Einen Nutzer deaktivieren

Deaktivieren Sie ein Nutzerkonto, um die Anmeldung zu sperren und den Datensatz zu behalten, planen Sie zukünftige Statusänderungen oder reaktivieren Sie den Zugriff bei Bedarf.

Einen Nutzer zu deaktivieren schaltet den Zugriff auf Fuxam ab, ohne den Datensatz aus der Institution zu entfernen. Die Person wird Inaktiv — sie kann sich nicht anmelden, zugewiesene Kurse und Daten nicht einsehen und wird nicht mehr als aktiver Abonnementsitz gezählt. Das ist die Standardaktion, wenn jemand vorübergehend oder dauerhaft geht, Sie den Datensatz aber für Berichte, Prüfpfade oder datenschutzrechtliche Verpflichtungen behalten müssen.

Warum das wichtig ist

Hochschulen wollen eine Person selten im Moment des Ausscheidens oder der Beendigung der Tätigkeit löschen. Noten, Anwesenheitsdaten, Bewerbungshistorie und offizielle Statistiken müssen oft jahrelang nach institutioneller Richtlinie und Vorschriften wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und lokalem Datenschutzrecht aufbewahrt werden. Die Deaktivierung gibt Ihnen einen umkehrbaren Ausschalter: Der Zugriff endet sofort, Identität und historische Daten bleiben aber verknüpft. Das Löschen hingegen entfernt die Institutionsmitgliedschaft dauerhaft und sollte Fällen vorbehalten sein, in denen die Entfernung ausdrücklich erforderlich ist — siehe Einen Nutzer löschen.

Wie es zusammenhängt

Die Deaktivierung steht in der Mitte des Kontenlebenszyklus — nach Einladung und Aktivierung, vor optionaler dauerhafter Löschung:

Die Deaktivierung interagiert mit anderen Bereichen der Nutzerverwaltung:

Rollen und Berechtigungen — Rollen und bereichsbezogener Zugriff bleiben zugewiesen, während der Nutzer inaktiv ist; sie greifen bei der Reaktivierung wieder.
Nutzergruppen — die Gruppenmitgliedschaft bleibt erhalten; inaktive Mitglieder bleiben in Gruppen, können aber nicht teilnehmen.
Kohorten — Kohorten-Einschreibung und Studienplandaten bleiben typischerweise erhalten; die Deaktivierung sperrt den Zugriff, statt auszuschreiben.
Massenaktionen — deaktivieren Sie viele Nutzer auf einmal oder planen Sie Statusänderungen zum Semesterende.

Deaktivieren vs. löschen

	Deaktivieren	Löschen
Nutzerdatensatz	In der Institution behalten	Dauerhaft entfernt
Anmeldung	Gesperrt	Gesperrt (Konto weg)
Abrechnung	Zählt nicht mehr als aktiver Sitz	Zählt nicht mehr
Historische Daten	Behalten und mit dem Nutzer verknüpft	Institutionsmitgliedschaft widerrufen
Umkehrbar	Ja — jederzeit reaktivieren	Nein
Typische Nutzung	Beurlaubung, Vertragsende, Exmatrikulation bis zur Archivierung	Doppelter Datensatz, Fehler vor der Aktivierung, ausdrücklicher Löschantrag

Siehe Einen Nutzer löschen zur dauerhaften Entfernung.

Was passiert, wenn ein Nutzer deaktiviert wird

Wenn ein Nutzer Inaktiv ist:

Er kann sich nicht anmelden in Ihrer Organisation.
Er kann zugewiesene Kurse und Daten nicht einsehen.
Er wird nicht gezählt in der aktiven Sitznutzung Ihres Abonnements.

Wenn Sie einen Nutzer reaktivieren, wird der Zugriff wiederhergestellt und er wird wieder gezählt. Wenn die Einrichtung nie abgeschlossen wurde, kann Fuxam bei der Aktivierung automatisch eine Einladung senden.

Rollen, Gruppenmitgliedschaften, Kohorten-Einschreibungen und benutzerdefinierte Daten bleiben am Datensatz — nur der Live-Zugriff wird ausgesetzt.

So deaktivieren Sie einen Nutzer

Öffnen Sie das Profil des Nutzers unter OrgHub → Verwaltung → Nutzer, oder finden Sie ihn in der Nutzer-Tabelle.

Öffnen Sie die Statussteuerung in der Profilkopfzeile (oder nutzen Sie Zeilenaktionen, wo verfügbar).

Wählen Sie Inaktiv (oder Sofort inaktivieren) und bestätigen Sie.

Der Bestätigungsdialog erklärt Abrechnungs- und Zugriffsimplikationen, bevor Sie fortfahren.

