Modelos de tiempo de trabajo y horas previstas
Configure modelos de tiempo de trabajo, asígnelos a usuarios con rangos de fechas, y comprenda horas previstas, diferencia diaria, horas extra, déficit y el saldo acumulado.
Un modelo de tiempo de trabajo es el conjunto de reglas definido por la institución que indica a Fuxam cuántas horas se espera que una persona trabaje y cuánto puede ejecutarse una sesión abierta antes de que la parada automática la cierre. Los modelos se crean en Ajustes → Registro de tiempo y luego se asignan a personas en su pestaña Registro de tiempo con rangos de fechas efectivos.
Sin modelo, el tiempo registrado sigue guardándose — pero la comparación con horas previstas, el contexto de vacaciones ligado al modelo y el fichaje automático de salida pierden su referencia.
Por qué es importante
Las universidades emplean muchos patrones a la vez: administración a tiempo completo, ayudantes estudiantiles a tiempo parcial, tutores ligados al semestre y personal de investigación con días flexibles. Una única suposición global de «jornada de ocho horas» falla para todos. Los modelos de tiempo de trabajo permiten a RR. HH. codificar cada patrón una vez y reutilizarlo entre personas y rangos de fechas.
La comparación también respalda la gestión diaria. Cuando el tiempo registrado se desvía de las horas previstas, los responsables ven horas extra o déficit pronto — antes de la nómina de fin de mes o una revisión de cumplimiento. En la práctica habitual del tiempo de trabajo, ese emparejamiento Soll/Ist es cómo las organizaciones mantienen una cuenta de tiempo (Arbeitszeitkonto) flexible documentando a la vez inicio, fin y duración reales del trabajo.
Cómo encaja
| Área relacionada | Relación |
|---|---|
| Descripción general del registro de tiempo | Activación de la función y mapa de sección. |
| Gestionar entradas de tiempo | La tabla de registros muestra indicadores de progreso de trabajo y diferencia frente al modelo activo. |
| Ajustes de parada automática | La duración de parada automática se configura en el modelo de tiempo de trabajo. |
| Ausencias y saldos | El derecho a vacaciones y los resúmenes de ausencia están junto a la asignación de modelo en la misma pestaña. |
| Exportar datos de tiempo | Los KPI del PDF de descripción general incluyen saldo mensual; las columnas diarias pueden incluir diferencia. |
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Modelo de tiempo de trabajo | Configuración con nombre en Ajustes → Registro de tiempo → Modelos de tiempo de trabajo que define reglas de horas previstas y duración de parada automática. |
| Horas previstas | Horas planificadas o contractuales que implica el modelo para un día dado. |
| Tiempo registrado | Tiempo de trabajo real registrado desde sesiones (menos pausas según se registren). |
| Diferencia | Tiempo registrado menos horas previstas ese día — valores positivos suelen significar horas extra; negativos, déficit. |
| Saldo | Contexto de saldo acumulado mostrado en KPI del PDF mensual de descripción general (junto a resúmenes de vacaciones y ausencias). |
| Rango de fechas efectivo | Periodo durante el cual una asignación de modelo concreta aplica a un usuario. |
Horas previstas, horas extra y déficit (general)
En la administración de plantilla, las horas extra (Überstunden / horas positivas) surgen cuando el trabajo real supera la expectativa acordada o modelada del periodo. El déficit (Minusstunden / horas negativas) surge cuando el trabajo real queda por debajo. Las instituciones suelen liquidar esas variaciones mediante flexibilidad horaria, compensación en tiempo libre o pago — según contrato, convenio colectivo o política interna. La diferencia y el saldo de Fuxam ofrecen a los responsables una vista estructurada de esa variación; por sí solos no deciden cómo se compensan las horas extra.
Cómo crear o editar un modelo de tiempo de trabajo
Vaya a Ajustes → Registro de tiempo y confirme que Activar registro de tiempo está activado.
Abra Modelos de tiempo de trabajo.
Cree un modelo nuevo o edite uno existente. Déle un nombre claro que RR. HH. y los responsables reconozcan (por ejemplo, por tipo de empleo o patrón semanal de horas).
Configure las reglas de horas previstas del modelo y establezca Parada automática tras salida olvidada (o déjelo vacío para el valor predeterminado de 12 horas). Consulte ajustes de parada automática.
