Abwesenheiten und Salden
Abwesenheitstypen und Anträge, Urlaubsanspruch, Pausen versus Abwesenheiten sowie wie Salden und Saldo mit Zeitprotokollen und monatlichen PDF-Exporten erscheinen.
Abwesenheiten erfassen genehmigte oder beantragte Zeiten abseits der Arbeit—Urlaub, Krankheit oder andere institutionell definierte Typen—neben den täglichen Zeitprotokollen auf dem Nutzer-Tab Zeiterfassung. Zusammen mit dem Urlaubsanspruch und dem monatlichen Saldo geben sie Führungskräften einen Ort, an dem sowohl geleistete als auch nicht geleistete Stunden derselben Person sichtbar sind.
Diese Seite erklärt, wie Abwesenheiten zu erfassten Sitzungen stehen, was Salden in Fuxam bedeuten und wie Sie Abwesenheitsdaten vor Lohnabrechnungs- oder Audit-Export sauber halten. Sie ersetzt weder die Urlaubsrichtlinie Ihrer Institution noch nationale Regeln zu Krankheits- und Urlaubsabwesenheit.
Warum das wichtig ist
Arbeitszeitdokumentation ist unvollständig, wenn sie nur Einstempelungen zeigt. Auditorinnen, Lohnabrechnung und Führungskräfte müssen auch wissen warum ein Tag wenig oder keine erfasste Zeit hat: War die Person im Urlaub? Krank? Unentschuldigt? Abwesenheitstypen und Genehmigungsabläufe beantworten das in demselben Identitätsdatensatz wie die Stunden selbst.
Salden—besonders Urlaubsanspruch und der monatliche Saldo—verbinden dann die Tagesprotokolle mit längerfristiger Personalplanung. In der allgemeinen HR-Praxis liegen Urlaub und Zeitkonten nebeneinander, damit Überstunden, Minusstunden und Urlaub nicht doppelt gezählt oder stillschweigend ignoriert werden.
Wie es zusammenpasst
| Verwandter Bereich | Beziehung |
|---|---|
| Zeiteinträge verwalten | Abwesenheiten erscheinen in der Protokolltabelle; Führungskräfte genehmigen Anträge auf demselben Tab. |
| Arbeitszeitmodelle und erwartete Stunden | Modelle untermauern erwartete Stunden und Urlaubskontext. |
| Zeitdaten exportieren | Die PDF-Übersicht enthält Abwesenheitszusammenfassung und Urlaubssaldo-Kontext; Spalten können Abwesenheiten enthalten. |
| Auto-Stopp-Einstellungen | Der Schwellenwert für unentschuldigte Abwesenheit in den allgemeinen Einstellungen ist eine separate Benachrichtigungssteuerung—nicht dasselbe wie das Genehmigen eines Abwesenheitsantrags. |
| Nutzerverwaltung | Abwesenheiten liegen auf dem Nutzerprofil unter dem Tab Zeiterfassung. |
Zentrale Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Abwesenheitstyp | Institutionell definierte Kategorie von Abwesenheit (konfiguriert unter Einstellungen → Zeiterfassung). |
| Abwesenheitsantrag | Ein eingereichter Urlaubszeitraum, den Führungskräfte genehmigen oder ablehnen können, wenn sie Prüfrechte haben. |
| Urlaubsanspruch | Urlaubssaldo-Kontext, verknüpft mit den Modellen der Person auf dem Tab Zeiterfassung. |
| Pause | Eine Pause innerhalb einer Arbeitssitzung—keine Abwesenheit vom Arbeitsplatz für einen vollen Urlaubstag. |
| Schwellenwert für unentschuldigte Abwesenheit | Allgemeine Einstellung, die einen separaten Benachrichtigungsjob auslöst, wenn jemand ohne Entschuldigung abwesend erscheint—getrennt vom Abwesenheitsantrags-Workflow. |
| Saldo | Laufender Abgleich von erfassten versus erwarteten Stunden in den KPI der monatlichen PDF-Übersicht, neben Urlaubs- und Abwesenheitszusammenfassungen. |
Pausen, Abwesenheiten und unentschuldigte Benachrichtigungen
| Mechanismus | Wofür es ist | Was es nicht ist |
|---|---|---|
| Pause | Erholung oder Mittag während eines erfassten Arbeitstags | Ganztägiger Urlaub oder Krankmeldung |
| Abwesenheitsantrag | Formeller Urlaub eines definierten Typs mit Genehmigung | Ersatz für das Ausstempeln einer offenen Sitzung |
| Schwellenwert für unentschuldigte Abwesenheit | Löst Benachrichtigungen aus, wenn Abwesenheit unerklärt sein kann | Automatische Genehmigung oder Erstellung eines Abwesenheitsdatensatzes |
Abwesenheitstypen und Konfiguration
Institutionsadmins definieren Abwesenheitstypen unter Einstellungen → Zeiterfassung neben Arbeitszeitmodellen und Zeitstempel-Vorlagen. Typen sollten Ihr HR-Vokabular widerspiegeln, damit Mitarbeitende und Führungskräfte beim ersten Mal die richtige Kategorie wählen.
Genaue Typnamen und Felder sind institutionspezifisch. Rahmen Sie neue Typen als Richtlinienentscheidungen ein; erfinden Sie keine Typen, die Ihr Einstellungsbildschirm nicht vorsieht.
So prüfen Sie Abwesenheiten einer Person
Öffnen Sie OrgHub → Nutzerverwaltung und wählen Sie die Person.
Öffnen Sie den Tab Zeiterfassung.
