Fragenkatalog verwalten

Wiederverwendbare Fragenblöcke erstellen und pflegen, die über Bewerbungsformulare synchronisiert werden — die institutionsweite Fragenbibliothek für die Zulassung.

Der Fragenkatalog speichert wiederverwendbare Fragenblöcke — benannte Fragenabschnitte, die Sie auf mehreren Bewerbungsformularen aktivieren können, ohne sie jedes Mal neu aufzubauen. Betrachten Sie ihn als die Zulassungs-Fragenbibliothek Ihrer Institution: Abschnitte zu persönlichen Daten, Dokumentenchecklisten oder rechtlichen Erklärungen einmal pflegen und dann auf jedem Formular aktivieren, das sie braucht.

Im Gegensatz zu Formularvorlagen, die ein Feldlayout einmal bei der Formularerstellung kopieren, bleiben Katalogblöcke live verknüpft. Wenn Sie einen Block aktualisieren und betroffene Formulare gespeichert oder erneut veröffentlicht werden, spiegelt der Katalog-Snapshot auf diesen Formularen Ihre Änderungen wider. Diese Synchronisierung macht den Katalog zum richtigen Ort für Inhalte, die über Programme und Aufnahmen hinweg konsistent bleiben müssen.

Warum das wichtig ist

Hochschulen betreiben viele Bewerbungsprogramme — Bachelor, Master, Weiterbildung, international —, aber vieles am Fragebogen ist geteilt. Ohne Katalog wird jedes Formular eine separate Kopie: Aktualisieren Sie Ihre DSGVO-Zustimmungstexte an einer Stelle, und sie bleiben überall sonst falsch. Der Fragenkatalog zentralisiert diese geteilten Inhalte, damit Zulassungsadministratoren eine maßgebliche Version pflegen.

Katalogblöcke verringern auch Inkonsistenzen bei der Prüfung. Wenn jedes Programm denselben Block Identitätsdokumente nutzt, sehen Gutachter dieselben Felder in derselben Reihenfolge während der Bewerbungsprüfung, unabhängig davon, welches Programm der Bewerber gewählt hat.

Einordnung

Der Katalog steht neben — nicht in — einzelnen Formularen. Administratoren pflegen Blöcke im Tab Fragenkatalog; Formular-Builder aktivieren Blöcke pro Formular in den Formulareinstellungen. Deaktivierte Blöcke erscheinen nie für Bewerber. Archivierte Blöcke sind bei der Einrichtung neuer Formulare ausgeblendet, bewahren aber die historische Nutzung.

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Fragenblock	Ein benannter Katalogeintrag mit einer oder mehreren Fragen — die Einheit, die Sie auf Formularen aktivieren.
Blockposition	Standardsortierreihenfolge, wenn der Block auf Formularen aktiviert ist.
Standardmäßig aktiviert	Wenn gesetzt, wird der Block auf neu erstellten Formularen automatisch aktiviert.
Pflicht auf Blockebene	Wenn am Katalogblock gesetzt, muss der gesamte Abschnitt ausgefüllt werden, wenn der Block auf einem Formular aktiviert ist.
Katalog-Snapshot	Die Kopie der Fragen eines Blocks, die auf einem Formular gespeichert wird, wenn gespeichert oder erneut veröffentlicht — so propagieren Updates.
Nutzungsanzahl	Wie viele Formulare einen Block referenzieren — in der Katalogtabelle angezeigt.
Archivieren	Blendet einen Block aus der Einrichtung neuer Formulare aus und bewahrt Blöcke, die bereits auf bestehenden Formularen genutzt werden.

Den Fragenkatalog öffnen

Gehen Sie zu OrgHub → Verwaltung → Bewerbungen.

Wählen Sie den Tab Fragenkatalog.

Die Tabelle listet alle Fragenblöcke Ihrer Institution einschließlich Nutzungsanzahlen und Archivstatus. Nutzen Sie diese Ansicht, um aktive Blöcke zu prüfen, ungenutzte Blöcke zu identifizieren und Updates vor einem neuen Aufnahmezyklus zu planen.

Einen Fragenblock erstellen

Wählen Sie Block hinzufügen in der Symbolleiste.

Geben Sie Name und optional Beschreibung ein. Wählen Sie einen Namen, den Gutachter im Formular-Builder und im Prüfungs-Detailblatt wiedererkennen.

Setzen Sie Blockposition — steuert die Standardsortierreihenfolge, wenn der Block auf Formularen aktiviert ist.

Optional Standardmäßig aktiviert (automatisch auf neuen Formularen aktivieren) oder Pflicht (Block muss beantwortet werden, wenn aktiviert) einschalten.

Wählen Sie Erstellen und öffnen Sie dann den Block-Editor, um einzelne Fragen hinzuzufügen.

Fragen in einem Block bearbeiten

Wählen Sie einen Blocknamen, um den Block-Editor zu öffnen.

Fügen Sie Fragen hinzu, ordnen oder entfernen Sie sie mit denselben Feldtypen wie im Formular-Builder.