Guarde el modelo.
Cómo asignar un modelo a un usuario
Abra OrgHub → Gestión de usuarios y seleccione el usuario.
Abra la pestaña Registro de tiempo.
En Modelos de tiempo de trabajo, asigne el modelo correcto y establezca el rango de fechas efectivo.
Guarde. Confirme que los indicadores de progreso de trabajo de la tabla de registros y los valores de diferencia parecen razonables para un día reciente.
Asigne modelos antes del primer turno para que la parada automática y la comparación con horas previstas apliquen desde el primer día. Un usuario sin modelo asignado no recibe parada automática.
Patrones universitarios habituales (orientación)
| Patrón | Orientación de modelado |
|---|---|
| Personal a tiempo completo | Un modelo estable con perfil completo de horas previstas; ventana moderada de parada automática. |
| Ayudantes estudiantiles a tiempo parcial | Modelos separados para bandas habituales de horas semanales; parada automática más estricta. |
| Tutores solo semestre | Misma familia de modelos que ayudantes, pero rangos de asignación limitados al periodo lectivo. |
| Cambio de rol a mitad de año | Termine la asignación antigua el último día del contrato anterior; inicie el nuevo modelo al día siguiente. |
Leer diferencia y saldo
| Señal | Qué suele significar | Qué comprobar primero |
|---|---|---|
| Diferencia positiva grande en un día | Horas extra o pausa faltante | Expanda el día; verifique pausas y horas de fin. |
| Diferencia negativa grande | Déficit, ausencia o modelo incorrecto | Compruebe ausencias y fechas de asignación del modelo. |
| Saldo mensual fuera de lo esperado | Variación acumulada en el mes | Revise semana a semana antes de exportar. |
| Diferencia poco útil | Modelo ausente o con fechas incorrectas | Asigne o corrija Modelos de tiempo de trabajo en la pestaña. |
La exportación PDF mensual muestra el saldo en los KPI de descripción general. Las exportaciones CSV pueden incluir la columna diferencia pero omiten las tarjetas de descripción general del PDF.
Buenas prácticas
- Nombre modelos para personas, no para sistemas — «Ayudante estudiantil 10 h» supera un código interno.
- Alinee modelos con contratos — Cuando cambien las horas semanales, actualice el rango de asignación la misma semana.
- Revise la diferencia semanalmente — Detecte pausas olvidadas y paradas automáticas antes de que distorsionen el saldo mensual.
- No «corrija» horas extra editando horas previstas ad hoc — Corrija tiempos registrados si son incorrectos; cambie la asignación del modelo si la base es incorrecta.
- Documente qué roles usan qué modelos — Facilita incorporación y conversaciones de auditoría.
Errores frecuentes
| Error | Resultado |
|---|---|
| El usuario registra tiempo sin modelo | Sin parada automática; la comparación con horas previstas puede estar vacía o ser engañosa. |
| Rangos de fechas solapados o con huecos | Horas previstas incorrectas en días límite. |
| Un modelo para cada tipo de empleo | La diferencia y el saldo se vuelven ruido para personal a tiempo parcial. |
| Ignorar la parada automática en el modelo | Las salidas olvidadas inflan el tiempo registrado y las señales de horas extra. |
Preguntas frecuentes
¿Puede un usuario tener más de un modelo a lo largo del tiempo?
Sí. Las asignaciones usan rangos de fechas efectivos. Use rangos secuenciales cuando cambien el contrato o las horas semanales de una persona.
¿El modelo sustituye el fichaje de entrada?
No. Los usuarios siguen iniciando y deteniendo el seguimiento. El modelo aporta la referencia prevista y el umbral de parada automática.
¿Dónde veo el saldo mensual?
Principalmente en la descripción general del PDF al exportar datos de tiempo para un rango mensual. La diferencia diaria aparece en la tabla de registros y puede incluirse en selecciones de columnas PDF y CSV.
¿Quién puede asignar modelos?
Responsables y administradores que pueden abrir la pestaña Registro de tiempo del usuario y gestionar esa sección. Ver y editar el registro de tiempo de otra persona sigue el mismo modelo de permisos que gestionar entradas de tiempo.