó en formularios pasados — mantiene las entregas históricas interpretables mientras evita que el bloque aparezca en configuración de formularios nuevos.
Buenas prácticas
- Nombre los bloques por propósito, no por programa — “Personal details” escala entre programas; “MBA 2026 essay” no pertenece al catálogo.
- Mantenga bloques cohesionados — Cada bloque debe ser una sección lógica que solicitantes y revisores puedan completar o evaluar como unidad.
- Revise recuentos de uso — Bloques con uso cero pueden archivarse; los de alto uso merecen cuidado extra antes de editar.
- Coordine con plantillas — Use bloques del catálogo para contenido en vivo sincronizado; use plantillas de formulario solo para diseños iniciales de copia única.
- Previsualice tras habilitar — Tras habilitar bloques en un formulario, use Preview your form para verificar orden y contenido antes de publicar.
Errores frecuentes
- Duplicar contenido del catálogo como campos personalizados — Los campos personalizados en un formulario no se sincronizan. Si varios programas necesitan las mismas preguntas, use un bloque del catálogo.
- Esperar propagación instantánea — Las actualizaciones del catálogo llegan a los formularios cuando esos formularios se guardan o republican, no automáticamente en cada formulario abierto.
- Archivar bloques aún en uso — Los bloques archivados desaparecen de la configuración nueva pero permanecen en formularios que ya los habilitaron. Planifique comunicación si pretende quitar una sección de admisiones activas.
- Confundir Required a nivel de bloque con Required a nivel de campo — La obligatoriedad a nivel de bloque en el catálogo aplica cuando el bloque está habilitado; las preguntas individuales dentro del bloque también pueden tener su propia obligatoriedad en el editor del bloque.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el catálogo de las plantillas de formulario?
El catálogo contiene bloques de preguntas en vivo sincronizados entre formularios al guardar o republicar. Las plantillas de formulario en Settings ofrecen una copia única del diseño de campos al crear un formulario nuevo — no permanecen vinculadas.
¿Puedo usar el mismo bloque en varios formularios?
Sí. Habilite el bloque en Form preferences de cada formulario. El recuento de uso en la tabla del catálogo muestra cuántos formularios lo referencian.
¿Los bloques archivados desaparecen de formularios publicados?
No. Archivar oculta bloques de la configuración de formularios nuevos. Los formularios que ya habilitaron un bloque archivado lo conservan hasta que lo deshabilite en el form builder.
Páginas relacionadas
Build an application form
Habilite bloques del catálogo y añada campos personalizados en el form builder.
Form templates
Diseños iniciales reutilizables en Settings — complementarios al catálogo.
Preview your form
Verifique bloques habilitados antes de publicar.
Application form templates in Settings
Descripción general de ajustes del portal para plantillas.