Pasar a la siguiente etapa
Avance las entregas de solicitantes por el proceso de estados de admisiones desde Draft hasta Enrolled mediante el selector de estado o acciones en lote.
Pasar a la siguiente etapa significa actualizar el estado de la solicitud de un solicitante para que la entrega refleje su posición en el flujo de admisiones — desde el primer guardado como Draft hasta Submitted, evaluación, decisión y colocación final Enrolled.
Fuxam Apply no usa un motor de etapas configurable aparte. El proceso está impulsado por el estado: cada valor de estado es a la vez la etiqueta de etapa y el punto de control de notificaciones, visualización en el portal del solicitante e inscripción posterior. Comprender este proceso es esencial para coordinar revisión, decisiones y el traspaso a gestión de usuarios y cohortes.
Por qué es importante
Las admisiones son una secuencia de transiciones con responsabilidad. Las actualizaciones de estado indican a los solicitantes dónde están, activan correos de revisión en los momentos adecuados y señalan a los compañeros qué expedientes requieren atención. Sin disciplina en las etapas, los equipos duplican trabajo, los solicitantes reciben mensajes contradictorios y el personal de inscripción no puede saber qué ofertas están listas para asignación a cohorte.
La disciplina de etapas también apoya los informes: filtrar la tabla de Applicants por Application status solo funciona si el personal actualiza el estado a medida que avanza el trabajo.
Cómo encaja
Las entregas entran al proceso cuando los solicitantes interactúan con formularios de solicitud publicados en el portal Apply. Los programas de solicitud y los ajustes del programa controlan plazos que afectan si las solicitudes siguen abiertas. La etapa terminal Enrolled conecta admisiones con los registros institucionales.
Descripción general del proceso de estados
Progresión típica (su institución puede omitir o reordenar etapas):
| Estado | Significado |
|---|---|
| Draft | El solicitante comenzó pero no ha enviado |
| Pending | En espera de procesamiento inicial |
| Submitted | Solicitud recibida, aún no en revisión |
| In review | El equipo de admisiones evalúa la entrega |
| Needs update | El solicitante debe corregir o completar respuestas |
| Conditionally accepted | Aceptado con condiciones pendientes (documentos, contrato, etc.) |
| Accepted | Oferta extendida |
| Enrolled | Solicitante inscrito en la cohorte o institución |
| Rejected | Solicitud rechazada |
| Withdrawn | El solicitante retiró la solicitud |
No toda entrega pasa por todas las etapas. La aceptación condicional y la inscripción pueden activar flujos adicionales (contratos de estudios, seguro médico, aprovisionamiento de cuenta de usuario).
Etiquetas para solicitantes frente a filtros del personal
La barra de filtros de Applicants puede mostrar Under review mientras el selector de estado usa In review — se refieren a la misma fase de evaluación. Use la etiqueta que aparezca en el contexto de la interfaz en el que trabaje.
Cómo mover un solo solicitante
Abra la detail sheet del solicitante o una fila de entrega.
Seleccione el nuevo Status en el selector de estado.
Complete los cuadros de diálogo de seguimiento (vista previa de contrato, asignación de programa/cohorte para aceptación).
Fuxam envía un correo de revisión cuando el nuevo estado requiere notificación al solicitante.
Flujo recomendado
Una secuencia administrativa habitual:
- Submitted → In review cuando un evaluador toma el expediente.
- In review → Needs update si hacen falta correcciones, o → Accepted / Rejected para una decisión.
- Accepted o Conditionally accepted → Enrolled tras completar contrato y pasos de incorporación.
Use el área Pending requirements (cuando sea visible en la navegación de OrgHub) para hacer seguimiento de requisitos condicionales con plazos y enviar recordatorios.
Esta secuencia se alinea con las guías del manual: Review an application durante In review, Approve or reject en puntos de decisión, luego Enrolled cuando esté listo para flujos de add users to cohort.
Cambios de etapa en lote
Para mover varios solicitantes a la misma etapa, seleccione filas y use el control de estado en lote. Consulte Bulk process applications.
Referencia de transiciones de etapa
| Desde | Etapas siguientes habituales | Notas |
|---|---|---|
| Draft / Pending | Submitted (acción del solicitante) | El personal rara vez establece estos salvo corrección de datos. |
| Submitted | In review | Indica que comenzó la evaluación. |
| In review | Needs update, Accepted, Rejected, Conditionally accepted | Rama de decisión o corrección. |
| Needs update | Submitted (tras reenvío) | El solicitante edita campos elegibles. |
| Conditionally accepted | Accepted, Enrolled | Condiciones cumplidas → avance. |
| Accepted | Enrolled | Puede solicitar cuadros de contrato/cohorte. |
| Cualquier etapa activa | Withdrawn | Iniciado por el solicitante o registrado por el personal según política. |
Buenas prácticas
- Avance el estado cuando comience el trabajo — Pase a In review al asignar, no solo cuando la decisión esté lista.
- No omita pasos condicionales — Use Conditionally accepted cuando quede recopilación de contrato o documentos; evita Enrolled prematuro.
- Vigile los plazos — Los plazos de envío en Configure program settings afectan si las solicitudes tardías deben avanzar.
- Coordine la inscripción — Antes de establecer Enrolled, confirme el contrato de estudios y los requisitos previos de user management que exija su institución.
Errores frecuentes
- Enrolled sin incorporación — Enrolled puede activar creación de cuenta y asignación a cohorte; verifique contratos primero (consulte la advertencia en Approve or reject).
- Expedientes Submitted obsoletos — Las admisiones de alto volumen requieren clasificación; pase en lote a In review para mostrar procesamiento activo.
- Esperar correo para cada estado — No se envían correos de revisión para Draft o Pending.
Preguntas frecuentes
¿Podemos definir nombres de etapa personalizados?
El proceso usa valores fijos de estado de solicitud. Su proceso se mapea a estos estados; no puede añadir nombres de etapa arbitrarios más allá del conjunto admitido.
¿Dónde aparecen los solicitantes aceptados en la tabla?
Las entregas aceptadas e inscritas aparecen en la pestaña Accepted de la lista de Applicants y también en filtros de estado en Pending cuando aún están a mitad del proceso.
¿Qué ocurre en Enrolled?
El estado Enrolled indica que el solicitante se colocó en la cohorte o institución. Puede activar aprovisionamiento de cuenta de usuario, finalización del contrato de estudios y asignación de código de sistema según la configuración.