Ajustes de correo de invitación
Configure el idioma, asunto, cuerpo del mensaje y vídeo introductorio predeterminados de invitación institucionales, con sustituciones opcionales por rol.
Cuando invita a alguien a su institución, Fuxam envía un correo con un enlace de activación único. Los ajustes de correo de invitación permiten personalizar ese correo para que coincida con el tono, el idioma y el contenido de incorporación de su organización — de modo que el primer contacto refleje la identidad de su universidad en lugar de un mensaje genérico del sistema.
Estos ajustes definen valores predeterminados institucionales. Toda invitación los usa salvo que una sustitución específica por rol reemplace campos individuales. El enlace de activación siempre se incluye; usted controla el mensaje circundante, el idioma y el vídeo de bienvenida opcional.
Por qué es importante
El correo de invitación suele ser la primera interacción de un estudiante o miembro del personal nuevo con su institución en Fuxam. Un asunto claro, un texto de bienvenida acogedor y un vídeo breve de orientación reducen incidencias de soporte, aceleran la activación de la cuenta y marcan expectativas antes del primer inicio de sesión.
Centralizar los valores predeterminados aquí también mantiene la mensajería coherente en todos los canales de ingreso — ya sea que alguien sea invitado desde Crear un usuario, una acción masiva Invite o Reenviar una invitación. El personal del registro no tiene que reescribir el mismo texto de bienvenida para cada cohorte.
Cómo encaja
El contenido de la invitación fluye desde los ajustes hasta el destinatario mediante un modelo en capas:
| Capa | Dónde se configura | Qué controla |
|---|---|---|
| Valores predeterminados institucionales | Settings → Invites (esta página) | Idioma, asunto, texto del cuerpo, vídeo introductorio |
| Sustituciones por rol | Settings → Roles & Permissions por rol | Sustituye cualquier campo predeterminado cuando está definido |
| Opciones por envío | Diálogo de invitación o formulario Add User | Invite Validity y Role en el momento del envío |
Abrir ajustes de invitación
Desde su panel, abra Settings.
En la barra lateral de Settings, seleccione Invites en la sección Management.
La página Invites Settings permite configurar los valores predeterminados usados para todos los correos de invitación futuros.
Idioma de invitaciones
Establezca Invites Language para elegir el idioma en que se envían los correos de invitación. Elija entre los idiomas que admite su institución.
Este idioma también se usa al generar la vista previa del correo en la misma página.
Asunto y mensaje del correo
Configure el contenido que ven los destinatarios:
- Email Subject — la línea de asunto del correo de invitación. Un marcador de posición sugiere el asunto predeterminado de Fuxam incluyendo el nombre de su institución.
- Invites Text — el mensaje de bienvenida personal en el cuerpo del correo. Úselo para presentar su institución o explicar los primeros pasos.
Seleccione Show Preview para renderizar una vista previa en vivo del correo con su asunto y texto actuales. Seleccione Hide Preview para contraerla.
Qué incluir en Invites Text
Considere cubrir estos puntos en su mensaje de bienvenida:
- Una breve bienvenida y quién envía el correo (registro, TI, secretaría de facultad).
- Qué debe hacer el destinatario — hacer clic en el enlace de activación y establecer una contraseña.
- Dónde obtener ayuda si el enlace caduca o falta el correo.
- Pasos opcionales tras la activación (completar perfil, descargar Fuxam Mobile, consultar el calendario).
Mantenga el mensaje conciso. El enlace de activación y cualquier vídeo introductorio llevan al usuario al producto; el texto enmarca la experiencia.
Vídeo introductorio
Opcionalmente añada un Intro video para usuarios nuevos:
- Pegue una video URL, o
- Upload a video file directamente.
Cuando está configurado, el enlace del vídeo aparece en los correos de invitación para que los destinatarios se orienten antes del primer inicio de sesión.
Una grabación breve de pantalla o un mensaje de bienvenida de servicios al estudiante suele funcionar bien para ingresos estudiantiles. Las invitaciones al personal pueden necesitar solo texto — use sustituciones por rol para diferenciar.
Guardar cambios
Tras editar idioma, asunto, texto o vídeo, guarde los ajustes institucionales. La plantilla actualizada se aplica a los correos de invitación futuros. Los usuarios que ya recibieron una invitación no se ven afectados.
Use Show Preview antes de guardar si desea verificar el diseño final.
