Crear un formulario de solicitud
Cree y configure un formulario de solicitud con tipos de pregunta, bloques del catálogo, secciones, mapeo a la plataforma y flujo de publicación en el constructor de formularios.
Use el form builder dentro de un programa de solicitud para diseñar el cuestionario que los solicitantes completan en el portal Apply. El constructor es donde la configuración de admisiones se vuelve concreta: cada campo que añade, cada bloque del catálogo que habilita y cada mapeo que define determina lo que los solicitantes ven al enviar y lo que los evaluadores revisan en la hoja de detalle del solicitante.
Un formulario no es un documento estático: es un artefacto versionado y publicable vinculado a cohortes y plazos concretos. Comprender las dos áreas de contenido del constructor (bloques del catálogo y campos personalizados) y cómo alimentan la revisión es esencial para diseñar formularios que funcionen tanto para solicitantes como para el personal.
Por qué es importante
Los formularios de admisiones deben equilibrar necesidades en competencia: los solicitantes necesitan una experiencia clara y completable; los evaluadores necesitan datos estructurados y verificables; y su institución necesita coherencia entre admisiones y programas. El constructor aborda las tres con tipos de campo validados, secciones reutilizables del catálogo, exigencia de campos obligatorios, lógica condicional para cuestionarios complejos y mapeo a la plataforma para que los estudiantes aceptados no reintroduzcan datos ya recogidos en la solicitud.
Un mal diseño de formulario genera coste posterior: documentos obligatorios faltantes fuerzan ciclos Needs update, campos sin mapear implican entrada manual en la inscripción y publicar cambios a mitad de admisión puede alterar a solicitantes activos. Invertir tiempo en el constructor antes del lanzamiento reduce la fricción en la revisión y protege la calidad de los datos hasta user management.
Cómo encaja
Los formularios viven dentro de programas — se accede al constructor abriendo la tabla Forms de un programa en OrgHub → Management → Applications → Forms. El contenido puede provenir de tres fuentes: una plantilla de formulario al crear, bloques del catálogo de preguntas habilitados en el constructor y campos personalizados añadidos desde la paleta. Tras publicar, las respuestas fluyen a la revisión del personal; los campos mapeados pueden sincronizarse en registros de usuario cuando los solicitantes se inscriben.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Form builder | El espacio de edición de un solo formulario: preferencias de bloques del catálogo a un lado, diseño de campos personalizados al otro. |
| Question catalog block | Una sección reutilizable del catálogo; habilítela, ordénelas y márquelas como obligatorias por formulario. |
| Custom field | Una pregunta individual añadida directamente en este formulario desde la paleta de campos. |
| Form preferences | Ajustes de bloques del catálogo en un formulario: qué bloques están habilitados, su orden y obligatoriedad a nivel de bloque. |
| Platform mapping | Configuración que vincula la respuesta de un campo con un atributo del perfil de usuario de Fuxam (núcleo, personalizado, estadísticas o seguro médico). |
| Conditional logic | Reglas a nivel de campo para mostrar u ocultar una pregunta según la respuesta de otro campo. |
Cómo crear un formulario
Abra un programa de solicitud en OrgHub → Management → Applications → Forms.
Seleccione Create form en la barra de herramientas.
Introduzca Title y Description opcional.
Seleccione Eligible cohorts — los solicitantes deben elegir una de estas admisiones al solicitar. Elija cohortes que coincidan con la ventana de admisión que abre; los solicitantes no pueden solicitar cohortes no listadas aquí.
Opcionalmente establezca Submission deadline, elija una Template o duplique un Existing form. Una plantilla copia su diseño de campos una vez al crear; duplicar un formulario existente copia toda su configuración como punto de partida para otra admisión.
Seleccione Create. Fuxam abre el form builder.
Cómo añadir campos y secciones
El form builder tiene dos áreas principales:
- Question catalog blocks — secciones reutilizables del catálogo de preguntas. Habilite bloques, establezca su orden y márquelos como obligatorios.
- Custom fields — preguntas individuales que añade desde la paleta de campos.
Los formularios suelen combinar ambos: bloques del catálogo para secciones institucionales (datos personales, documentos, declaraciones) y campos personalizados para preguntas específicas del programa que los evaluadores necesitan durante la revisión.
Tipos de pregunta
Al añadir campos personalizados, elija entre estos tipos:
| Tipo | Uso |
|---|---|
| Text | Respuestas de texto corto |
| Direcciones de correo (validadas) | |
| Phone | Números de teléfono (validados) |
| Date | Valores de fecha |
| Long text | Respuestas multilínea |
| Number | Valores numéricos |
| Dropdown | Una opción de una lista |
| Card selection | Tarjetas visuales de opción única |
| Radio | Opción única (botones de radio) |
| Checkbox | Selecciones múltiples |
| File upload | Documentos y adjuntos |
Elija el tipo que coincida con cómo evaluará la respuesta. Los campos de subida de archivos son esenciales para expedientes académicos y documentos de identidad — los evaluadores expanden las subidas en la hoja de detalle durante la revisión. Los tipos validados (email, phone) reducen problemas de calidad de datos antes de que las respuestas lleguen al personal.
