Programm archivieren

Ein Bewerbungsprogramm deaktivieren oder dauerhaft löschen, wenn ein Zulassungszyklus endet, und historische Daten je nach Bedarf erhalten oder entfernen.

Wenn ein Zulassungszyklus endet, archivieren Sie das Bewerbungsprogramm, damit es nicht mehr als aktiv erscheint und keine neuen öffentlichen Einreichungen annimmt. Archivieren ist die letzte Phase des Lebenszyklus eines Bewerbungsprogramms — nach Erstellen, Konfigurieren und Veröffentlichen.

Fuxam Apply bietet zwei Wege: Deaktivieren (empfohlen), das das Programm auf Inaktiv setzt und alle Formulare und Einreichungen erhält, und dauerhaft löschen, das Programm und Formulare vollständig entfernt. Wählen Sie danach, ob Sie langfristigen Zugriff auf den Aufnahme-Datensatz in OrgHub und Bewerber brauchen.

Warum das wichtig ist

Geschlossene Aufnahmen als Aktiv zu belassen, überlädt Administratoransichten, riskiert versehentliche neue Einreichungen, wenn Formulare öffentlich bleiben, und verwirrt Berichtsfilter. Sauberes Archivieren trennt laufende Zyklen von historischen — so wie Hochschulen Aufnahmezeiten schließen und Akten für Audit, Akkreditierung und laufende Einschreibung angenommener Kandidaten behalten.

Deaktivieren bewahrt die gesamte Spur: welche Formulare genutzt wurden, wer sich beworben hat und welche Entscheidungen erfasst wurden. Löschen ist nur sinnvoll, wenn ein Programm irrtümlich erstellt wurde und keine Einreichungen enthält, die Sie behalten müssen.

Wie es zusammenhängt

Archivieren ersetzt nicht die Bewerberbearbeitung. Bevor Sie eine Aufnahme schließen, beenden oder übergeben Sie verbleibende Arbeit unter Bewerber — Einreichungen prüfen, annehmen oder ablehnen und angenommene Kandidaten Richtung Einschreibung in Studiengänge und Kohorten führen.

Der übergeordnete Trichter Fuxam Apply läuft weiter: archivierte Programme speisen das öffentliche Portal nicht mehr, eingeschriebene Studierende folgen aber CMS- und Nutzerverwaltungs-Abläufen.

Wichtige Begriffe

Deaktivieren (empfohlen)

Deaktivieren setzt das Programm auf Inaktiv, ohne historische Daten zu löschen:

Inaktive Programme behalten alle Formulare und Bewerber-Einreichungen. Administratoren können historische Bewerber weiterhin in den Tabs Ausstehend und Angenommen prüfen.

Empfohlene Schließsequenz

Für ein sauberes Ende des Zyklus:

1. Neue Bewerbungen stoppen — auf die Einreichungsfrist warten oder sie nur verlängern, wenn die Richtlinie verspätete Einreichungen erlaubt.
2. Verbleibende Akten bearbeiten — den Tab Ausstehend unter Bewerber leeren oder offene Fälle neu zuweisen.
3. Formulare unveröffentlichen oder auf Privat setzen — blockiert direkte Formular-URLs.
4. Programm auf Inaktiv setzen — entfernt die Aufnahme aus aktiven Administratorfiltern und dem öffentlichen Browse für verknüpfte Programme.
5. Prüfen — bestätigen, dass der Filter Status das Programm nur unter Inaktiv zeigt.

Dauerhaft löschen

Um ein Programm vollständig zu entfernen:

Löschen erfordert die Berechtigung zum Löschen von Bewerbungsprogrammen. Programme mit Abhängigkeiten können am Löschen scheitern — prüfen Sie die Fehlermeldung und lösen Sie verknüpfte Daten zuerst.

Deaktivieren vs. Löschen — Entscheidungsleitfaden

Best Practices

• Standardmäßig deaktivieren, nicht löschen — bewahrt Audit-Spuren und lässt Mitarbeitende Monate später auf Bewerberanfragen antworten.
• Formulare vor dem Deaktivieren des Programms schließen — verhindert Randfälle, in denen Direktlinks noch Entwürfe annehmen.
• Bewerber-Pipeline zuerst abschließen — siehe Bewerbung prüfen vor dem Löschen; abgelehnte und angenommene Datensätze können für Berichte noch relevant sein.
• Neues Programm für den nächsten Zyklus erstellen — ein deaktiviertes Programm nicht für ein anderes Jahr wiederverwenden, es sei denn, Ihr Prozess erlaubt das ausdrücklich; ein frisches Erstellen hält Fristen und Formulare klar getrennt.
• Mit CMS-Archivierung abstimmen — wenn ein Studiengang in FuxamCMS archiviert wird, verknüpfte Bewerbungsprogramme separat prüfen; Apply-Archivierung ist unabhängig.

Häufige Fallstricke

• Inaktives Programm mit öffentlichen Formularen — Deaktivieren allein blockiert direkte Formularlinks möglicherweise nicht; unveröffentlichen oder auf Privat setzen.
• Löschen mit offenen Einreichungen — kann wegen Abhängigkeiten scheitern oder Daten entfernen, die Sie noch brauchen.
• Schnellbearbeitung für Aktiv nutzen — Deaktivieren erfordert die volle Seite Bearbeiten, nicht das Schnellbearbeitungsblatt der Symbolleiste.
• Annehmen, Archiv entfernt Bewerber aus Bewerber — deaktivierte Programme behalten Einreichungen in den Tabs Ausstehend und Angenommen zur historischen Prüfung.

Erforderliche Berechtigungen

FAQ

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