Smart Documents
PDF-Vorlagen mit zugeordneten Variablen für Zertifikate, Verträge, Einschreibungsbestätigungen, Transkripte und andere institutionelle Unterlagen — konfiguriert in den Einstellungen und erzeugt aus Nutzerprofilen.
Smart Documents sind PDF-Vorlagen mit zugeordneten Variablen (Platzhaltern), die Fuxam beim Erzeugen eines Dokuments mit aktuellen Daten ausfüllt. Institutionen konfigurieren Vorlagen unter Einstellungen → Dokumente, ordnen jedes Feld auf dem PDF einer Fuxam-Datenquelle zu und erzeugen ausgefüllte PDFs für einzelne Nutzer oder andere akademische Objekte. Typische Ausgaben sind Einschreibungsbescheinigungen, Studienverträge, Dienstvereinbarungen, Raumpläne, Kursabschluss-Zertifikate und Mitarbeitendenunterlagen, die mit den bereits in der Plattform vorliegenden Datensätzen übereinstimmen müssen.
Smart Documents liegen in der erweiterten FuxamCMS-Schicht neben Krankenversicherung und Zeiterfassung: Sie verwandeln strukturierte Institutionsdaten in offizielle Unterlagen, ohne parallele Word-Serienbrieffiles zu pflegen.
Warum das wichtig ist
Hochschulen stellen laufend formale Dokumente aus — Einschreibungsnachweise, Gebührenvereinbarungen, Abschlusszertifikate, Beschäftigungsbedingungen und compliancebezogene Schreiben. Wenn diese Dokumente manuell entstehen, kopieren Mitarbeitende aus Tabellen, riskieren veraltete Formulierungen und können schwer belegen, welcher Datensnapshot verwendet wurde. Smart Documents lösen das, indem jedes PDF-Feld zum Erzeugungszeitpunkt an maßgebliche Fuxam-Daten gebunden wird.
Das Ergebnis sind schnellere Studierendenservices, weniger Übertragungsfehler und eine klarere Audit-Spur: Jedes erzeugte PDF wird auf dem relevanten Nutzerprofil gespeichert (oder an den Workflow angehängt, der es angefordert hat), statt nur auf dem Desktop einer Person zu liegen.
Wie das in Fuxam zusammenpasst
Smart Documents verbinden die Vorlagenverwaltung in den Einstellungen mit der täglichen Arbeit in der Nutzerverwaltung, dem Studierenden-Self-Service auf dem Tab Verwaltung und — wo aktiviert — Studienvertrags- und Zertifikats-Workflows, die an Programme und Gebühren gebunden sind.
Konkrete Beziehungen:
- Nutzerverwaltung ist der Ort, an dem Mitarbeitende den Tab Dokumente einer Person öffnen, Smart Documents erzeugen und zugewiesene ausfüllbare Dateien prüfen. Profilfelder und benutzerdefinierte Spalten sind übliche Datenquellen für Vorlagen vom Typ Nutzer.
- Studiengänge und Kohorten liefern Einschreibungskontext — Programmname, Kohortenaufnahme, Curriculum-Zuordnung —, der in Nutzerdatensätze fließt und auf Einschreibungsbescheinigungen oder Studienverträgen erscheinen kann, wenn diese Funktionen aktiviert sind.
- Krankenversicherung behandelt gesetzliche GKV-XML-Meldungen (Meldegrund 20 und 30) über die Dakota-Integration; das ist ein eigener Compliance-Kanal neben Smart-Document-PDFs, beide hängen aber von genauen Nutzer- und Studienzeitdaten ab. Mitarbeitende können Smart Documents für interne Schreiben nutzen, während GKV-Exporte über den Versicherungs-Workflow laufen.
- Zeiterfassung speist periodenbezogene Felder auf Vorlagen, die Stunden, Abwesenheiten oder Plandaten für einen gewählten Datumsbereich melden.
- Tab Verwaltung ist der Ort, an dem berechtigte Studierende und Mitarbeitende Self-Service-Dokumente herunterladen, die in den Einstellungen konfiguriert sind.
Siehe auch FuxamCMS dazu, wie Smart Documents zu akademischer Struktur, Prüfungen und anderen erweiterten CMS-Bereichen stehen, und Berechtigungen und Funktionen dazu, wie Feature-Pakete und Rollen die Sichtbarkeit steuern.
