Dokumente verwalten
Smart-Document-Vorlagen in den Einstellungen verwalten, erzeugte PDFs auf Nutzerprofilen prüfen, Berechtigungen verstehen und ausfüllbare Workflows unter Kontrolle halten.
Das Verwalten von Smart Documents umfasst zwei Oberflächen: die Vorlagenverwaltung unter Einstellungen → Dokumente (was Ihre Institution erzeugen kann) und erzeugte Dateien auf Nutzerprofilen und Studierenden-Dashboards (was bereits produziert wurde). Administratorinnen und Administratoren pflegen Vorlagenkatalog, Standards und Self-Service-Regeln in den Einstellungen; Nutzerverwaltung und Endnutzer interagieren mit den resultierenden PDFs über OrgHub oder Dashboard → Verwaltung → Dokumente.
Warum das wichtig ist
Ohne laufende Vorlagenhygiene sehen Mitarbeitende überfüllte Dropdowns, veraltete Einschreibungs-PDFs und blockierte Löschungen, wenn Self-Service-Verknüpfungen noch auf ausgemusterte Designs zeigen. Ohne profilbezogene Verwaltung stapeln sich erzeugte Zertifikate ohne klaren Weg zum Anzeigen, Herunterladen oder Entfernen hochgeladener Anhänge. Diese Seite verbindet Konfiguration und Ausgabe, damit Studienbüros und Studierendenservices wissen, wo sie in jeder Phase nachsehen.
Wie es zusammenpasst
Vorlagenarbeit verbindet sich mit Erstellen, Bearbeiten und Eine Dokumentvorlage verwenden. Die Ausgabe liegt auf Profilen, die über die Nutzerverwaltung geöffnet werden, und für Studierende auf dem Tab Verwaltung. Abschnitte für Studienverträge und Zertifikate passen zur Einschreibung unter Studiengänge und Kohorten — siehe Studienverträge und Zertifikate. Dokumentation zur Krankenversicherung (GKV-XML-Meldungen) wird separat auf dem Tab Krankenkasse verwaltet — Smart Documents behandeln PDF-Unterlagen auf dem Tab Dokumente.
So verwalten Sie Vorlagen in den Einstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente.
Prüfen Sie die Vorlagentabelle — jede Zeile zeigt Vorlagennamen, Objekttyp, Anzahl zugeordneter Felder und Aktionen.
Nutzen Sie bei Bedarf Als Standard festlegen, Umbenennen oder Bearbeiten (siehe Ein Dokument bearbeiten).
Löschen Sie nicht mehr benötigte Vorlagen mit der Zeilenaktion Löschen. Entfernen Sie zuerst Self-Service- oder Studienvertragsverknüpfungen, wenn das Löschen blockiert ist.
Verwandte Abschnitte auf derselben Seite verwalten Self-Service-Dokumente, Studienvertragsvorlagen und Zertifikatvorlagen, wenn diese Funktionen für Ihre Institution aktiviert sind.
Referenz Vorlagentabelle
| Spalte / Aktion | Bedeutung |
|---|---|
| Vorlagenname | Kennung in Listen und Erzeugungsdialogen |
| Objekttyp | Nutzer, Modul, Curriculum, Raum oder Zertifikat |
| Felder | Anzahl der Felder, die Sie auf der Vorlage zugeordnet haben |
| Als Standard festlegen | Wählt die Vorlage in unterstützten Erzeugungsabläufen voraus |
| Umbenennen | Aktualisiert nur den Anzeigenamen |
| Bearbeiten | Öffnet den Dokumenteneditor für Zuordnungsänderungen |
| Löschen | Dauerhafte Entfernung, wenn nicht anderweitig referenziert |
So zeigen Sie erzeugte Dokumente einer Person an
Öffnen Sie OrgHub → Nutzerverwaltung → [Nutzer] → Dokumente.
Durchsuchen Sie Smart Documents, Zugewiesene ausfüllbare Dokumente, Hochgeladene Dateien und — wenn aktiviert — Studienverträge oder Zertifikate.
Nutzen Sie Anzeigen, um den In-App-Dokumentenviewer zu öffnen, oder Herunterladen, um das PDF lokal zu speichern.
Bei hochgeladenen Dateien können Administratorinnen und Administratoren mit Berechtigung zum Bearbeiten von Nutzerdokumenten Dokumente über das Zeilenaktionsmenü entfernen.
Ausfüllbare Zuweisungen zeigen eine Status-Spalte (ausstehend, abgeschlossen, signiert) und unterstützen das Anfordern der Fertigstellung durch die Person, wenn Signaturen erforderlich sind.
Der Tab Dokumente erfordert die Berechtigung, Nutzerdokumente anzuzeigen, und die Funktion Smart Documents muss für Ihre Institution aktiviert sein. Andere Profil-Tabs derselben Person — Studiengang, Studiengebühren, Krankenversicherung — stammen aus verwandten CMS-Bereichen, sind aber vom Speicherort der Smart-Document-PDFs getrennt. Siehe Einen Nutzer anzeigen für die vollständige Tab-Matrix.
Dokumentenliste für Endnutzer
Nutzer mit Zugang sehen berechtigte Self-Service-Vorlagen und ihre erzeugten Dateien unter Dashboard → Verwaltung → Dokumente. Verfügbare Einträge hängen von rollenbasierten Self-Service-Regeln in den Einstellungen ab. Das ist das studierendenseitige Gegenstück zur Administratorerzeugung — dieselben zugeordneten Vorlagen, anderer Einstiegspunkt.
