Desactivar un usuario
Desactive una cuenta de usuario para bloquear el inicio de sesión manteniendo su registro, programe cambios de estado futuros o reactive el acceso cuando sea necesario.
Desactivar un usuario desactiva su acceso a Fuxam sin eliminar su registro de la institución. La persona pasa a Inactive — no puede iniciar sesión, no puede ver cursos y datos asignados, y ya no cuenta como asiento activo de suscripción. Es la acción estándar cuando alguien se va temporal o permanentemente pero debe conservarse su registro para informes, auditoría u obligaciones de protección de datos.
Por qué es importante
Las universidades rara vez desean borrar a una persona en el momento en que deja de asistir o trabajar. Las calificaciones, registros de asistencia, historial de solicitudes y estadísticas oficiales suelen conservarse años según la política institucional y normativas como el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y la legislación local de protección de datos. La desactivación ofrece un interruptor reversible: el acceso termina de inmediato, pero la identidad y los datos históricos siguen vinculados. La eliminación, en cambio, quita la membresía institucional de forma permanente y debe reservarse para casos en que la eliminación sea explícitamente necesaria — consulte Eliminar un usuario.
Cómo encaja
La desactivación está en el medio del ciclo de vida de la cuenta — tras la invitación y activación, antes de la eliminación permanente opcional:
La desactivación interactúa con otras áreas de Gestión de usuarios:
- Roles y permisos — los roles y el acceso acotado permanecen asignados mientras está inactivo; vuelven a surtir efecto al reactivar.
- Grupos de usuarios — la membresía de grupo se conserva; los miembros inactivos siguen en grupos pero no pueden participar.
- Cohortes — la inscripción en cohorte y los datos del plan de estudios suelen conservarse; la desactivación bloquea el acceso en lugar de dar de baja la inscripción.
- Acciones masivas — desactive muchos usuarios a la vez o programe cambios de estado al final del periodo.
Desactivar frente a eliminar
| Desactivar | Eliminar | |
|---|---|---|
| Registro de usuario | Conservado en la institución | Eliminado permanentemente |
| Inicio de sesión | Bloqueado | Bloqueado (cuenta eliminada) |
| Facturación | Ya no cuenta como asiento activo | Ya no cuenta |
| Datos históricos | Conservados y vinculados al usuario | Membresía institucional revocada |
| Reversible | Sí — reactivar en cualquier momento | No |
| Uso habitual | Baja por excedencia, fin de contrato, exmatriculación pendiente de archivo | Registro duplicado, error previo a activación, solicitud explícita de borrado |
Consulte Eliminar un usuario para la eliminación permanente.
Qué ocurre cuando se desactiva un usuario
Cuando un usuario está Inactive:
- No puede iniciar sesión en su organización.
- No puede ver cursos y datos asignados.
- No cuenta en el uso de asientos activos de su plan de suscripción.
Al reactivar un usuario, se restaura el acceso y vuelve a contarse. Si nunca completó la configuración, Fuxam puede enviar una invitación automáticamente al activar.
Los roles, membresías de grupo, inscripciones en cohorte y datos personalizados permanecen en el registro — solo se suspende el acceso activo.
Cómo desactivar un usuario
Abra el perfil del usuario desde OrgHub → Management → Users, o localícelo en la tabla Usuarios.
Abra el control de estado en el encabezado del perfil (o use acciones de fila cuando estén disponibles).
Elija Inactive (o Inactivate instantly) y confirme.
El diálogo de confirmación explica las implicaciones de facturación y acceso antes de continuar.
Cómo desactivar varios usuarios
En la tabla Usuarios, seleccione las casillas de los usuarios que desea cambiar.
Abra el menú ⋯ (más opciones) en la barra de herramientas masiva.
En Status, elija Change status → Inactive.
Confirme la desactivación.
Necesita el permiso Update user status.
Para la lista completa de opciones masivas de estado, consulte Acciones masivas.
Cómo reactivar un usuario
Siga los mismos pasos pero elija Active (o Activate instantly & invite) en lugar de Inactive. Confirme para restaurar el acceso.
Para usuarios que nunca se activaron, elegir Activate instantly & invite activa la cuenta y dispara un correo de invitación usando sus ajustes de correo de invitación.
Cómo programar fechas activas o inactivas
En lugar de cambiar el estado de inmediato, puede programar un cambio futuro — útil para fechas de fin de contrato, límites de semestre o ingresos planificados.
Seleccione uno o más usuarios (o abra el menú de estado de un solo usuario).
En Change status, elija Set Active on o Set Inactive on.
Elija una fecha en el selector de fechas y confirme.
El estado del usuario se actualiza automáticamente en esa fecha. Los cambios programados pueden cancelarse desde el menú de estado (Cancel future activation / Cancel future deactivation) antes de que surtan efecto.
Permisos necesarios
Necesita Update user status para cambiar el estado activo/inactivo o programar fechas de estado futuras.
Buenas prácticas
- Desactive al final del acceso, no al final del registro. Cuando un estudiante se exmatricula o el personal se va, desactive en su último día de acceso. Conserve el registro para expedientes, estadísticas y auditorías.
- Use desactivación programada para fechas predecibles. Finales de semestre, vencimientos de contrato y nombramientos de duración fija son buenos candidatos para Set Inactive on.
- Comunique antes de desactivar. Los usuarios pierden el acceso de inmediato al desactivarse. Para el personal especialmente, coordine con RR. HH. o responsables departamentales.
- Reactive en lugar de recrear. Si alguien vuelve tras una baja, reactive su registro existente para conservar el historial. Crear un usuario duplicado fragmenta sus datos.
- Revise invitaciones pendientes. Los usuarios en estado Pending invite también pueden desactivarse si debe retirarse una invitación antes de la activación.
Errores frecuentes
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Usuario desactivado sigue apareciendo en grupos o cohortes | Esperado — la membresía se conserva. Quítelo de grupos por separado si ya no debe ser objetivo |
| El usuario no puede iniciar sesión tras reactivar | Confirme que el estado muestra Active; si nunca completó la configuración, use Activate instantly & invite |
| El cambio programado no se aplicó | Verifique que pasó la fecha y que el cambio no se canceló desde el menú de estado |
Preguntas frecuentes
¿La desactivación quita al usuario de su cohorte?
La desactivación bloquea el acceso; por sí sola no da de baja al usuario de una cohorte. Gestione la inscripción por separado si el estado académico lo requiere.
¿Basta la desactivación para una solicitud de borrado GDPR?
La desactivación restringe el tratamiento bloqueando el acceso. Si hacen falta eliminación u otros pasos depende de su base legal, políticas de conservación y la solicitud concreta. Consulte a su responsable de protección de datos; use Eliminar un usuario solo cuando la eliminación permanente sea apropiada.
¿Puedo desactivar un superadmin?
Los cambios de estado siguen el mismo modelo de permisos. Las cuentas superadmin tienen protecciones adicionales en la eliminación — consulte Eliminar un usuario.
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