Speichern Sie Änderungen. Updates gelten für Katalog-Snapshots auf Formularen, wenn diese Formulare gespeichert oder erneut veröffentlicht werden.

Der Block-Editor nutzt dieselben Fragetypen wie benutzerdefinierte Felder im Formular-Builder: Text, E-Mail, Telefon, Datum, Langer Text, Zahl, Dropdown, Kartenauswahl, Radio, Kontrollkästchen und Datei-Upload. Konsistenz zwischen Katalog und Builder bedeutet, dass Gutachter vertraute Feldtypen sehen, unabhängig davon, wo eine Frage definiert wurde.

Katalogfragen auf Formularen wiederverwenden

Beim Bearbeiten eines Bewerbungsformulars im Formular-Builder:

Öffnen Sie Formulareinstellungen oder den Katalogblock-Abschnitt.

Aktivieren Sie die benötigten Fragenblöcke und setzen Sie ihre Reihenfolge.

Markieren Sie Blöcke als Pflicht, wenn der gesamte Abschnitt ausgefüllt werden muss.

Formulare können mehrere Katalogblöcke mit benutzerdefinierten Feldern kombinieren. Deaktivierte Blöcke erscheinen nicht für Bewerber. Die Blockreihenfolge in den Formulareinstellungen bestimmt die Anzeigereihenfolge im Portal und im Vorschaudialog.

Blöcke archivieren und wiederherstellen

Wählen Sie einen oder mehrere Blöcke im Tab Fragenkatalog.

Wählen Sie Archivieren, um Blöcke aus der Einrichtung neuer Formulare auszublenden und die historische Nutzung zu bewahren.

Schalten Sie Archivierte anzeigen um, um archivierte Blöcke zu sehen, und wählen Sie dann Wiederherstellen, um sie zurückzuholen.

Archivieren ist dem Löschen vorzuziehen, wenn ein Block auf früheren Formularen genutzt wurde — es hält historische Einreichungen interpretierbar und verhindert, dass der Block in der Konfiguration neuer Formulare erscheint.

Best Practices

Blöcke nach Zweck benennen, nicht nach Programm — „Persönliche Daten“ skaliert über Programme; „MBA 2026 Essay“ gehört nicht in den Katalog.
Blöcke kohärent halten — Jeder Block sollte ein logischer Abschnitt sein, den Bewerber und Gutachter als Einheit ausfüllen oder bewerten können.
Nutzungsanzahlen prüfen — Blöcke mit null Nutzung können Archivkandidaten sein; stark genutzte Blöcke verdienen besondere Sorgfalt vor dem Bearbeiten.
Mit Vorlagen abstimmen — Katalogblöcke für synchronisierte Live-Inhalte; Formularvorlagen nur für einmalige Startlayouts.
Nach dem Aktivieren vorschauen — Nach dem Aktivieren von Blöcken auf einem Formular Ihr Formular vorschauen, um Reihenfolge und Inhalt vor dem Veröffentlichen zu prüfen.

Häufige Fallstricke

Kataloginhalte als benutzerdefinierte Felder duplizieren — Benutzerdefinierte Felder auf einem Formular synchronisieren nicht. Wenn mehrere Programme dieselben Fragen brauchen, einen Katalogblock nutzen.
Sofortige Propagation erwarten — Katalog-Updates erreichen Formulare, wenn diese Formulare gespeichert oder erneut veröffentlicht werden, nicht automatisch bei jedem geöffneten Formular.
Blöcke archivieren, die noch genutzt werden — Archivierte Blöcke verschwinden aus der neuen Einrichtung, bleiben aber auf Formularen, die sie bereits aktiviert haben. Kommunikation planen, wenn Sie einen Abschnitt aus aktiven Aufnahmen entfernen wollen.
Block-Pflicht mit Feld-Pflicht verwechseln — Block-Pflicht im Katalog gilt, wenn der Block aktiviert ist; einzelne Fragen im Block können im Block-Editor eigene Pflicht-Einstellungen haben.

FAQ

Worin unterscheidet sich der Katalog von Formularvorlagen?

Der Katalog hält Live-Fragenblöcke, die über Formulare synchronisiert werden, wenn gespeichert oder erneut veröffentlicht. Formularvorlagen in den Einstellungen liefern eine einmalige Feldlayout-Kopie beim Erstellen eines neuen Formulars — sie bleiben nicht verknüpft.

Kann ich denselben Block auf mehreren Formularen nutzen?

Ja. Aktivieren Sie den Block in den Formulareinstellungen jedes Formulars. Die Nutzungsanzahl in der Katalogtabelle zeigt, wie viele Formulare ihn referenzieren.

Verschwinden archivierte Blöcke aus veröffentlichten Formularen?

Nein. Archivieren blendet Blöcke aus der Einrichtung neuer Formulare aus. Formulare, die einen archivierten Block bereits aktiviert haben, behalten ihn, bis Sie ihn im Formular-Builder deaktivieren.