Massen-Dokumentenanforderungen
Wenn Smart Documents aktiviert ist, können Massenaktionen der Nutzertabelle Dokument anfordern enthalten (neben Krankenversicherung Massenanforderung, wenn Krankenversicherung aktiv ist). Nutzen Sie die Massenanforderung, wenn viele Nutzer dasselbe ausfüllbare oder erzeugte Dokument während Aufnahme- oder Compliance-Kampagnen brauchen. Vollständiges Kapitel: Dokumente in Masse erzeugen.
Berechtigungsübersicht
| Aktion | Typischer benötigter Zugang |
|---|---|
| Einstellungsvorlagen öffnen | Berechtigung, Nutzer zu lesen (Zugang zur Einstellungsseite) |
| Nutzer-Tab Dokumente öffnen | Berechtigung, Nutzerdokumente anzuzeigen |
| Hochgeladene Nutzerdateien löschen | Berechtigung, Nutzerdokumente zu bearbeiten oder zu löschen (rollenspezifische Löschregeln gelten) |
| Ausfüllbare Zuweisungen verwalten | Berechtigung, Nutzerdokumente anzuzeigen, plus Dokument-Workflow-Rechte für Ihre Rolle |
Rollenprofileinstellungen unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen können den Tab Dokumente ausblenden, auch wenn Berechtigungen existieren. Siehe Berechtigungen und Funktionen dazu, wie das Feature-Paket Smart Documents die Sichtbarkeit steuert.
Datenschutz und Aufbewahrung (Orientierung)
Erzeugte PDFs sind Downloads personenbezogener (und manchmal vertraglicher) Daten:
- Beschränken Sie Dokumentberechtigungen auf Mitarbeitende, die sie brauchen.
- Bevorzugen Sie das Deaktivieren von Nutzern gegenüber dem Löschen, wenn die Dokumenthistorie erhalten bleiben muss.
- Löschen Sie hochgeladene oder erzeugte Dateien vom Profil nur, wenn Ihre Aufbewahrungsrichtlinie es erlaubt.
- Behandeln Sie Desktop-Downloads nicht als System of Record — der Profil-Tab Dokumente ist es.
Best Practices
- Vorlagentabelle in jedem Aufnahmezyklus prüfen. Ersetzen Sie ausgemusterte Designs mit Löschen, nachdem Self-Service- und Studienvertragsbezüge entkoppelt sind.
- Standards für Vorlagen mit hohem Volumen nutzen. Als Standard festlegen bei der Standard-Einschreibungsbescheinigung reduziert Auswahlfehler.
- Ausfüllbaren Status prüfen, bevor Sie Studierende nachfassen. Ausstehend versus signiert unter Zugewiesene ausfüllbare Dokumente zeigt, wer noch eine Signatur schuldet.
- GKV- und PDF-Workflows getrennt halten. Exmatrikulationsmeldungen an Krankenkassen laufen über Exmatrikulationen exportieren; Bestätigungsschreiben an Studierende können weiterhin Smart Documents auf demselben Profil sein.
- Deaktivieren dem Löschen von Nutzern vorziehen. Wenn jemand geht, erhält Deaktivieren die Dokumenthistorie; das Löschen der Person entfernt ihren Datensatz dauerhaft.
- Nach Vorlagenbearbeitungen bewusst erneut erzeugen. Alte Dateien bleiben; neue Formulierungen brauchen eine neue Erzeugung — Ein Dokument bearbeiten.
Häufige Fallstricke
| Fallstrick | Was tun |
|---|---|
| Löschen einer Vorlage blockiert | Self-Service- oder Studienvertragskonfiguration entfernen, die diese Vorlage referenziert |
| Erzeugtes PDF nicht gefunden | Abschnitte Smart Documents versus Hochgeladene Dateien auf dem Nutzer-Tab Dokumente prüfen |
| Studierende sieht keine Self-Service-Einträge | Self-Service-Regeln, Rollenberechtigung und Sichtbarkeit des Tabs Verwaltung prüfen |
| Falsche Vorlagen-Feldanzahl | Bearbeiten im Editor erneut öffnen — Felder sollte zu den zugeordneten Feldern auf der Vorlage passen |
| Versicherungsmitteilungen unter Dokumente gesucht | Für GKV-XML-Historie den Tab Krankenkasse nutzen |
FAQ
Wo liegen erzeugte PDFs?
Auf dem Nutzerprofil unter Dokumente — Smart Documents für erzeugte Ausgabe, Hochgeladene Dateien für manuelle Anhänge. Endnutzer sehen ihre Self-Service-Ergebnisse auch unter Dashboard → Verwaltung → Dokumente.
Kann ich eine gelöschte Vorlage wiederherstellen?
Das Löschen ist dauerhaft. Bewahren Sie eine Kopie des Quell-PDFs offline auf oder duplizieren Sie Vorlagen vor größeren Änderungen mit Mit Vorlage starten, wenn Sie einen Ersatz anlegen.
Erscheinen Studienverträge in der Hauptvorlagentabelle?
Wenn die Gebührenverwaltung aktiviert ist, können Studienvertragsvorlagen in einem eigenen Abschnitt unter Einstellungen → Dokumente sowie auf dem Nutzer-Tab Dokumente erscheinen. Verwaltungsaktionen folgen denselben Mustern Bearbeiten und Löschen wie in Ein Dokument bearbeiten. Details: Studienverträge und Zertifikate.
Wer kann Dateien von einem Profil löschen?
Administratorinnen und Administratoren brauchen die Berechtigung, Nutzerdokumente zu bearbeiten oder zu löschen, und rollenspezifische Löschregeln gelten weiterhin. Erzeugte Smart Documents und hochgeladene Dateien können unterschiedliche Zeilenaktionen haben — prüfen Sie das Menü in jedem Abschnitt.