Datos de contacto
Gestione los correos electrónicos, números de teléfono y direcciones postales de un usuario — varias entradas con tipos e indicador principal — para que invitaciones, avisos y correo de registro lleguen al lugar correcto.
Los datos de contacto son los correos electrónicos, números de teléfono y direcciones postales almacenados en el perfil de una persona además de su identidad de inicio de sesión. Un solo usuario puede tener varias entradas de contacto de cada tipo, cada una etiquetada con un tipo — y para correos y teléfonos, una entrada puede marcarse como principal. Se gestionan desde la pestaña Descripción general del perfil de usuario en Gestión de usuarios.
Por qué es importante
Las universidades se comunican por muchos canales. Una invitación va a un buzón; una carta de semestre puede ir a una dirección postal; una llamada de emergencia necesita un móvil. Los estudiantes suelen mantener un correo privado junto a uno institucional, una dirección de domicilio junto a una de semestre y más de un teléfono. Si solo existe un campo genérico, el personal sobrescribe datos útiles o mantiene hojas de cálculo paralelas.
Los datos de contacto precisos reducen invitaciones rebotadas, avisos de examen perdidos y entregas postales fallidas. Para instituciones sujetas al RGPD y normas similares, un contacto principal claro y contactos secundarios tipados también apoyan comunicación deliberada y auditable — se sabe qué dirección se usó y por qué.
Cómo encaja
Los datos de contacto viven en el registro de identidad creado en Gestión de usuarios. Complementan — pero no sustituyen — el correo de inicio de sesión establecido al crear o editar un usuario.
Áreas relacionadas:
- Ver un usuario — La descripción general es donde aparecen las secciones de contacto.
- Editar un usuario — cambie el correo de inicio de sesión y abra secciones de contacto para ediciones más profundas.
- Campos de datos personalizados — atributos definidos por la institución (no correos/teléfonos/direcciones).
- Reenviar una invitación — las invitaciones usan el correo de la cuenta; manténgalo correcto antes de reenviar.
- Roles y permisos — editar datos de contacto requiere permiso para actualizar el usuario.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Correo de inicio de sesión | El correo de la cuenta usado para iniciar sesión y normalmente para recibir invitaciones. Se edita en la información básica. |
| Correo de contacto | Un correo adicional en el perfil, con un tipo e indicador principal opcional. |
| Principal | El correo o teléfono de contacto preferido cuando existen varios. Solo se prevé un principal por canal. |
| Tipo | Una etiqueta que explica el propósito de la entrada (por ejemplo, correo institucional o dirección de semestre). |
| Dirección postal | Una ubicación de correo estructurada con un tipo de dirección (domicilio, trabajo, semestre y otros). |
Correos electrónicos
Un usuario puede tener varios correos de contacto. Cada correo tiene:
| Atributo | Opciones / notas |
|---|---|
| Dirección de correo | El buzón a almacenar |
| Tipo | Privado, Institucional o Trabajo |
| Principal | Marque el correo de contacto preferido |
Cómo añadir o actualizar un correo
Vaya a OrgHub → Management → Users y abra el perfil de la persona.
En la pestaña Descripción general, localice la sección de correos / contacto.
Añada un correo nuevo o edite uno existente — establezca la dirección, el tipo y si es principal.
Guarde cuando aparezca el indicador de cambios sin guardar.
Eliminar un correo
Puede quitar un correo de contacto no principal. Si necesita retirar el principal actual, marque otro correo como principal primero, luego elimine el antiguo. El correo de inicio de sesión en la información básica se gestiona por separado de la eliminación de correos de contacto.
Cuándo usar cada tipo de correo
| Tipo | Uso habitual |
|---|---|
| Institucional | Buzón emitido por la universidad para comunicación académica oficial |
| Trabajo | Dirección profesional del empleador o secundaria para personal o usuarios con doble condición |
| Privado | Buzón personal para contacto de respaldo o solicitantes antes de matriculación |
Números de teléfono
Un usuario puede tener varios números de teléfono. Cada teléfono tiene:
| Atributo | Opciones / notas |
|---|---|
| Número de teléfono | El número a almacenar |
| Tipo | Móvil, Fijo o Trabajo |
| Principal | Marque el número preferido para contacto urgente |
Cómo añadir o actualizar un teléfono
Abra la pestaña Descripción general del perfil de usuario.
En la sección de números de teléfono, añada o edite una entrada.
Elija el tipo (Móvil, Fijo o Trabajo) y establezca principal si procede.
Guarde los cambios.
