Formularvorlagen

Wiederverwendbare Feldlayouts für Bewerbungsformulare in den Einstellungen verwalten, um Formulare schneller zu erstellen — und verstehen, wie sich Vorlagen vom Fragenkatalog unterscheiden.

Vorlagen für Bewerbungsformulare sind einrichtungsweite Feldlayouts in den Einstellungen. Wenn Sie ein neues Bewerbungsformular erstellen in einem Bewerbungsprogramm, können Sie von einer Vorlage statt von einem leeren Formular-Builder starten — Fuxam füllt das neue Formular mit den Feldern der Vorlage vor, sodass Sie Kohorten, Fristen und Katalogblöcke anpassen statt gängige Fragen von Grund auf neu aufzubauen.

Vorlagen lösen ein anderes Problem als der Fragenkatalog. Vorlagen geben Ihnen einen Startpunkt bei der Formularerstellung; Katalogblöcke geben Ihnen laufende Synchronisierung über aktive Formulare hinweg. Beides zu verstehen — und wann welches zu nutzen ist — ist zentral für effizientes Management von Zulassungsformularen.

Warum das wichtig ist

In jedem Aufnahmezyklus erstellen Zulassungsteams neue Formulare: neue Kohorten, angepasste Fristen, gelegentlich neue Programme. Viel der Feldstruktur wiederholt sich — Kontaktdaten, Motivationsschreiben, Dokument-Upload-Felder. Ohne Vorlagen bauen Administratoren identische Layouts manuell neu auf oder duplizieren alte Formulare und entfernen unerwünschte Konfiguration.

Vorlagen standardisieren dieses Startlayout einrichtungsweit. Eine gut gepflegte Vorlagenbibliothek bedeutet, dass ein neues Formular mit geprüften Feldtypen, sinnvollen Bezeichnungen und einheitlicher Abschnittsstruktur beginnt — das verkürzt die Einrichtung und senkt das Risiko, dass das Formular eines Programms ein Feld auslässt, das andere enthalten. Vorlagen ersetzen kein durchdachtes Formular-Design: Sie weisen weiterhin Kohorten zu, aktivieren Katalogblöcke, konfigurieren die Plattformzuordnung und vorschauen vor der Veröffentlichung.

Wie es zusammenhängt

Vorlagen liegen in den Einstellungen, getrennt von der OrgHub-Formularverwaltung. Bei der Formularerstellung kopiert die Auswahl einer Vorlage deren Felder in einen neuen Entwurf. Danach ist das Formular unabhängig — das Bearbeiten der Vorlage ändert bestehende Formulare nicht. Für Inhalte, die über Formulare hinweg synchron bleiben müssen, nutzen Sie den Fragenkatalog.

Die Portaleinstellungsseite Vorlagen für Bewerbungsformulare dokumentiert dieselbe Funktion aus Sicht der Einstellungsnavigation.

Wichtige Begriffe

Vergleich: Vorlagen und Katalogblöcke

Viele Einrichtungen nutzen beides: eine Vorlage für das Basis-Layout der eigenen Felder plus Katalogblöcke für einrichtungsweite Abschnitte wie Erklärungen oder Dokument-Checklisten.

Formularvorlagen öffnen

Zum Anzeigen von Vorlagen ist die Berechtigung zum Anzeigen von Bewerbungsprogrammen nötig. Zum Erstellen oder Bearbeiten von Vorlagen ist die Berechtigung zum Erstellen oder Bearbeiten von Bewerbungsprogrammen nötig.

Vorlage erstellen

Vorlagenfelder unterstützen dieselben Typen wie der Formular-Builder: Text, E-Mail, Telefon, Datum, Langer Text, Zahl, Dropdown, Kartenauswahl, Radio, Kontrollkästchen und Datei-Upload. Bauen Sie das Layout, mit dem jedes neue Formular eines Typs starten soll — programmspezifische Felder können Sie nach dem Anwenden der Vorlage jederzeit ergänzen.

Vorlage beim Erstellen eines Formulars nutzen

Nach der Erstellung ist das Formular ein normaler Entwurf im Formular-Builder. Aktivieren Sie Blöcke des Fragenkatalogs, konfigurieren Sie die Plattformzuordnung, setzen Sie Pflichtregeln und veröffentlichen Sie, wenn bereit. Vorlagenfelder und Katalogblock-Felder können im selben Formular zusammen existieren.

Vorlagen duplizieren oder löschen

Über die Zeilenaktionen der Vorlagentabelle:

• Duplizieren — Vorlage als Startpunkt für eine Variante kopieren.
• Löschen — Vorlage entfernen. Bestehende Formulare, die aus der Vorlage erstellt wurden, sind nicht betroffen.

Duplizieren ist nützlich, wenn zwei Programme nahezu identische Startlayouts mit kleinen Unterschieden brauchen — kopieren, anpassen und unter einem neuen Vorlagennamen speichern.

Best Practices

• Vorlagen für Struktur, Katalog für gemeinsame Inhalte — Wiederholbare Live-Abschnitte in den Katalog; Basis-Skelette eigener Felder in Vorlagen.
• Nicht erwarten, dass Vorlagenbearbeitungen bestehende Formulare aktualisieren — Muss eine Feldbeschriftung auf allen Live-Formularen ändern, Katalogblöcke aktualisieren oder jedes Formular direkt bearbeiten.
• Vorlagen mit Programm-Veröffentlichungsablauf kombinieren — Ein vorlagenbasiertes Formular braucht weiterhin Kohortenzuweisung, Vorschau, Formularveröffentlichung und Veröffentlichung des Bewerbungsprogramms.
• Vorlagen saisonal prüfen — Veraltete Vorlagen entfernen, damit das Dropdown für Formularersteller überschaubar bleibt.

Häufige Fallstricke

• Annehmen, Vorlagen enthalten Katalogblöcke — Vorlagen kopieren nur eigene Felder. Katalogblöcke separat im Formular-Builder aktivieren.
• Falsche Vorlage bei der Erstellung wählen — Die Vorlagenauswahl erfolgt im Blatt Formular erstellen. Das Startlayout später zu ändern bedeutet manuelles Bearbeiten der Felder oder ein neues Formular.
• Formulare duplizieren, wenn eine Vorlage reichen würde — Das Duplizieren eines bestehenden Formulars kopiert programmspezifische Konfiguration (Kohorten, Fristen, Veröffentlichungskontext). Vorlagen sind sauberer für eine neue Aufnahme mit derselben Feldstruktur.

FAQ

Verwandte Seiten