Registro de tiempo
Registre horas de trabajo en Fuxam Web, revise y ajuste registros de tiempo, configure parada automática y modelos de tiempo de trabajo, y exporte informes PDF o CSV para nómina, auditorías y documentación laboral.
El registro de tiempo en FuxamCMS permite a personal y estudiantes registrar horas de trabajo dentro de Fuxam Web. Cada persona puede iniciar y detener un temporizador desde la barra lateral del panel, adjuntar marcas de tiempo durante el día y revisar registros diarios frente a un modelo de tiempo de trabajo asignado. Los responsables y administradores usan los mismos datos en Gestión de usuarios para asignar modelos, aprobar ausencias, corregir salidas olvidadas y exportar informes.
Universidades y proveedores de formación adoptan el seguimiento del tiempo de trabajo por varias razones superpuestas: apoyo interno a nómina, visibilidad operativa de quién está de servicio y — especialmente en jurisdicciones como Alemania — documentación del tiempo de trabajo (Arbeitszeitaufzeichnung) que respalda el cumplimiento de salud y seguridad laboral y la ley de tiempo de trabajo. En general se espera que los empleadores mantengan un registro objetivo y fiable de cuándo empieza y termina el trabajo; los empleados pueden realizar a menudo el fichaje, pero la institución sigue siendo responsable de ofrecer un sistema adecuado y conservar registros. El registro de tiempo de Fuxam es un canal dedicado para ese registro operativo dentro del entorno digital de su institución.
Por qué es importante
Sin un registro central de tiempo, las instituciones dependen de hojas de cálculo, hojas de firma en papel o memoria informal — cada una frágil cuando surgen disputas de nómina, inspectores laborales piden pruebas o un estudiante empleado cuestiona horas acreditadas en una colocación de trabajo-estudio. El registro de tiempo en Fuxam vincula las horas a la misma identidad de usuario mantenida en Gestión de usuarios, de modo que correcciones, exportaciones y acceso por rol permanecen coherentes entre módulos.
La función también respalda la gestión diaria de plantilla: comparar tiempo registrado con horas previstas de un modelo de tiempo de trabajo, marcar pausas y ausencias, mostrar un saldo acumulado de horas extra o déficit, y señalar sesiones auto-stopped cuando alguien olvida fichar la salida. Esa combinación ayuda a secretaría, RR. HH. y responsables de línea a intervenir pronto en lugar de reconstruir un mes desde fuentes fragmentadas.
Contexto de cumplimiento (general)
En muchas jurisdicciones europeas — Alemania de forma destacada — los empleadores deben poder documentar el tiempo de trabajo real, no solo turnos planificados. La orientación judicial y regulatoria suele esperar registros de inicio, fin y duración del trabajo diario, incluidas horas extra, con sistemas objetivos, fiables y disponibles para revisión. Los periodos de retención (a menudo alrededor de dos años en Alemania) y el formato exacto pueden depender de la ley nacional y la política institucional. Los empleadores pueden pedir al personal que se fiche, pero la institución sigue teniendo el deber de proporcionar un sistema operativo y mantener registros inspeccionables.
Fuxam respalda el lado operativo de esa obligación: los usuarios fichan entrada y salida, los responsables corrigen errores y el personal autorizado exporta extractos PDF o CSV para nómina o archivos. Si una exportación concreta satisface un trámite legal específico es cuestión del equipo de cumplimiento de su institución.
Cómo encaja en Fuxam
El registro de tiempo se sitúa en la intersección de identidad, exportaciones orientadas al cumplimiento y autoservicio personal en el LMS.
