Descripción general de gestión de usuarios
La capa de identidad institucional en Fuxam Base — gestione usuarios, datos de contacto, datos personalizados, invitaciones, roles, grupos y el ciclo de vida completo de la cuenta desde OrgHub.
Gestión de usuarios es la capa de identidad de Fuxam Base. Es donde su institución mantiene un registro único y autorizado de cada persona que pertenece a la organización — estudiantes, personal, solicitantes y administradores por igual. Un usuario creado aquí es la misma identidad tanto si aparece después en cursos de FuxamLMS, cohortes y planificación de FuxamCMS, o flujos de admisión de Apply. Gestión de usuarios vivía antes bajo el CMS; ahora está en Base porque la identidad es fundamental para cada módulo, no solo la administración del plan de estudios.
Vaya a OrgHub → Management → Users para abrir la tabla institucional Usuarios. La misma área incluye también Groups, Tasks y (cuando esté activado) Companies como pestañas en la parte superior de la página. También puede ir directamente a Groups desde OrgHub → Management → Groups en la barra lateral.
Por qué es importante
Las universidades necesitan un directorio fiable de personas — no listas separadas por departamento o producto. Gestión de usuarios resuelve eso dando a los administradores un lugar central para añadir personas, mantener datos de contacto y perfil, controlar el acceso, organizarlas en grupos, enviar invitaciones y gestionar el ciclo de vida completo de la cuenta. Cuando la identidad es coherente, la inscripción en cohortes, el acceso a cursos, la mensajería y los informes referencian a la misma persona. Cuando está fragmentada, el personal pierde tiempo reconciliando registros y los estudiantes pueden recibir acceso contradictorio.
Cómo encaja en Fuxam
Gestión de usuarios es el centro donde la identidad se encuentra con el control de acceso. No sustituye flujos de trabajo especializados en otros módulos — los alimenta.
Relaciones concretas:
- Roles y permisos definen qué puede ver y hacer cada persona. Cada usuario recibe al menos un rol en la creación; los roles con alcance en cursos y cohortes se gestionan desde la pestaña Acceso del perfil.
- Datos de contacto almacenan correos, números de teléfono y direcciones postales adicionales en el perfil — separados del correo de inicio de sesión usado para acceder.
- Los campos de datos personalizados contienen atributos de perfil definidos por la institución; las columnas personalizadas controlan cómo esos campos aparecen y se editan en la tabla Usuarios.
- Los grupos de usuarios agrupan personas para filtrado, acciones masivas, inscripción y comunicación — sin cambiar su identidad subyacente.
- Los ajustes del correo de invitación controlan el idioma, asunto, mensaje y vídeo de introducción predeterminados de los correos de invitación enviados desde Gestión de usuarios.
- Los programas de estudios y cohortes inscriben usuarios en programas académicos. Añadir a alguien a una cohorte asume que ya existe como usuario; la pertenencia a cohorte impulsa después planes de estudio y acceso a cursos en el CMS.
- FuxamLMS, FuxamCMS y Apply leen del mismo registro de usuario. Pestañas de perfil como Calificaciones, Programa de estudios y Solicitudes aparecen cuando el área de producto y los derechos de acceso correspondientes están activados.
Consulte también Fuxam Base para cómo se relaciona Gestión de usuarios con Calendario, Chat e Info Hub.
Ciclo de vida de la cuenta
Cada usuario pasa por un pequeño conjunto de estados. Entender este ciclo de vida ayuda a elegir la acción adecuada — invitar, activar, desactivar o eliminar — en el momento oportuno.
| Estado | Significado | Paso siguiente habitual |
|---|---|---|
| Inactivo | El registro existe; el usuario no puede iniciar sesión; no cuenta como plaza activa | Enviar una invitación, activar manualmente o eliminar si se creó por error |
| Invitación pendiente | Invitación enviada; el usuario aún no ha activado | Reenviar una invitación si el enlace caduca, o cancelar la invitación |
| Activo | El usuario puede iniciar sesión y acceder a las áreas asignadas | Editar roles, añadir a cohortes o grupos, o desactivar cuando se vaya |
| Eliminado | Pertenencia eliminada de forma permanente; no se puede deshacer | N/A — cree un usuario nuevo si la persona regresa |
Conceptos clave
| Término | Definición |
|---|---|
| Usuario | Una persona con pertenencia institucional en Fuxam. Una dirección de correo identifica el inicio de sesión; el perfil contiene nombre, roles, grupos, datos de contacto y datos personalizados. |
| Plaza | Un usuario activo contado para su suscripción. Los usuarios inactivos no son plazas activas. |
| Rol | Un conjunto de permisos asignado a un usuario. El rol general (también llamado rol organizacional principal) aplica a toda la institución; los roles con alcance aplican a cursos, cohortes o programas de estudios concretos. |
| Datos de contacto | Correos, teléfonos y direcciones postales adicionales en el perfil — con tipos y, para correos y teléfonos, un indicador principal. Consulte Datos de contacto. |
| Campo de datos personalizado | Un atributo definido por la institución almacenado en cada perfil de usuario. Consulte Campos de datos personalizados. |
| Columna personalizada | Cómo un campo de datos personalizado aparece como columna en la tabla Usuarios para visualización y edición en línea. Consulte Columnas personalizadas. |
| Invitación | Un correo con un enlace de activación único. La validez se establece por invitación (1–90 días). Los valores predeterminados de contenido provienen de Ajustes del correo de invitación. |
| Grupo de usuarios | Una colección nombrada de usuarios para segmentación y operaciones masivas. Distinto de cohortes del CMS, aunque los grupos a menudo reflejan cohortes para comunicación. |
| Desactivar frente a eliminar | La desactivación bloquea el acceso pero conserva el registro — reversible y normalmente preferible para retención alineada con RGPD. La eliminación quita la pertenencia institucional de forma permanente. |
Qué puede hacer aquí
La tabla Usuarios lista a todos en su institución. Desde ella puede buscar y filtrar la lista, abrir el perfil de una persona, crear usuarios, editar roles y datos personalizados, gestionar datos de contacto en el perfil, cambiar el estado de la cuenta, enviar invitaciones, solicitar información de perfil faltante y ejecutar acciones masivas en varias filas a la vez.
