Asignar sala a una cita

Seleccione una sala y una configuración de sala al crear o editar una cita del calendario, incluida capacidad, conflictos, mantenimiento y reserva según servicios.

Al programar una sesión presencial o híbrida, asigne una sala (y opcionalmente una configuración de sala) para que Fuxam pueda hacer seguimiento de capacidad, conflictos y utilización. La asignación de sala ocurre en el campo de ubicación del creador de citas — el mismo patrón tanto si trabaja desde el calendario de Base, la pestaña Calendario de una sala en la base de datos, o un calendario de curso del LMS.

Las salas en sí son datos maestros en Base de datos → Salas. Esta página cubre cómo esas salas se adjuntan a una cita concreta.

Por qué es importante

Una cita sin un lugar claro deja a los asistentes sin orientación e impide que la plataforma avise de dobles reservas o de salas demasiado pequeñas. Asignar una sala registrada:

• Muestra un nombre de lugar coherente en calendarios personales, de curso y de sala.
• Muestra indicaciones de capacidad, conflicto y mantenimiento mientras aún hay tiempo para elegir otro espacio.
• Permite ajustar las necesidades de equipamiento mediante servicios y etiquetas mantenidas en la sala.
• Alimenta la utilización para que las instituciones vean cómo se usan realmente los espacios.

Las direcciones en texto libre y los enlaces de vídeo siguen disponibles cuando ninguna sala del catálogo encaja, pero para la docencia en campus las salas registradas son el camino fiable.

Cómo encaja

Editar una cita existente usa el mismo campo de ubicación — consulte también Editar una cita.

Antes de empezar

• Asegúrese de que la sala existe y está Activa (o comprenda que las salas en Mantenimiento se etiquetan en el selector) — Crear una sala / Editar una sala.
• Conozca primero la Fecha y hora de la cita; las indicaciones de disponibilidad se validan contra esa franja, no contra «ahora».
• Para espacios con varios diseños, sepa qué configuración (capacidad y servicios) encaja con la sesión.
• Conozca los requisitos estrictos (proyector, accesibilidad, kit de laboratorio) para preferir salas etiquetadas con los servicios adecuados.

Abrir el creador de citas

Seleccionar una sala

Tras guardar, la reserva aparece en los calendarios de los participantes invitados y en la pestaña Calendario de la sala para visibilidad de utilización y conflictos.

Elegir capacidad y configuración con criterio

Si el mismo auditorio ofrece configuraciones «Conferencia — 120» y «Examen — 80», elija la que coincida con cómo se dispondrá realmente la sala; las insignias de capacidad siguen la configuración seleccionada.

Entender las indicaciones de disponibilidad de sala

Al seleccionar una sala, Fuxam muestra contexto útil:

• Insignia de capacidad — compara el número de asistentes con la capacidad de la sala para la configuración seleccionada.
• Indicador de conflicto — marca salas que ya tienen una cita en la fecha y hora elegidas.
• Estado de mantenimiento — las salas en Mantenimiento se etiquetan en consecuencia.
• Salas sugeridas — las salas vinculadas a cursos seleccionados pueden aparecer en Salas sugeridas para una selección más rápida.

Servicios, etiquetas y encontrar el espacio adecuado

La búsqueda en Añadir ubicación funciona mejor cuando los datos maestros de sala están completos:

• Nombre de sala y Etiquetas — nombres habituales y apodos que la gente escribe al reservar.
• Servicios — equipamiento y características (proyector, pizarra, accesibilidad, kit de laboratorio) del catálogo de servicios.
• Ubicación — agrupación por edificio o campus de Gestionar ubicaciones, que ayuda a orientarse en campus grandes aunque se reserve una sala, no una ubicación.

Si no encuentra una sala que «todo el mundo sabe que tiene proyector», probablemente falta el servicio en el registro de la sala — corríjalo en la base de datos en lugar de inventar una dirección en texto libre.

Tipos de ubicación alternativos

En lugar de una sala, puede asignar:

• Dirección — ubicación en texto libre cuando no aplica una sala registrada.
• Videollamadas — una integración como BigBlueButton, o una URL de reunión personalizada.

Estas opciones pueden combinarse con la selección de sala según el tipo de cita. Combinar sala con enlace de vídeo es la forma habitual de expresar una sesión híbrida (lugar presencial más vía de acceso remoto), coherente con el modelo de ubicación descrito en Crear una cita.

Después de reservar

• La cita aparece en los calendarios de los participantes y en la pestaña Calendario de la sala.
• La actividad contribuye a los resúmenes de utilización de sala en Analítica.
• Las ediciones posteriores del nombre, capacidad o servicios de la sala actualizan cómo se presenta la sala en adelante; no eliminan la cita.

Buenas prácticas

• Establezca fecha, hora y asistentes previstos antes de buscar sala para que las indicaciones de capacidad y conflicto sean significativas.
• Prefiera Salas sugeridas cuando aparezcan para sesiones vinculadas al curso — suelen reflejar espacios ya asociados a ese contexto docente.
• Elija la configuración que coincida con el diseño real (por ejemplo, asientos de examen frente a conferencia) para que las insignias de capacidad coincidan con lo que experimentarán las personas.
• Para series recurrentes, confirme que la sala sigue siendo adecuada en todo el patrón; un conflicto puntual puede ocultarse en una recurrencia larga si solo se comprueba la primera fecha con cuidado.
• Cuando el equipamiento sea obligatorio, verifique los servicios de la sala antes de guardar — no confíe en el recuerdo del kit del semestre pasado.

Errores frecuentes

• Buscar solo por apodos informales que nunca se guardaron como Nombre de sala o Etiquetas — actualice el registro de la sala en lugar de inventar una dirección en texto libre.
• Reservar una sala aún marcada como Activa mientras instalaciones esperaba Mantenimiento — el estado debe actualizarse en la base de datos para mostrarse correctamente en el selector.
• Asumir que una sala Inactiva seguirá apareciendo como reservable; las salas inactivas no pueden reservarse.
• Elegir la configuración incorrecta para que la insignia de capacidad parezca correcta mientras el diseño físico del día no lo sea.

Preguntas frecuentes

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