Solicitantes

Espacio de trabajo de OrgHub para revisar solicitudes de solicitantes, filtrar por estado y programa, y procesar decisiones desde las pestañas Pending y Accepted.

El área Solicitantes es donde el personal de admisiones convierte las solicitudes enviadas en decisiones de inscripción. Es el núcleo operativo de Fuxam Apply: una lista buscable de cada solicitud vinculada a sus programas de solicitud y formularios de solicitud, con herramientas para revisar respuestas, cambiar el estado, enviar correo y procesar muchos candidatos a la vez.

A diferencia de las páginas de configuración (programas, formularios, ajustes del portal), Solicitantes es donde ocurre el trabajo en vivo del flujo: entran solicitudes, los evaluadores clasifican, se registran decisiones y los candidatos aceptados avanzan hacia la inscripción en una cohorte.

Por qué es importante

Las universidades necesitan una única fuente de verdad sobre quién solicitó, a qué programa y cohorte, y en qué punto del proceso está cada expediente. El área Solicitantes ofrece esa vista con filtrado, ordenación y acciones en bloque para que los equipos gestionen admisiones de alto volumen sin perder casos individuales.

Cada acción aquí — cambio de estado, revisión completada, correo manual — se vincula al registro de solicitud del solicitante y, cuando está configurado, activa notificaciones por correo. Las decisiones registradas aquí son las que los solicitantes ven en My Submissions en el portal Apply.

Cómo encaja

Aguas arriba, los programas de solicitud y los formularios definen lo que envían los solicitantes. Aguas abajo, el estado Enrolled se conecta con la gestión de usuarios y los programas de estudios y cohortes. El área Solicitantes es el puente entre ambos mundos.

Conceptos clave

Para el flujo completo de estados y la progresión recomendada, consulte Pasar a la siguiente etapa.

Abrir la lista de solicitantes

Vaya a OrgHub → Management → Applications. Dos pestañas principales organizan las solicitudes:

Cada pestaña muestra una tabla con nombre del solicitante, correo, programa, cohorte, estado, fecha de envío y otras columnas configuradas para la institución.

Filtrar solicitantes

Use la barra de filtros de la tabla para acotar la lista:

• Name y Email — búsqueda de texto
• Application status — Draft, Pending, Submitted, Under review, Accepted, Rejected, Withdrawn, Needs update y valores relacionados
• Program — programa de estudios
• Cohort — cohorte de admisión
• Term — periodo académico cuando esté configurado

Los filtros se combinan con paginación y ordenación de columnas. Se admiten ajustes guardados de tabla cuando la institución los tiene habilitados.

Cuándo usar cada filtro

Flujo de trabajo típico

Una secuencia habitual del equipo de admisiones:

1. Clasificación — Filtrar Submitted en la pestaña Pending; opcionalmente pasar en bloque a In review (consulte Procesar solicitudes en bloque).
2. Revisión — Abrir cada expediente en la hoja de detalle; usar revisión por campo cuando esté habilitada.
3. Decisión — Aprobar o rechazar, o establecer Needs update y comunicarse si hace falta contexto.
4. Avance — Pasar a la siguiente etapa por Conditionally accepted → Accepted → Enrolled según se cumplan las condiciones.
5. Traspaso — Confirmar que los flujos de inscripción están completos (cuenta de usuario, colocación en cohorte) según las reglas de la institución.

Buenas prácticas

• Trabajar por estado, no de memoria — Establezca siempre el estado correcto de la solicitud para que colegas y solicitantes vean la posición real en el flujo.
• Revisar antes de decidir — Abra la hoja de detalle y complete la revisión por campo antes de Complete review o la aceptación final.
• Usar acciones en bloque con coherencia — Las actualizaciones de estado en bloque envían correos de revisión; confirme que el estado destino es correcto para cada fila seleccionada.
• Separar correo manual y decisiones — Use Comunicarse con un solicitante para mensajes informativos; use cambios de estado cuando la decisión deba notificarse.
• Coordinar con inscripción — Antes de aceptar cohortes grandes en bloque, confirme la capacidad de cohorte y los requisitos previos de inscripción.

Errores frecuentes

• Omitir actualizaciones de estado — Dejar solicitudes en Submitted cuando la revisión ya comenzó distorsiona informes y el estado visible para el solicitante.
• Actualizar en bloque registros ya inscritos — Las solicitudes ya en Enrolled no pueden actualizarse en bloque; gestione individualmente si se requieren cambios.
• Asumir que siempre se envía correo — No se envían correos de revisión para cambios de estado Draft o Pending.
• Permisos insuficientes — Sin permiso para ver solicitudes de solicitantes, puede verse la lista pero no el detalle completo de solicitudes en perfiles de usuario.

En esta sección