So deaktivieren Sie mehrere Nutzer

Wählen Sie in der Nutzer-Tabelle die Kontrollkästchen der Nutzer, die Sie ändern möchten.

Öffnen Sie das Menü ⋯ (weitere Optionen) in der Massen-Symbolleiste.

Unter Status wählen Sie Status ändern → Inaktiv.

Bestätigen Sie die Deaktivierung.

Sie benötigen die Berechtigung Update user status.

Für eine vollständige Liste der Massen-Statusoptionen siehe Massenaktionen.

So reaktivieren Sie einen Nutzer

Folgen Sie denselben Schritten, wählen Sie aber Aktiv (oder Sofort aktivieren & einladen) statt Inaktiv. Bestätigen Sie, um den Zugriff wiederherzustellen.

Für Nutzer, die nie aktiviert wurden, aktiviert Sofort aktivieren & einladen das Konto und löst eine Einladungs-E-Mail mit Ihren Einstellungen für Einladungs-E-Mails aus.

So planen Sie aktive oder inaktive Daten

Statt den Status sofort zu ändern, können Sie eine zukünftige Änderung planen — nützlich für Vertragsendedaten, Semestergrenzen oder geplante Aufnahmen.

Wählen Sie einen oder mehrere Nutzer aus (oder öffnen Sie das Statusmenü eines einzelnen Nutzers).

Unter Status ändern wählen Sie Aktiv setzen am oder Inaktiv setzen am.

Wählen Sie ein Datum im Datumsauswahl und bestätigen Sie.

Der Status des Nutzers aktualisiert sich automatisch an diesem Datum. Geplante Änderungen können vor dem Wirksamwerden im Statusmenü abgebrochen werden (Zukünftige Aktivierung abbrechen / Zukünftige Deaktivierung abbrechen).

Erforderliche Berechtigungen

Sie benötigen Update user status, um den Aktiv-/Inaktiv-Status zu ändern oder zukünftige Statusdaten zu planen.

Best Practices

Deaktivieren Sie am Zugangsende, nicht am Datensatzende. Wenn ein Studierender exmatrikuliert oder Mitarbeitende ausscheiden, deaktivieren Sie am letzten Zugriffstag. Behalten Sie den Datensatz für Zeugnisse, Statistiken und Prüfungen.
Nutzen Sie die geplante Deaktivierung für vorhersehbare Daten. Semesterenden, Vertragsabläufe und befristete Beschäftigungen sind gute Kandidaten für Inaktiv setzen am.
Kommunizieren Sie vor dem Deaktivieren. Nutzer verlieren bei der Deaktivierung sofort den Zugriff. Besonders bei Mitarbeitenden stimmen Sie sich mit HR oder Abteilungsleitungen ab.
Reaktivieren statt neu anlegen. Wenn jemand nach einer Beurlaubung zurückkehrt, reaktivieren Sie den bestehenden Datensatz, um die Historie zu erhalten. Ein doppelter Nutzer zersplittert die Daten.
Prüfen Sie ausstehende Einladungen. Nutzer im Status Ausstehende Einladung können ebenfalls deaktiviert werden, wenn eine Einladung vor der Aktivierung zurückgezogen werden soll.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Wie vermeiden
Deaktivierter Nutzer erscheint weiterhin in Gruppen oder Kohorten	Erwartet — die Mitgliedschaft bleibt erhalten. Entfernen Sie sie separat aus Gruppen, wenn sie nicht mehr angesprochen werden sollen
Nutzer kann sich nach Reaktivierung nicht anmelden	Bestätigen Sie, dass der Status Aktiv zeigt; wenn die Einrichtung nie abgeschlossen wurde, nutzen Sie Sofort aktivieren & einladen
Geplante Änderung wurde nicht ausgelöst	Prüfen Sie, ob das Datum verstrichen ist und die Änderung nicht im Statusmenü abgebrochen wurde

FAQ

Entfernt die Deaktivierung den Nutzer aus seiner Kohorte?

Die Deaktivierung sperrt den Zugriff; sie schreibt den Nutzer nicht von selbst aus einer Kohorte aus. Verwalten Sie die Einschreibung separat, wenn der akademische Status das erfordert.

Reicht die Deaktivierung für einen DSGVO-Löschantrag?

Die Deaktivierung schränkt die Verarbeitung ein, indem sie den Zugriff sperrt. Ob Löschung oder weitere Schritte erforderlich sind, hängt von Ihrer Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsrichtlinien und dem konkreten Antrag ab. Konsultieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten; nutzen Sie Einen Nutzer löschen nur, wenn die dauerhafte Entfernung angemessen ist.

Kann ich einen Superadmin deaktivieren?

Statusänderungen folgen demselben Berechtigungsmodell. Superadmin-Konten haben zusätzliche Schutzmaßnahmen beim Löschen — siehe Einen Nutzer löschen.