Obligatorio y opcional
Para cada campo o bloque del catálogo:
- Active Required para que los solicitantes deban responder antes de enviar.
- Deje los campos opcionales en blanco — útil para información complementaria.
Los bloques del catálogo pueden marcarse Required a nivel de bloque en las preferencias del formulario, exigiendo todas las preguntas de esa sección.
Lógica condicional
Los campos individuales admiten conditional logic — mostrar u ocultar un campo según respuestas de otros campos. Configure las reglas en el panel de propiedades del campo.
La lógica condicional mantiene los formularios manejables: pregunte el seguimiento solo cuando una respuesta previa lo active (por ejemplo, detalles de experiencia laboral solo si el solicitante selecciona “employed”). Tenga en cuenta que el diálogo de vista previa no simula las interacciones de lógica condicional en tiempo real — verifique las reglas en el diseño del constructor.
Mapeo a la plataforma
Mapee respuestas de campos a campos del perfil de usuario de Fuxam (datos de usuario principales, campos personalizados, campos de estadísticas o de seguro médico) para que los solicitantes aceptados se sincronicen limpiamente en los registros de su institución.
El mapeo a la plataforma es más valioso para campos que los solicitantes no volverán a introducir tras la inscripción — nombre legal, fecha de nacimiento, datos de contacto, identificadores de seguro médico. Planifique el mapeo antes de publicar para que los flujos de inscripción no requieran transcripción manual desde la hoja de detalle de la entrega.
Cómo guardar y publicar
Seleccione Save para guardar cambios en borrador sin publicar.
Cuando esté listo para solicitantes, seleccione Publish y confirme. Los formularios publicados pueden configurarse con visibilidad Public.
Guardar conserva el trabajo en curso; publicar crea la versión bloqueada que ven los solicitantes. Tras publicar, asegúrese de que el programa de solicitud padre esté publicado para que el formulario sea accesible en el portal Apply.
Buenas prácticas
- Diseñe para los revisores — Estructure secciones en el orden que prefieren leer (identidad, documentos, ajuste al programa, complementarias). Las respuestas aparecen en la hoja de detalle en el orden del formulario.
- Use el catálogo para contenido compartido — Las secciones institucionales pertenecen al catálogo de preguntas para que las actualizaciones se propaguen entre formularios al guardar o republicar.
- Use plantillas para diseños iniciales — Las plantillas de formulario aceleran la creación; personalice cohortes y plazos por admisión después.
- Mapee pronto — Configure el mapeo a la plataforma mientras construye, no cuando lleguen entregas.
- Previsualice bloques del catálogo — Use Preview your form para verificar bloques habilitados antes de publicar.
- Versione con intención — Trate la publicación como un compromiso para admisiones activas; deje cambios en borrador para el siguiente ciclo en lugar de editar versiones en vivo a mitad de proceso.
Errores frecuentes
- Confundir bloques del catálogo con plantillas — Los bloques del catálogo permanecen sincronizados entre formularios; las plantillas son una copia única al crear. Consulte Form templates para la distinción.
- Asignaciones de cohorte incorrectas — Los solicitantes solo ven cohortes listadas en Eligible cohorts. Cohortes mal asignadas generan confusión al enviar y revisar.
- Publicar sin publicar el programa — Un formulario publicado dentro de un programa no publicado puede no ser visible en el portal. Coordine la publicación del formulario y del program publish.
- Editar un formulario en vivo sin cuidado — Confirme los avisos de versión; los solicitantes activos pueden estar en la versión publicada actual.
- Omitir la vista previa — Los campos personalizados fuera de bloques del catálogo no aparecen en el diálogo de vista previa del catálogo; revíselos directamente en el constructor.
Preguntas frecuentes
¿Puede un programa tener varios formularios?
Sí. La tabla Forms de un programa puede contener varios formularios — por ejemplo, distintas admisiones o versiones. Cada formulario tiene su propio constructor, asignaciones de cohorte y estado de publicación.
¿Qué pasa con las respuestas al publicar una nueva versión?
Las entregas existentes permanecen vinculadas a la versión que completaron los solicitantes. Los nuevos solicitantes ven la versión recién publicada.
¿Los cambios en bloques del catálogo afectan a solicitudes ya enviadas?
Las actualizaciones del catálogo se aplican a las instantáneas del catálogo en los formularios cuando esos formularios se guardan o republican. Las entregas ya recibidas reflejan la versión del formulario en el momento del envío.
¿Dónde ven el formulario los solicitantes?
En el portal Apply público, tras explorar un programa de solicitud y seleccionar una cohorte elegible.
Páginas relacionadas
Manage the question catalog
Mantenga bloques de preguntas compartidos sincronizados entre formularios.
Preview your form
Compruebe la vista del solicitante de bloques habilitados antes de publicar.
Publish an application program
Haga los formularios accesibles a solicitantes mediante el portal Apply.
Review an application
Vea cómo aparecen las respuestas enviadas a los evaluadores.