| Área relacionada | Relación |
|---|---|
| Gestión de usuarios | Cada registro pertenece a un perfil de usuario. Los responsables abren OrgHub → Gestión de usuarios → [Usuario] → Registro de tiempo para revisar registros, asignar modelos de tiempo de trabajo y aprobar ausencias. |
| Ver un usuario | La pestaña de perfil Registro de tiempo aparece cuando la función Registro de tiempo está activada para su institución y el visor tiene permiso para ver el registro de tiempo de esa persona. |
| Roles y permisos | El permiso para ver o editar el registro de tiempo de otra persona condiciona el acceso; los ajustes de perfil de rol pueden ocultar la pestaña para roles concretos. |
| Modelos de tiempo de trabajo y horas previstas | Los modelos definen horas previstas, umbrales de parada automática y la base para diferencia diaria y saldo mensual. |
| Ausencias y saldos | Tipos de ausencia, derecho a vacaciones y contexto de saldo viven en la misma pestaña Registro de tiempo que los registros. |
| Estadísticas e informes | Exportar datos de tiempo es un flujo de RR. HH. dedicado por usuario, no una consulta del Generador de informes. Complementa informes institucionales del mismo modo que las exportaciones de seguro médico complementan estadísticas regulatorias. |
| Pestaña Gestión | Estudiantes y personal también pueden ver una sección de registro de tiempo en Panel → Gestión cuando su perfil de rol la expone. |
| FuxamCMS | El registro de tiempo es una capacidad CMS ampliada junto a programas, exámenes y módulos opcionales de cumplimiento. |
Conceptos clave
| Término | Significado en Fuxam |
|---|---|
| Entrada de tiempo / sesión | Un intervalo registrado continuo con hora de inicio y (al cerrarse) hora de fin. |
| Modelo de tiempo de trabajo | Reglas definidas por la institución para horas previstas, duración de parada automática y ajustes relacionados. Asignado por usuario con rangos de fechas efectivos en la pestaña Registro de tiempo. |
| Horas previstas | Las horas planificadas o contractuales que implica el modelo de tiempo de trabajo activo para un día dado (el lado Soll de la comparación). |
| Tiempo registrado | Tiempo de trabajo real registrado ese día (el lado Ist). |
| Diferencia | Variación entre tiempo registrado y horas previstas — valores positivos suelen significar horas extra; negativos, déficit. |
| Saldo | Contexto de saldo acumulado mostrado en KPI del PDF mensual de descripción general junto a resúmenes de vacaciones y ausencias. |
| Pausa | Un descanso registrado dentro de una sesión; visible al expandir una fila de día en la tabla de registros. |
| Plantilla de marca de tiempo | Una etiqueta de control predefinida (por ejemplo, inicio de descanso o llegada al sitio) configurada en Ajustes → Registro de tiempo → Plantillas de marca de tiempo y adjuntada desde el temporizador de la barra lateral. |
| Ausencia | Tiempo fuera del trabajo, vinculado a tipos de ausencia y flujos de aprobación en gestión de usuarios. |
| Auto-stopped | Una sesión cerrada automáticamente cuando superó el umbral del modelo del usuario tras una salida olvidada. |
Requisitos previos
El registro de tiempo es un complemento de FuxamCMS. Deben cumplirse dos condiciones antes de que alguien vea el temporizador o la pestaña de perfil:
- La función Registro de tiempo debe incluirse en el paquete de funciones de su institución.
- Un administrador debe activar Activar registro de tiempo en Ajustes → Registro de tiempo.
Los usuarios también necesitan permiso para usar el registro de tiempo. Para abrir la pestaña Registro de tiempo de otra persona necesita permiso para ver su registro de tiempo; para editar sus entradas necesita permiso para editar su registro de tiempo (o permiso más amplio para actualizar ese usuario). La pestaña Registro de tiempo aparece en perfiles de usuario solo cuando el ajuste institucional anterior está activo.
Roles y responsabilidades
| Rol | Responsabilidades habituales |
|---|---|
| Personal y estudiantes | Inician o detienen el seguimiento desde la barra lateral del panel; revisan sus propios registros en la pestaña de usuario Registro de tiempo o la pestaña Gestión del panel; añaden marcas de tiempo cuando existen plantillas. |
| Responsables y administradores | Revisan y editan registros de otro usuario en OrgHub → Gestión de usuarios; asignan modelos de tiempo de trabajo; aprueban solicitudes de ausencia cuando tienen permiso de revisión. |
| Administradores de la institución | Activan la función; configuran modelos de tiempo de trabajo, tipos de ausencia y plantillas de marca de tiempo en Ajustes → Registro de tiempo; definen qué roles ven el temporizador de la barra lateral y la pestaña de perfil. |
Por dónde empezar
Un despliegue y flujo diario típicos:
- Activar y configurar — Active el registro de tiempo, defina modelos de tiempo de trabajo (incluidos umbrales de parada automática), tipos de ausencia y plantillas de marca de tiempo en Ajustes → Registro de tiempo.
- Asignar modelos — Para cada empleado o estudiante trabajador, abra su pestaña Registro de tiempo en Gestión de usuarios y asigne el modelo de tiempo de trabajo y rango de fechas correctos.
- Formar usuarios — Muestre al personal cómo iniciar y detener el seguimiento desde la barra lateral y cuándo usar marcas de tiempo.
- Revisar con regularidad — Los responsables gestionan entradas de tiempo semanalmente, corrigiendo sesiones auto-stopped y pausas faltantes antes de fin de mes; procesan ausencias por el flujo de aprobación.
- Exportar para nómina o auditoría — Use exportar datos de tiempo en vista Mes cuando se necesite una descripción general PDF formateada, o CSV para conciliación en hoja de cálculo.
En esta sección
Iniciar registro de tiempo
Use el temporizador de la barra lateral para fichar entrada, salida y añadir marcas de tiempo.
Gestionar entradas de tiempo
Vea, edite y elimine registros en su perfil o en gestión de usuarios.
Modelos de tiempo de trabajo y horas previstas
Defina horas previstas, comprenda diferencia y saldo, y asigne modelos a usuarios.
Ausencias y saldos
Tipos de ausencia, derecho a vacaciones y cómo aparecen los saldos junto a registros de trabajo.
Exportar datos de tiempo
Descargue informes PDF o CSV para un rango de fechas seleccionado.
Ajustes de parada automática
Configure la salida automática cuando una sesión dura demasiado.