Prüfen Sie Abwesenheitsanträge auf Einträge, die auf Genehmigung oder Ablehnung warten (erfordert Prüfrecht).
Nutzen Sie in der Protokolltabelle die Ansicht Woche oder Monat und klappen Sie Tage auf, um Abwesenheiten neben Sitzungen, Pausen und Zeitstempeln zu sehen.
Prüfen Sie Urlaubsanspruch für den Urlaubssaldo-Kontext, verknüpft mit den Modellen der Person.
Führungskräfte mit Berechtigung, die Zeiterfassung einer anderen Person anzuzeigen, können den Tab öffnen; das Genehmigen von Anträgen erfordert zusätzlich Prüfrecht für Abwesenheiten.
Wie Abwesenheiten mit erfasster Zeit interagieren
| Situation | Orientierung |
|---|---|
| Ganzer Tag genehmigten Urlaubs | Bevorzugen Sie einen Abwesenheitsantrag für diesen Typ; verlassen Sie sich nicht nur auf null erfasste Stunden. |
| Teilzeit (Vormittag Arbeit, Nachmittag Urlaub) | Erfassen Sie den gearbeiteten Anteil; erfassen Sie den Urlaubsanteil über den Abwesenheits-Workflow gemäß Institutionsrichtlinie. |
| Ausstempeln an einem Urlaubstag vergessen | Schließen oder korrigieren Sie die versehentliche Sitzung unter Zeiteinträge verwalten; lassen Sie keine Auto-gestoppt-Übernacht-Sitzung an einem Urlaubstag stehen. |
| Erwartete Stunden zeigen am Urlaubstag weiterhin Minusstunden | Bestätigen Sie, dass die Abwesenheit genehmigt und für dieses Datum sichtbar ist; bestätigen Sie, dass die Zuordnung des Arbeitszeitmodells korrekt ist. |
Salden: Urlaub und Saldo
| Saldo | Wo Sie ihn sehen | Rolle bei der Prüfung |
|---|---|---|
| Urlaubsanspruch | Abschnitt auf dem Tab Zeiterfassung | Urlaubsplanung und verbleibender Urlaubskontext. |
| Tägliche Differenz | Protokolltabelle / Exportspalten | Überstunden oder Minusstunden für einen Tag. |
| Monatlicher Saldo | KPI der PDF-Übersicht beim Exportieren | Periodenbezogener laufender Abgleich neben Abwesenheits- und Urlaubszusammenfassungen. |
Lesen Sie den Saldo zusammen mit Abwesenheiten: Eine negative Differenz an einem Urlaubstag kann erwartet sein, sobald der Urlaub erfasst ist; dieselbe negative Differenz an einem geplanten Arbeitstag ohne Abwesenheit ist ein Signal zur Untersuchung.
Best Practices
- Abwesenheiten zügig einreichen und genehmigen — Späte Genehmigungen verzerren monatliche PDFs, die bereits an die Lohnabrechnung gingen.
- Mitarbeitende zu Typen schulen — Falscher Typ (Urlaub vs. Sonderurlaub) ist schwerer zu korrigieren, nachdem Exportarchive abgelegt sind.
- Abwesenheiten im selben wöchentlichen Durchgang wie auto-gestoppte Sitzungen prüfen — Ein Führungskräftetakt deckt beides ab.
- Exportieren, nachdem Protokolle und Abwesenheiten freigegeben sind — Siehe Zeitdaten exportieren.
- Schwellenwert für Unentschuldigtes getrennt denken — Er benachrichtigt; er ersetzt den Abwesenheitsantrags-Workflow nicht.
Häufige Fallstricke
| Fallstrick | Folge |
|---|---|
| Sitzungen bearbeiten statt Urlaub zu erfassen | Salden und Abwesenheitszusammenfassungen weichen von HR ab. |
| Pause mit Abwesenheit verwechseln | Mittagspausen erscheinen als Urlaub—oder Urlaub als kurze Pause. |
| Unentschuldigten Schwellenwert mit Auto-Stopp verwechseln | Erwarten, dass Sitzungen schließen, wenn nur Benachrichtigungen konfiguriert sind (oder umgekehrt). |
| Exportieren, bevor Genehmigungen fertig sind | PDF-Abwesenheitszusammenfassung für den Monat unvollständig. |
FAQ
Wer kann Abwesenheitsanträge genehmigen?
Führungskräfte, die den Tab Zeiterfassung der Person öffnen können und Prüfrecht für Abwesenheiten haben. Die genaue Rollenzuordnung steuern Sie unter Rollen und Berechtigungen.
Erscheinen Abwesenheiten im PDF-Export?
Ja. Sie können Abwesenheiten in den ausgewählten Spalten einbeziehen, und die monatliche PDF-Übersicht enthält eine Abwesenheitszusammenfassung neben Saldo und Urlaubskontext.
Ist Urlaubsanspruch dasselbe wie Saldo?
Nein. Urlaubsanspruch ist Urlaubssaldo-Kontext. Saldo ist der laufende Vergleich von erfassten versus erwarteten Arbeitsstunden. Beide erscheinen in der monatlichen PDF-Übersicht, beantworten aber unterschiedliche Fragen.
Was, wenn jemand abwesend ist, aber nie einen Antrag gestellt hat?
Folgen Sie Ihrem Institutionsprozess: Führungskräfte müssen die Abwesenheit ggf. über den unterstützten Workflow anlegen oder anfordern und prüfen, ob Benachrichtigungen zum Schwellenwert für unentschuldigte Abwesenheit greifen. Erfinden Sie keine undokumentierten Buttons—nutzen Sie den Abschnitt Abwesenheitsanträge und Ihre HR-Richtlinie.