Puede eliminar un número de teléfono cuando ya no sea válido. Prefiera actualizar el número en el lugar cuando solo cambien los dígitos, para que el historial de «qué línea es principal» quede claro para los colegas.
Direcciones postales
Un usuario puede tener varias direcciones postales. Cada dirección tiene:
| Atributo | Opciones / notas |
|---|---|
| Dirección | El texto completo de la dirección postal |
| Tipo | Domicilio, Trabajo, Domicilio secundario, Semestre u Otro |
A diferencia de correos y teléfonos, las direcciones se distinguen por tipo en lugar de un indicador principal. Utilice los tipos con deliberación para que registro y servicios al estudiante sepan qué dirección usar para cada fin.
Cómo añadir o actualizar una dirección
Abra la pestaña Descripción general del perfil de usuario.
En la sección de direcciones, añada o edite una entrada.
Introduzca el texto de la dirección y seleccione el tipo (por ejemplo, Semestre para alojamiento durante el periodo).
Guarde los cambios.
Tipos de dirección en la práctica universitaria
| Tipo | Uso habitual |
|---|---|
| Domicilio | Dirección permanente familiar o de residencia |
| Domicilio secundario | Dirección permanente alternativa (por ejemplo, padres frente a piso propio) |
| Semestre | Dirección durante el periodo cerca del campus |
| Trabajo | Dirección postal del lugar de trabajo para personal |
| Otro | Ubicaciones temporales o con propósito especial |
Acceso requerido
Gestionar datos de contacto requiere permiso para actualizar ese usuario (o usuarios a nivel institucional). Verlos requiere permiso para abrir la descripción general / perfil del usuario. Consulte Roles y permisos.
Buenas prácticas
- Mantenga correos de inicio de sesión y de contacto distintos en su proceso. Documente qué buzón es para invitaciones frente a contacto diario.
- Establezca siempre un correo y teléfono principal cuando existan varios, para que el personal no adivine.
- Prefiera etiquetas tipadas frente a notas en campos de texto libre. Los tipos viajan con el registro; las notas informales no.
- Actualice direcciones de semestre al inicio de cada periodo para estudiantes que se mudan con frecuencia.
- Verifique los datos de contacto antes de envíos masivos o oleadas de invitación. Una breve comprobación de completitud en la pestaña Descripción general evita altas tasas de rebote.
- Trate los datos de contacto como datos personales. Limite quién puede editarlos y exportarlos; alinee la retención con su política de protección de datos.
Errores frecuentes
| Error | Qué sale mal | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Correo de contacto usado como si fuera de inicio de sesión | El usuario no puede iniciar sesión; las invitaciones van al lugar equivocado | Cambie el correo de inicio de sesión en información básica; mantenga los extras como correos de contacto |
| No se puede eliminar un correo | La entrada sigue siendo principal | Marque otro correo como principal primero |
| Entrega postal incorrecta | Dirección de semestre y domicilio mezcladas | Use los tipos de dirección de forma coherente; forme al personal de registro en la convención |
| Teléfono vacío tras necesidad de emergencia | No hay móvil registrado | Exija un móvil principal durante el ingreso o mediante solicitudes de recopilación de datos para campos personales relacionados |
Preguntas frecuentes
¿El correo de inicio de sesión es lo mismo que un correo de contacto?
Pueden compartir la misma dirección, pero sirven fines distintos. El correo de inicio de sesión autentica la cuenta y normalmente recibe invitaciones. Los correos de contacto son datos adicionales de localización con tipos e indicador principal.
¿Puede un usuario tener más de un correo institucional?
Sí — se admiten varios correos de contacto. Utilice tipos e indicador principal para que los colegas sepan qué buzón preferir.
¿Las direcciones tienen indicador principal?
Los correos y teléfonos admiten indicador principal. Las direcciones se organizan por tipo (domicilio, semestre, trabajo y otros) en su lugar.
¿Dónde solicito información de contacto o personal faltante al usuario?
Para atributos de perfil incompletos (incluidos campos personales como fecha de nacimiento), utilice Campos de datos personalizados — solicitar información faltante. Los correos, teléfonos y direcciones de contacto suelen mantenerlos el personal en la pestaña Descripción general.
Páginas relacionadas
Ver un usuario
Abra la pestaña Descripción general donde aparecen las secciones de contacto.
Editar un usuario
Cambie el correo de inicio de sesión y otros campos del perfil.
Campos de datos personalizados
Atributos definidos por la institución y solicitudes de recopilación de datos.
Crear un usuario
Establezca el correo de inicio de sesión inicial al añadir una persona.
Reenviar una invitación
Confirme el correo de la cuenta antes de reenviar invitaciones.