Zentrale Begriffe
| Begriff | Definition |
|---|---|
| Vorlage | Ein benanntes PDF, hochgeladen unter Einstellungen → Dokumente, mit einem Objekttyp, der bestimmt, welche Fuxam-Datenschlüssel zur Zuordnung verfügbar sind. |
| Variable / Platzhalter | Ein Feld, das im Dokumenteneditor auf dem PDF platziert und einem Fuxam-Datenschlüssel zugewiesen wird (Standardattribut, benutzerdefiniertes Institutionsfeld oder objektspezifischer Schlüssel). |
| Objekttyp | Die Entität, für die die Vorlage gedacht ist: Nutzer, Modul, Curriculum, Raum oder Zertifikat. Das begrenzt, welche Felder Sie zuordnen können. |
| Dokumenteneditor | Der In-App-PDF-Editor, in dem Sie Felder platzieren, Datenschlüssel zuweisen und optional Feldbedingungen definieren. |
| Zugeordnete Felder | Die Menge der Felder, die Sie auf der Vorlage zugewiesen haben. Die Vorlagentabelle zeigt das als Felder-Anzahl. |
| Erzeugung | Zugeordnete Variablen gegen aktuelle Daten auflösen und ein ausgefülltes PDF erzeugen, meist aus einem Nutzerprofil oder einer Vorschaaktion in den Einstellungen. |
| Ausfüllbares Dokument | Ein erzeugtes oder zugewiesenes PDF, bei dem die Empfängerin oder der Empfänger Felder ausfüllen oder signieren muss, bevor der Workflow abgeschlossen ist. |
| Self-Service-Dokument | Eine Vorlage vom Typ Nutzer, die an berechtigte Rollen gebunden ist, damit Endnutzer ihr eigenes PDF unter Dashboard → Verwaltung → Dokumente erzeugen können, ohne dass eine Administratorin oder ein Administrator jede Anfrage startet. |
Katalog üblicher Dokumenttypen
Hochschulen pflegen typischerweise eine kleine Bibliothek von Vorlagen für das akademische Jahr. Die Tabelle unten ist ein Fachkatalog häufiger Ausgaben — nicht jede Institution aktiviert jeden Typ, und Layouts gestalten Sie selbst. Nutzen Sie ihn, um zu entscheiden, welche Vorlagen zuerst angelegt werden und welcher Objekttyp passt.
| Dokumenttyp | Typischer Objekttyp | Was meist zugeordnet wird | Wann Mitarbeitende erzeugen |
|---|---|---|---|
| Einschreibungs- / Studienbescheinigung | Nutzer | Name, Matrikel- oder Studierenden-ID (oft eine benutzerdefinierte Spalte), Programm, Kohorte, Semesterdaten | Auf Anfrage für Behörden, Vermieter oder Arbeitgeber; Spitze bei der Aufnahme |
| Immatrikulations- / Semesterbescheinigung | Nutzer | Einschreibungsstatus, Programmname, Semester oder Organisationssemester | Beginn jedes Semesters oder auf Studierendenanfrage |
| Studienvertrag / Gebührenvereinbarung | Nutzer | Personendaten, Programm, Gebührenbedingungen, Signaturfelder | Nach Angebotsannahme / Einschreibung; siehe Studienverträge und Zertifikate |
| Kursabschluss-Zertifikat | Zertifikat | Name der Studierenden, Kurs- oder Modultitel, Ausstellungsdatum | Wenn ein Kurs oder ein Weiterbildungs-Track abgeschlossen ist |
| Transkript oder Notenauszug (PDF-Schreiben) | Nutzer | Name, Programm, ausgewählte akademische Zusammenfassungsfelder Ihrer Institution | Anfragen des Prüfungsamts oder Studienbüros — Layout und Inhalt sind institutionsdefiniert |
| Modul- oder Curriculumblatt | Modul oder Curriculum | Modulversion oder Curriculumstruktur aus der akademischen Struktur | Akkreditierungspakete, Programmhandbücher, interne Reviews |
| Raum- oder Einrichtungsplanblatt | Raum | Raumname, Standort, kapazitätsbezogene Attribute aus Räume | Einrichtungen oder Prüfungslogistik |
| Mitarbeitenden- oder Dienstvereinbarung | Nutzer | Beschäftigungs- oder Auftragnehmerfelder, oft benutzerdefinierte Spalten | HR- / Verwaltungs-Onboarding |
| Zeit- und Anwesenheitsübersicht | Nutzer | Zeiterfassungs-Periodenfelder für einen Berichtszeitraum | Lohnabrechnungs- oder Compliance-Perioden; siehe Zeiterfassung |
| Self-Service-Bescheinigung | Nutzer | Wie Einschreibungsbestätigungen, eingeschränkt nach Rolle | Studierende erzeugen vom Dashboard ohne Mitarbeitenden-Start |
Einzeln vs. Massenerzeugung
| Modus | Wo | Am besten für |
|---|---|---|
| Einzeln | OrgHub → Nutzerverwaltung → [Nutzer] → Dokumente | Eine Person, eine korrigierte Neuausgabe oder eine Prüfung vor dem Go-live |
| Massenanforderung | Nutzertabelle Massenaktionen → Dokument anfordern | Aufnahmekohorten, Compliance-Kampagnen, viele ausfüllbare Zuweisungen auf einmal |
| Self-Service | Dashboard → Verwaltung → Dokumente | Risikoarme, wiederholbare Bescheinigungen, die Studierende selbst erzeugen können |
Details: Eine Dokumentvorlage verwenden für Einzelzeugung, Dokumente in Masse erzeugen für Kohorten und Dokumentvariablen und Datenquellen dazu, was jedes Feld füllt.
