Comunicarse con un solicitante
Envíe correo manual a uno o más solicitantes desde la tabla de entregas, el menú Actions de la hoja de detalle o la vista Submissions del formulario.
Comunicarse con un solicitante en Fuxam Apply significa enviar un correo manual mediante el compositor de correo de Fuxam, separado de los correos de revisión automáticos que se activan al cambiar el estado de la solicitud. Úselo cuando necesite un mensaje humano no vinculado a una decisión formal: solicitar un documento faltante, aclarar una franja de entrevista, compartir detalles de orientación o responder una pregunta que el solicitante envió fuera del formulario.
La comunicación manual complementa el embudo de admisiones. Review y approve or reject cubren la evaluación estructurada y la notificación de decisión; esta guía cubre la capa conversacional que mantiene informados a los solicitantes sin cambiar el estado del proceso.
Por qué es importante
No toda interacción de admisiones es un cambio de estado. Los solicitantes a menudo necesitan aclaraciones antes de corregir una entrega Needs update, o no ven los correos automáticos y necesitan un recordatorio directo. El correo manual mantiene la comunicación dentro de Fuxam (con destinatarios preseleccionados) en lugar de bandejas personales que los compañeros no pueden ver ni auditar.
Separar el correo manual del estado de decisión también evita decisiones oficiales accidentales: un recordatorio amistoso no debe activar un correo de revisión con lenguaje de aceptación o rechazo salvo que cambie el estado intencionadamente.
Cómo encaja
Las notificaciones automáticas se documentan en Email notifications. Cuando el mensaje es la decisión, use las acciones de estado de Approve or reject o Bulk process applications.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Manual email | Mensaje redactado mediante Send email — no activado por cambio de estado. |
| Review email | Correo automático cuando los administradores establecen un estado de decisión (consulte Approve or reject). |
| Confirmation email | Recibo automático cuando el solicitante envía el formulario. |
| Recipient validation | Fuxam bloquea el envío cuando no hay direcciones de correo válidas para la selección. |
Cómo enviar correo a solicitantes seleccionados
Vaya a OrgHub → Management → Applications → Pending o Accepted.
Seleccione una o más filas de solicitantes con las casillas.
Seleccione Send email en la barra de herramientas.
Redacte el mensaje en la página de correo. Los solicitantes seleccionados se añaden como destinatarios.
Envíe el correo cuando esté listo.
Si no hay direcciones de correo válidas para la selección, Fuxam muestra una advertencia y bloquea la acción.
Esta ruta es el mismo mecanismo que el correo en lote en Bulk process applications: seleccionar una fila es simplemente el caso de un solo solicitante.
Cómo enviar correo desde la hoja de detalle
Abra la detail sheet de un solicitante.
Abra el menú Actions y seleccione Send email.
Confirme cuando se solicite, luego redacte y envíe el mensaje.
Use la hoja de detalle cuando ya esté revisando un expediente concreto y quiera hacer una pregunta dirigida sin salir del contexto de la entrega.
Cómo enviar correo desde entregas del formulario
Al ver entregas de un formulario concreto:
Abra la vista programa → formulario → Submissions.
Seleccione filas y use Send email en la barra de herramientas, igual que en la lista principal de solicitantes.
La vista Submissions del formulario es útil cuando la comunicación debe referirse a un formulario de admisión — por ejemplo, recordar a todos los solicitantes Submitted de un cuestionario sobre un plazo configurado en program settings.
Cuándo usar correo manual frente a cambio de estado
| Situación | Enfoque recomendado |
|---|---|
| Decisión oficial de aceptación, rechazo o needs update | Cambie Status o Complete review — activa el correo de revisión |
| Solicitar un documento no vinculado a revisión por campo | Send email manual; opcionalmente establezca Needs update por separado |
| Logística de orientación para cohorte aceptada | Send email manual a la selección de la pestaña Accepted |
| Corregir un problema concreto de un campo | Comentarios por campo + estado Needs update; correo manual solo si hace falta contexto extra |
| Recordatorio antes del plazo | Send email manual; el portal del solicitante sigue mostrando estado Draft o Submitted |
Buenas prácticas
- Lea el expediente primero — Review an application antes de preguntar lo que el formulario ya responde.
- Combine Needs update con claridad — Si el solicitante debe editar el formulario, establezca estado Needs update y use comentarios por campo; el correo manual añade plazo o tono.
- Evite duplicar correos de revisión — No repita manualmente el texto de la decisión justo después de un cambio de estado; revise primero el comportamiento en Email notifications.
- Use Submissions del formulario para cohortes por formulario — Mantiene los conjuntos de destinatarios alineados con un formulario de solicitud publicado.
Errores frecuentes
- Sin correo válido — La selección se bloquea cuando faltan direcciones; verifique el correo del solicitante en la hoja de detalle.
- Decisión solo por correo — Los solicitantes ven el estado en My Submissions; un correo no oficial sin actualización de estado genera confusión.
- Correo en lote sin filtros — Confirme las filas seleccionadas en la pestaña correcta (Pending frente a Accepted) antes de enviar.
Preguntas frecuentes
¿El correo manual cambia el estado de la solicitud?
No. Solo los cambios de estado y Complete review actualizan la posición en el proceso y activan correos de revisión.
¿Pueden los solicitantes responder a los correos manuales?
El comportamiento de respuesta depende de la configuración de correo de su institución. El correo manual usa el compositor de Fuxam; asegúrese de que las expectativas de reply-to coincidan con la política de su oficina de admisiones.
¿El correo manual es lo mismo que el de confirmación o revisión?
No. El confirmation email se envía al enviar. El review email se envía al cambiar el estado de decisión. Send email manual solo lo inicia el personal.
Páginas relacionadas
Review an application
Inspeccione las respuestas antes de contactar a un solicitante.
Email notifications
Notificaciones automáticas para solicitantes y correos de decisión.
Bulk process applications
Envíe correo a muchos solicitantes a la vez desde la tabla.
Approve or reject
Cuando el mensaje debe ser una notificación oficial de decisión.