Sustituciones específicas por rol
Los valores predeterminados institucionales sirven de respaldo. Los roles individuales pueden sustituir:
- Invite language
- Email subject
- Invite text
- Intro video
Configúrelos en cada rol en Settings → Roles & Permissions → seleccione un rol → ajustes de incorporación o invitación de ese rol. Cuando hay un valor específico por rol, sustituye el predeterminado para usuarios invitados con ese rol. Cuando no está definido, se aplican los valores predeterminados institucionales de esta página.
Consulte Roles y permisos para el contexto completo de control de acceso en torno a roles.
| Escenario | Enfoque recomendado |
|---|---|
| Los estudiantes reciben vídeo de bienvenida; el personal solo texto | Establezca el vídeo en valores predeterminados institucionales; bórrelo en la sustitución del rol Staff, o establezca un mensaje específico para personal en ese rol |
| Solicitantes de habla alemana; facultad de habla inglesa | Establezca el predeterminado institucional en su idioma principal; sustituya el idioma en el rol Faculty |
| Asuntos distintos por tipo de ingreso | Use sustituciones de Email Subject por rol vinculadas a roles asignados al invitar |
Validez predeterminada de la invitación
El número de días que permanece válido un enlace de invitación no se establece en esta página de ajustes. Elija Invite Validity cada vez que envía una invitación — al crear un usuario con Send invite, desde la acción masiva Invite o desde la pestaña Mailing de un usuario. El valor predeterminado recomendado en el selector es 7 days.
Opciones de validez disponibles al enviar: 1, 3, 5, 7 (recomendado), 14, 30 y 90 días.
Buenas prácticas
- Vista previa antes de guardar. Use Show Preview tras cambios sustanciales de texto, especialmente cuando intervienen marca institucional o avisos legales.
- Coordine con el diseño de roles. Si estudiantes y personal necesitan incorporación distinta, configure sustituciones por rol en lugar de enviar a todos el mismo mensaje genérico.
- Establezca la validez en el envío con criterio. Siete días encaja con la mayoría de ingresos; use ventanas más largas (30 o 90 días) solo cuando los destinatarios retrasan de forma fiable la activación — por ejemplo, cuentas aprovisionadas antes del inicio del periodo.
- Incluya una vía de soporte en el mensaje. Indique a quién contactar si el enlace caduca — esto reduce la creación duplicada de cuentas.
- Actualice tras un cambio de marca. Cuando su institución cambie de nombre o identidad visual, actualice asunto y texto aquí antes de la próxima ola de ingreso.
Errores frecuentes
| Error | Qué ocurre | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Esperar validez en esta página | La caducidad del enlace no puede establecerse globalmente | Elija Invite Validity en cada acción de envío |
| Valores predeterminados cambiados pero correo antiguo recibido | Las invitaciones ya enviadas usan la plantilla anterior | Reenvíe tras guardar nuevos valores predeterminados |
| Idioma incorrecto para algunos usuarios | El predeterminado institucional aplica a todos los roles sin sustituciones | Establezca sustituciones de idioma por rol |
| El vídeo no aparece | No hay URL cargada o la sustitución por rol borró el vídeo | Verifique que Intro video está guardado y que las sustituciones por rol son intencionadas |
| El filtro de pendientes no detecta invitaciones antiguas | El comportamiento del filtro de tabla difiere de la validez del enlace | Consulte el historial de invitaciones en la pestaña Mailing para la caducidad exacta |
Preguntas frecuentes
¿Los cambios afectan a invitaciones ya enviadas?
No. Los valores guardados se aplican solo a correos de invitación futuros. Reenvíe invitaciones para entregar contenido actualizado a usuarios que aún no han activado.
¿Dónde establezco cuánto tiempo es válido el enlace?
Invite Validity se elige cada vez que envía una invitación — en el formulario Add User, la barra masiva Invite o la pestaña Mailing. No se configura en la página Invites Settings.
¿Pueden distintos roles recibir correos de invitación distintos?
Sí. Configure sustituciones de idioma, asunto, texto y vídeo introductorio por rol en Settings → Roles & Permissions. Los campos no definidos usan los valores predeterminados institucionales de esta página.
¿El enlace de activación siempre se incluye?
Sí. Independientemente de su texto personalizado, todo correo de invitación incluye un enlace de activación único para el destinatario.
Páginas relacionadas
Crear un usuario
Envíe una invitación durante la creación de usuario con Send invite e Invite Validity.
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Envíe, reenvíe o cancele invitaciones desde la tabla Usuarios o la pestaña Mailing.
Roles y permisos
Sustituciones de invitación por rol y quién puede enviar invitaciones.
Acciones masivas
Invite a varios usuarios a la vez desde la tabla Usuarios.
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Historial de invitaciones en la pestaña Mailing y estado de entrega por usuario.