Formularios de solicitud
Crear, versionar y publicar los cuestionarios que completan los solicitantes en el portal Apply, usando el catálogo de preguntas, plantillas de formulario y el constructor.
Un formulario de solicitud es el cuestionario versionado dentro de un programa de solicitud. Define qué preguntas responden los solicitantes, a qué cohortes pueden solicitar, los plazos de envío y las integraciones opcionales como seguro médico o contratos de estudios. Cada respuesta que envía un solicitante procede de un formulario publicado hacia el área Solicitantes, donde el personal revisa las respuestas por campo antes de tomar decisiones de admisión.
Los formularios son el puente entre la configuración de admisiones y los datos en vivo de solicitantes. Un formulario bien diseñado captura la información que necesitan los evaluadores, exige los documentos obligatorios en el momento del envío y — mediante el mapeo de plataforma — puede sincronizar estudiantes aceptados en los registros de usuario de Fuxam sin volver a teclear datos.
Por qué es importante
Las universidades no pueden gestionar admisiones justas y auditables con PDFs ad hoc y adjuntos por correo. Los formularios de solicitud ofrecen una admisión estructurada y gobernada: preguntas coherentes entre admisiones, plazos aplicados, tipos de campo validados (correo, teléfono, subida de archivos) y control de versiones para cambiar el cuestionario del año siguiente sin romper las solicitudes del año anterior.
Como los formularios están versionados, cada publicación crea una instantánea bloqueada que ven los solicitantes en el portal Apply, mientras los administradores pueden preparar cambios en borrador para admisiones futuras. Esa separación protege las solicitudes históricas: los evaluadores siempre revisan respuestas frente a la versión del formulario que el solicitante completó realmente.
Cómo encaja en Fuxam
Los formularios de solicitud se sitúan en el centro del embudo de admisiones: aguas abajo de programas de solicitud y programas de estudios y cohortes, aguas arriba de las solicitudes de solicitantes y la revisión del personal.
Tres bloques de construcción alimentan el diseño del formulario, cada uno con un modelo de reutilización distinto:
| Bloque de construcción | Dónde vive | Qué aporta | Comportamiento de reutilización |
|---|---|---|---|
| Catálogo de preguntas | OrgHub → Management → Applications → pestaña Question catalog | Secciones con nombre de preguntas en vivo (bloques) | Habilitado por formulario; las actualizaciones se propagan al guardar o republicar formularios |
| Plantillas de formulario | Ajustes → Application form templates | Diseño inicial de campos al crear un formulario nuevo | Copia única al crear el formulario; no sincronizado después |
| Campos personalizados | Paleta de campos del constructor | Preguntas específicas del programa añadidas directamente en un formulario | Únicas de ese formulario salvo que se dupliquen |
Tras publicar un programa, los solicitantes completan el formulario en el portal público. Sus respuestas aparecen en la pestaña Pending de Solicitantes, donde el personal abre la hoja de detalle para verificar cada campo antes de registrar una decisión.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Formulario de solicitud | El cuestionario dentro de un programa: campos, bloques del catálogo, plazos, asignaciones de cohorte e integraciones opcionales. |
| Constructor de formularios | El editor donde se añaden campos personalizados, se habilitan bloques del catálogo, se configuran reglas obligatorias, lógica condicional y mapeo de plataforma. |
| Bloque del catálogo de preguntas | Una sección con nombre de preguntas reutilizable mantenida de forma central y habilitada en uno o más formularios. |
| Plantilla de formulario | Un diseño inicial a nivel institucional en Ajustes, copiado una vez al crear un formulario nuevo. |
| Versión en borrador | Cambios no publicados en el constructor; no visibles para solicitantes hasta publicar. |
| Versión publicada | Instantánea bloqueada que ven los solicitantes en el portal Apply; las solicitudes anteriores siguen vinculadas a la versión que usaron. |
| Cohortes elegibles | Cohortes de admisión entre las que deben elegir los solicitantes al solicitar — se establecen al crear el formulario. |
| Mapeo de plataforma | Vincula respuestas de campos del formulario con campos del perfil de usuario de Fuxam para sincronizar solicitantes aceptados en registros institucionales. |
| Lógica condicional | Reglas que muestran u ocultan campos individuales según respuestas a otros campos. |
Abrir formularios de solicitud
Vaya a OrgHub → Management → Applications → Forms tab.
Seleccione el nombre de un programa de solicitud para abrir su tabla Forms.
La pestaña Forms lista todos los programas de solicitud. Al entrar en un programa se ven sus formularios, versiones y estado de publicación. Desde ahí puede crear formularios nuevos, abrir el constructor o gestionar envíos de un formulario publicado.
Roles y responsabilidades
| Rol | Responsabilidades típicas sobre formularios |
|---|---|
| Administrador de admisiones | Crear formularios, mantener el catálogo de preguntas, publicar versiones, establecer plazos y asignaciones de cohorte. |
| Coordinador de programa | Definir campos personalizados del programa, revisar el contenido del formulario frente a requisitos de acreditación. |
| Evaluador de admisiones | Usa formularios publicados de forma indirecta — revisa las respuestas enviadas; no suele editar la estructura del formulario. |
| TI / administrador de organización | Asignar permisos relacionados con formularios y mantener plantillas de formulario para coherencia institucional. |
Por dónde empezar
Una secuencia típica de configuración de formulario:
- Confirme que existen programas de estudios y cohortes para las admisiones que planea abrir.
- Cree un programa de solicitud y vincule programas de estudios.
- Opcionalmente mantenga contenido compartido en el catálogo de preguntas y en plantillas de formulario.
- Construya un formulario de solicitud — añada campos, habilite bloques del catálogo, configure el mapeo.
- Previsualice el formulario para verificar los bloques del catálogo habilitados.
- Publique el formulario y luego publique el programa de solicitud para que los solicitantes accedan en el portal.
Si ya hay formularios y prepara una admisión nueva, duplique un formulario existente o empiece desde una plantilla, ajuste cohortes y plazos, previsualice y publique una versión nueva.
En esta sección
Construir un formulario de solicitud
Añadir campos, habilitar bloques del catálogo, configurar mapeo y publicar en el constructor.
Gestionar el catálogo de preguntas
Mantener bloques de preguntas reutilizables compartidos y sincronizados entre formularios.
Plantillas de formulario
Crear diseños de campos reutilizables en Ajustes para configurar formularios más rápido.
Previsualizar el formulario
Revisar bloques de preguntas habilitados antes de publicar.