Acceso requerido
| Acción | Qué necesita |
|---|---|
| Ver la tabla Usuarios | Permiso para ver usuarios a nivel institucional |
| Añadir un usuario | Permiso para crear usuarios |
| Editar datos o rol de un usuario | Permiso para actualizar ese usuario, o para actualizar usuarios a nivel institucional |
| Cambiar estado activo/inactivo | Permiso para cambiar el estado de la cuenta de usuario |
| Enviar o gestionar invitaciones | Permiso para crear, ver y cancelar invitaciones de usuario |
| Eliminar usuarios | Permiso para eliminar un usuario, o para eliminar usuarios a nivel institucional |
| Gestionar columnas personalizadas | Permiso para crear y actualizar columnas de gestión de usuarios |
| Ver grupos de usuarios | Permiso para ver grupos de usuarios |
| Exportar usuarios a CSV | Permiso para crear una exportación de usuarios |
Los roles y derechos de acceso se configuran en Settings → Roles & Permissions. Consulte Roles y permisos.
Filtrar y buscar
Use la barra de herramientas sobre la tabla para reducir la lista:
- Buscar — encuentre a alguien por nombre o correo.
- Filtro de rol — muestre solo usuarios con un rol específico.
- Filtro de estado — filtre por Activo, Inactivo o Invitación pendiente (invitado pero aún no activado).
- Filtro de grupo — muestre solo miembros de un grupo seleccionado.
Combine filtros según sea necesario. Bórrelos desde la barra de herramientas para volver a la lista completa.
Roles y responsabilidades
| Rol | Responsabilidades habituales |
|---|---|
| Administrador institucional | Crea usuarios, asigna roles, gestiona invitaciones, configura ajustes del correo de invitación, campos de datos personalizados y columnas personalizadas |
| Coordinador de departamento | Edita usuarios en su ámbito, mantiene datos de contacto, gestiona grupos de usuarios, ejecuta acciones masivas para su cohorte o programa |
| Registro académico / servicios al estudiante | Inscribe usuarios en cohortes, hace seguimiento del estado de estudios, solicita datos de perfil faltantes, desactiva a quienes se van al final del periodo |
| TI / delegado de protección de datos | Asesora sobre desactivar frente a eliminar, políticas de exportación y retención — consulte Eliminar un usuario |
Por dónde empezar
Un flujo de incorporación habitual:
- Configure roles y permisos y ajustes del correo de invitación antes de la creación masiva de usuarios.
- Defina campos de datos personalizados (y sus columnas personalizadas en la tabla) antes de un ingreso importante.
- Cree usuarios — con o sin invitación inmediata.
- Complete datos de contacto y datos personalizados; solicite información faltante a los usuarios cuando haga falta.
- Asigne grupos de usuarios e inscriba en cohortes según sea necesario.
- Vea y edite perfiles cuando cambien los datos.
- Desactive cuando deba terminar el acceso; elimine solo cuando se requiera eliminación permanente.
En esta sección
Crear un usuario
Añada a alguien a la institución y opcionalmente envíe un correo de invitación.
Editar un usuario
Actualice nombre, correo, rol, datos de contacto y campos personalizados desde la tabla o el perfil.
Ver un usuario
Abra un perfil de usuario y entienda qué pestañas de detalle están disponibles.
Datos de contacto
Gestione correos, números de teléfono y direcciones postales en un perfil de usuario.
Campos de datos personalizados
Campos de perfil definidos por la institución y solicitud de información faltante a usuarios.
Desactivar un usuario
Desactive el acceso temporalmente, programe cambios de estado o reactive.
Eliminar un usuario
Elimine a un usuario de la institución de forma permanente.
Reenviar una invitación
Gestione invitaciones pendientes, reenvíe enlaces o cancele una invitación.
Acciones masivas
Actúe sobre varios usuarios seleccionados a la vez — estado, invitaciones, grupos, exportación y más.
Columnas personalizadas
Muestre y edite campos de datos específicos de la institución como columnas en la tabla Usuarios.
Grupos de usuarios
Cree grupos, gestione la pertenencia y use grupos para segmentación.
Roles y permisos
Configure roles, derechos de acceso y visibilidad de pestañas de perfil.
Ajustes del correo de invitación
Personalice idioma, mensaje, asunto y vídeo de introducción de la invitación.
Temas relacionados
- Permisos, funciones y visibilidad — cómo los derechos de acceso de rol y paquetes de producto controlan la visibilidad de OrgHub.
- Fuxam Base — otras funciones de base incluidas con cada institución.
- Programas de estudios y cohortes — inscripción académica tras existir usuarios en Gestión de usuarios.