Der Zulassungstrichter

Wie eine Bewerbung durch Fuxam Apply läuft — die fünf Phasen von der Konfiguration bis zur Einschreibung, die Bewerbungsstatus und die häufigen Übergänge.

Der Zulassungstrichter ist der Weg, den jede Bewerbung in Fuxam Apply nimmt — von der Konfiguration und dem öffentlichen Apply-Portal über Prüfung und Entscheidung durch die Mitarbeitenden bis zu Enrolled. Mitarbeitende bearbeiten den Trichter unter Campus-Management → Applications (nur sichtbar, wenn Application Management für Ihre Institution aktiviert ist).

Warum das wichtig ist

Zulassung ist kein einzelner Klick, sondern ein geregelter Trichter: Aufnahmezeiträume, strukturierte Fragebögen, mehrstufige Prüfung, bedingte Angebote, Verträge und schließlich die Zuordnung zu einer Kohorte. Apply hält Konfiguration, Bewerberdaten, Entscheidungen und Benachrichtigungen in einem System, statt in verstreuten Tabellen und E-Mail-Ketten. Statusänderungen sagen Bewerbern, wo sie stehen, lösen Prüf-E-Mails zum richtigen Zeitpunkt aus und zeigen Kollegen, welche Akten Aufmerksamkeit brauchen.

Bevor Sie beginnen

Voraussetzung	Detail
Application Management	Für Ihre Institution aktiviert. Siehe Apply-Portal-Einstellungen.
Berechtigungen	Je nach Aufgabe die Berechtigung, Bewerbungsprogramme und Formulare einzusehen, oder einzelne Bewerbungseinreichungen in Nutzerprofilen.
Studiengänge und Kohorten	Müssen für die geplanten Aufnahmen existieren. Siehe Studiengänge und Kohorten.

Die fünf Phasen

Ein typischer Weg durch Apply sieht so aus:

Konfigurieren — Application Management aktivieren, Portal-Branding setzen, Bewerbungsprogramme verknüpft mit Studiengängen anlegen, Bewerbungsformulare erstellen und veröffentlichen, und die Apply-Portal-URL unter Apply-Portal-Einstellungen teilen.

Bewerben — Bewerber durchsuchen Programme im öffentlichen Portal, wählen eine Aufnahme-Kohorte, füllen das Formular aus (optional mit Entwurf speichern) und reichen ein. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail und können Einreichungen unter My Submissions verfolgen.

Prüfen — Mitarbeitende öffnen den Bereich Bewerber, filtern den Tab Pending, prüfen Feldantworten, fordern Änderungen an bei Bedarf und kommunizieren außerhalb automatischer E-Mails, wenn sinnvoll.

Entscheiden — Prüfer nehmen an oder lehnen ab, setzen Status wie Conditionally accepted und führen Bewerber durch Stufen bis zu Accepted oder Rejected.

Einschreiben — Nach Erfüllung der Bedingungen (Studienvertrag, Dokumente usw.) wechselt der Status zu Enrolled, was Nutzerbereitstellung und Kohortenzuweisung auslösen kann — die Übergabe von Zulassung an Nutzerverwaltung und Studiengänge und Kohorten.

Nicht jede Einreichung durchläuft jeden Status. Ihre Institution kann Stufen überspringen, Conditionally accepted vor Accepted nutzen oder den Bereich Pending requirements (sofern sichtbar) für offene Punkte verwenden.

Bewerbungsstatus

Typischer Fortschritt (Ihre Institution kann Stufen überspringen oder umordnen):

Status	Bedeutung
Draft	Bewerber hat begonnen, aber noch nicht eingereicht
Pending	Wartet auf erste Bearbeitung
Submitted	Bewerbung eingegangen, noch nicht in Prüfung
In review	Zulassungsteam bewertet die Einreichung
Needs update	Bewerber muss Antworten korrigieren oder ergänzen
Conditionally accepted	Angenommen unter Bedingungen (Dokumente, Vertrag usw.)
Accepted	Angebot erteilt
Enrolled	Bewerber in Kohorte / Institution eingeschrieben
Rejected	Bewerbung abgelehnt
Withdrawn	Bewerber hat zurückgezogen

Häufige Übergänge

Von	Häufige nächste Stufen	Hinweise
Draft / Pending	Submitted (Aktion des Bewerbers)	Mitarbeitende setzen diese selten, außer zur Datenkorrektur.
Submitted	In review	Signalisiert, dass die Bewertung begonnen hat.
In review	Needs update, Accepted, Rejected, Conditionally accepted	Entscheidungs- oder Korrekturzweig.
Needs update	Submitted (nach erneuter Einreichung)	Bewerber bearbeitet berechtigte Felder.
Conditionally accepted	Accepted, Enrolled	Bedingungen erfüllt → fortschreiten.
Accepted	Enrolled	Kann Vertrags-/Kohorten-Dialoge auslösen.
Jede aktive Stufe	Withdrawn	Vom Bewerber initiiert oder von Mitarbeitenden gemäß Richtlinie erfasst.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ändern eines Status finden Sie unter Zur nächsten Stufe wechseln; um mehrere Bewerber gleichzeitig zu ändern, siehe Bewerbungen massenhaft verarbeiten.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Was passiert	Was zu tun ist
Enrolled gesetzt, bevor das Onboarding abgeschlossen ist	Enrolled kann Kontoerstellung und Kohortenzuweisung auslösen	Zuerst den Studienvertrag prüfen (siehe Warnung unter Annehmen oder ablehnen)
Veraltete Submitted-Akten	Hochvolumige Aufnahmen stauen sich ohne Triage	Massenhaft nach In review verschieben, um aktive Bearbeitung zu zeigen
E-Mail für jeden Status erwarten	Prüf-E-Mails werden für Draft oder Pending nicht gesendet	Manuell kommunizieren, wenn der Bewerber von Ihnen hören soll
Eingeschriebene Bewerber massenhaft ändern	Einreichungen mit Enrolled werden bei Massenänderungen übersprungen	Einzeln bearbeiten

FAQ

Können wir benutzerdefinierte Stufennamen definieren?

Die Pipeline verwendet feste Bewerbungsstatuswerte. Ihr Prozess wird auf diese Statuswerte abgebildet; Sie können keine beliebigen Stufennamen über die unterstützte Menge hinaus hinzufügen.

Wo erscheinen angenommene Bewerber in der Tabelle?

Angenommene und eingeschriebene Einreichungen erscheinen auf dem Tab Accepted der Bewerber-Liste sowie in Statusfiltern unter Pending, wenn sie noch mitten in der Pipeline sind.

Was passiert bei Enrolled?

Der Status Enrolled zeigt an, dass der Bewerber in die Kohorte oder Institution platziert ist. Das kann je nach Konfiguration Nutzerkonto-Bereitstellung, Abschluss des Studienvertrags und Zuweisung von Systemcodes auslösen.