Plantillas de formulario de solicitud

Crear y gestionar diseños reutilizables de campos de formulario de solicitud en Ajustes para que los administradores puedan iniciar formularios nuevos más rápido en todos los programas de solicitud.

Las plantillas de formulario de solicitud son diseños de campos a nivel institucional almacenados en Ajustes. Cuando un administrador crea un formulario de solicitud nuevo dentro de un programa de solicitud, puede seleccionar una plantilla en la hoja Create form. Fuxam copia los campos de la plantilla en un borrador de formulario nuevo que personaliza en el constructor de formularios.

Las plantillas responden a un problema habitual de operaciones de admisiones: muchos programas reutilizan las mismas preguntas base — datos de contacto, formación previa, declaración de motivación, subidas de documentos — pero cada admisión sigue necesitando su propio formulario con asignaciones de cohorte, plazos y estado de publicación. Las plantillas capturan el esqueleto compartido una vez; cada formulario del programa permanece independiente tras la creación.

Por qué es importante

Las universidades gestionan admisiones en paralelo — grado, posgrado, formación continua, itinerarios internacionales — que a menudo comparten el 70–80 % de la estructura del cuestionario. Sin plantillas, cada formulario nuevo empieza vacío y el personal vuelve a añadir los mismos campos manualmente, lo que ralentiza la configuración y favorece etiquetas incoherentes o preguntas que faltan entre programas.

Las plantillas reducen esa repetición en el momento de la creación. No están vinculadas en vivo a formularios publicados: cambiar una plantilla no altera retroactivamente los formularios ya construidos a partir de ella. Esa separación es intencional — los formularios publicados son registros de admisión versionados, mientras las plantillas son planos iniciales para borradores nuevos.

Para preguntas que deben mantenerse sincronizadas entre muchos formularios activos, use el catálogo de preguntas en OrgHub. Plantillas y catálogo resuelven problemas de reutilización distintos; ambos se documentan abajo en Conceptos clave.

Cómo encaja

Las plantillas alimentan el paso Create form. El catálogo de preguntas alimenta el constructor una vez existe el formulario. Los programas de solicitud aportan el contenedor; los ajustes del portal Apply es donde vive la administración de plantillas junto con la habilitación del portal.

El flujo en OrgHub para elegir una plantilla al crear un formulario también se describe en Plantillas de formulario. Esta página se centra en el lado de administración en Ajustes; aquella en la ruta de uso en OrgHub.

Conceptos clave

Cómo abrir plantillas en Ajustes

Ver plantillas requiere permiso para ver programas de solicitud. Crear, editar o eliminar plantillas requiere permiso para crear, editar o eliminar programas de solicitud según corresponda.

Cómo gestionar plantillas

Crear una plantilla

Al construir una plantilla nueva, siga los mismos tipos de campo y estructura que usaría en el constructor de formularios de solicitud:

Nombre las plantillas con claridad por tipo de admisión o público — por ejemplo «Diseño predeterminado de máster» o «Base para solicitantes internacionales» — para que quien diseña formularios encuentre el punto de partida adecuado en el menú Create form.

Editar, duplicar y eliminar

• Edit — Abra una plantilla por nombre, ajuste campos y guarde. Los formularios ya creados a partir de esta plantilla conservan sus campos copiados sin cambios.
• Duplicate — Use acciones de fila para copiar una plantilla cuando una admisión variante necesite una base similar pero separada (por ejemplo, una plantilla de máster derivada para formación continua).
• Delete — Elimine plantillas que ya no se usen. La eliminación no afecta a formularios de solicitud ya creados a partir de la plantilla.

Qué incluyen y excluyen las plantillas

Las plantillas almacenan un diseño guardado de preguntas (tipos, etiquetas y opciones). No incluyen:

• Asignaciones de cohorte o admisiones elegibles
• Plazos de envío
• Estado de publicación o visibilidad (Public frente a interno)
• Habilitación de bloques del catálogo de preguntas (configurar en el constructor tras la creación)
• Integraciones específicas del programa configuradas por formulario

Configure esos ajustes en cada formulario tras aplicar una plantilla — consulte Construir un formulario de solicitud y Configurar ajustes del programa.

Cómo usar plantillas en OrgHub

Al crear un formulario dentro de un programa de solicitud, seleccione una plantilla en la hoja Create form. Fuxam copia los campos de la plantilla en un borrador de formulario nuevo que puede personalizar en el constructor.

Tras la personalización, previsualice y publique el formulario para que aparezca en el portal Apply para las cohortes asignadas.

Buenas prácticas

• Alinee el alcance de la plantilla con familias de admisión — Una plantilla por forma amplia de formulario (grado, posgrado, curso breve) en lugar de una plantilla enorme para todos los programas.
• Combine plantillas con el catálogo — Coloque secciones estables impulsadas por política (consentimiento de protección de datos, lista de documentos) en el catálogo de preguntas; use plantillas para el orden de campos por admisión y campos personalizados del programa.
• Duplique antes de experimentos importantes — Al probar un diseño sustancialmente distinto, duplique una plantilla existente en lugar de editar la base de producción in situ.
• Documente convenciones de nombres — Los equipos de admisiones con muchas plantillas dependen de nombres coherentes y descripciones opcionales para que el menú Create form siga siendo escaneable.
• Revise tras la copia — Las plantillas aceleran la configuración pero no sustituyen comprobaciones específicas del programa: verifique cohortes, plazos y bloques obligatorios antes de publicar.

Errores frecuentes

• Esperar sincronización en vivo — Editar una plantilla no actualiza formularios ya creados a partir de ella. Actualice esos formularios en el constructor o use bloques del catálogo para contenido sincronizado.
• Confundir plantillas con el catálogo — Las plantillas son instantáneas únicas; los bloques del catálogo permanecen vinculados. Elegir la herramienta de reutilización incorrecta provoca formularios obsoletos o trabajo innecesario.
• Omitir configuración tras la plantilla — Una plantilla no asigna cohortes ni plazos. Los solicitantes no verán un formulario hasta completar ajustes específicos del programa y publicar.
• Eliminar la única base — Conserve al menos una plantilla (o una variante duplicada) para su admisión estándar antes de quitar versiones antiguas.

Preguntas frecuentes

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