In diesem Abschnitt
Ein Dokument erstellen
Eine PDF-Vorlage hochladen und den Objekttyp wählen.
Ein Dokument bearbeiten
Umbenennen, PDF ersetzen oder Editor erneut öffnen, um Zuordnungen zu aktualisieren.
Eine Dokumentvorlage verwenden
Variablen zuordnen und ein ausgefülltes PDF für eine Person oder ein Objekt erzeugen.
Dokumentvariablen und Datenquellen
Wie Studierenden-, Programm-, Kohorten- und Datumsfelder Vorlagen speisen.
Dokumente in Masse erzeugen
Dasselbe Dokument für viele Nutzer gleichzeitig anfordern.
Studienverträge und Zertifikate
Gebührenvereinbarungen und Kursabschluss-Zertifikate.
Dokumente verwalten
Vorlagen auflisten, ungenutzte entfernen und erzeugte PDFs herunterladen.
Rollen und Verantwortlichkeiten
| Rolle | Typische Nutzung |
|---|---|
| Institutionsadmins | Vorlagen hochladen, Variablen zuordnen, Self-Service-Zugang konfigurieren und Studienvertrags- oder Zertifikatsabschnitte unter Einstellungen → Dokumente verwalten. |
| Nutzerverwaltung | Dokumente für eine Person unter OrgHub → Nutzerverwaltung → Dokumente erzeugen, ausfüllbare Zuweisungen anfordern und Massenaktionen wie Dokument anfordern nutzen, wenn Smart Documents aktiviert ist. |
| Endnutzer | Zugewiesene ausfüllbare Dokumente herunterladen oder berechtigte Self-Service-PDFs unter Dashboard → Verwaltung → Dokumente erzeugen. |
Voraussetzungen
Smart Documents erfordern, dass die Funktion Smart Documents für Ihre Institution aktiviert ist. Nutzer brauchen die Berechtigung, Nutzerdokumente anzuzeigen, um den Tab Dokumente in der Nutzerverwaltung zu öffnen (und verwandte Rechte zum Erzeugen oder Signieren von Dokumenten). Der Zugang zur Einstellungsseite erfordert zusätzlich die Berechtigung, Nutzer zu lesen.
Datenschutzüberlegungen
Erzeugte PDFs enthalten oft personenbezogene Daten (Name, Adresse, Studierenden-ID) und manchmal sensible akademische oder vertragliche Bedingungen. Behandeln Sie Vorlagen und Ausgaben mit derselben Sorgfalt wie andere Studierendendaten:
- Felder minimieren. Ordnen Sie nur zu, was das Schreiben zeigen muss — ungenutzte Personendaten sollten nicht auf dem PDF erscheinen.
- Steuern, wer erzeugt und herunterlädt. Beschränken Sie Dokumentberechtigungen und den Tab Dokumente auf Rollen, die sie brauchen; siehe Berechtigungen und Funktionen.
- Self-Service vorsichtig einsetzen. Aktivieren Sie Self-Service nur für risikoarme Bescheinigungen, bei denen falsche Daten kein rechtliches Risiko erzeugen.
- Aufbewahrung. Erzeugte Dateien bleiben auf dem Nutzerprofil, bis sie entfernt werden — stimmen Sie Löschpraktiken mit der Aufbewahrungsrichtlinie Ihrer Institution ab. Bevorzugen Sie das Deaktivieren von Nutzern gegenüber dem Löschen, wenn Sie die Dokumenthistorie behalten müssen.
- Smart Documents nicht als Ersatz für gesetzliche Kanäle nutzen. GKV-Meldeverfahren und ähnliche rechtliche Exporte haben eigene geprüfte Wege.
Wo Sie starten
Ein typischer Rollout folgt dieser Reihenfolge:
- Ein Dokument erstellen — institutionelles PDF hochladen und den richtigen Objekttyp wählen.
- Dokumentvariablen und Datenquellen — entscheiden, welche Profil-, Programm- und Datumsfelder das Schreiben braucht.
- Eine Dokumentvorlage verwenden — Variablen im Dokumenteneditor zuordnen und die Erzeugung an einer Beispielperson testen.
- Self-Service-Dokumente auf der Einstellungsseite konfigurieren, wenn Studierende oder Mitarbeitende das PDF selbst erzeugen sollen.
- Für Kohorten Dokumente in Masse erzeugen nutzen.
- Dokumente verwalten — Vorlagenliste pflegen und erzeugte Dateien auf Nutzerprofilen prüfen.
Für laufende Änderungen an Namen, Standards oder Feldplatzierung nutzen Sie Ein Dokument bearbeiten statt doppelte Vorlagen anzulegen — und denken Sie daran, dass Bearbeitungen nicht rückwirkend sind.