Zeiteinträge verwalten

Zeitprotokolle in Ihrem Profil oder in der Nutzerverwaltung anzeigen, filtern, bearbeiten und löschen — einschließlich Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten und auto-gestoppten Sitzungen.

Zeiteinträge erscheinen in einer täglichen Protokolltabelle, gruppiert nach Datum. Sie können nach Woche oder Monat filtern, Pausen und Zeitstempel prüfen, erfasste Zeit mit Ihrem Arbeitszeitmodell vergleichen und—wenn erlaubt—einzelne Sitzungen bearbeiten oder löschen. Das ist die maßgebliche Prüffläche für Self-Service-Korrekturen und Führungskräfteaufsicht.

Die Erfassung geschieht im Seitenleisten-Timer; diese Seite ist der Ort, an dem Stunden zu prüfbaren Datensätzen werden.

Warum das wichtig ist

Rohe Einstempelungen sind selten perfekt. Menschen vergessen, fürs Mittag zu pausieren, lassen eine Sitzung über Nacht offen oder brauchen eine rückwirkende Korrektur nach einem System-Auto-Stopp. Die Protokolltabelle ist der Ort, an dem diese Lücken geschlossen werden, bevor sie Lohnabrechnung oder Compliance-Prüfung erreichen.

Für Führungskräfte unterstützt dieselbe Tabelle die Personalverwaltung: Arbeitszeitmodelle zuweisen, Urlaubsanspruch prüfen und Abwesenheitsanträge neben den Sitzungen selbst bearbeiten. Weil Protokolle auf dem Nutzerprofil in der Nutzerverwaltung liegen, bleiben Korrekturen an den einzigen Identitätsdatensatz der Institution für jede Person gebunden.

Verlässliche Tagesprotokolle sind auch die Grundlage der Arbeitszeitdokumentation: Start und Ende, Dauer, Pausen und Überstunden halten in einem Audit nur stand, wenn jemand sie gegen die Realität geprüft hat.

Wie es zusammenpasst

Verwandter Bereich	Rolle
Zeit erfassen starten	Erstellt Sitzungen, die in dieser Tabelle erscheinen.
Auto-Stopp-Einstellungen	Schließt vergessene Sitzungen; kennzeichnet sie hier als Auto-gestoppt.
Arbeitszeitmodelle und erwartete Stunden	Liefert erwartete Stunden und die Spalte Differenz.
Abwesenheiten und Salden	Abwesenheitsanträge und Urlaubskontext auf demselben Tab.
Zeitdaten exportieren	Lädt die sichtbaren gefilterten Zeilen als PDF oder CSV herunter.
Einen Nutzer anzeigen	Dokumentiert, wann der Tab Zeiterfassung verfügbar ist (Berechtigung zum Anzeigen der Zeiterfassung, Funktion aktiviert).
Statistik und Berichte	Getrennte institutionsweite Berichte; Zeitexporte sind pro Person, keine Report-Builder-Abfragen.

Zentrale Begriffe in der Protokolltabelle

Element	Was Sie sehen
Tageszeile	Zusammenfassung für einen Kalendertag; aufklappen, um einzelne Sitzungen zu listen.
Sitzung	Ein erfasstes Intervall mit Start- und Endzeit.
Pausen	Pausen innerhalb einer Sitzung, im Bearbeitungsblatt editierbar.
Zeitstempel	Checkpoint-Markierungen aus Seitenleisten-Vorlagen.
Abwesenheiten	Eingereichte oder genehmigte Abwesenheit, neben Arbeitsprotokollen gezeigt.
Arbeitsfortschrittsanzeigen	Visueller Vergleich mit dem aktiven Arbeitszeitmodell für diesen Tag.
Differenz	Wie erfasste Zeit zu erwarteten Stunden für diesen Tag steht.
Auto-gestoppt	Kennzeichnung auf Sitzungen, die nach vergessenem Ausstempeln automatisch geschlossen wurden.

So zeigen Sie Ihre eigenen Protokolle an

Öffnen Sie OrgHub → Nutzerverwaltung → [Ihre Person] → Zeiterfassung, oder gehen Sie zu Dashboard → Verwaltung und scrollen Sie zum Zeiterfassungsabschnitt.

Nutzen Sie den Umschalter Woche / Monat und die Datumsbereichsauswahl, um den gewünschten Zeitraum zu navigieren.

Wählen Sie in der Ansicht Woche eine konkrete Kalenderwoche aus dem Wochenwähler.

Klappen Sie eine Tageszeile auf, um einzelne Sitzungen, Pausen, Zeitstempel, Abwesenheiten und Arbeitsfortschrittsanzeigen gegen Ihr Arbeitszeitmodell zu sehen.

So bearbeiten oder löschen Sie Ihre Einträge

Auf Ihrem eigenen Profil können Sie Protokolle anpassen, wenn Ihre Institution Self-Service-Korrekturen erlaubt:

Öffnen Sie eine Tageszeile in der Zeiterfassungstabelle.

Wählen Sie Bearbeiten bei der Sitzung, die Sie ändern möchten.

Aktualisieren Sie Startzeit, Endzeit oder Pausen im Bearbeitungsblatt und speichern Sie.

Um eine Sitzung ganz zu entfernen, nutzen Sie die Löschaktion im selben Blatt (wenn für Ihre Rolle verfügbar).

Was sorgfältig zu korrigieren ist

Korrektur	Orientierung
Vergessenes Ausstempeln / auto-gestopptes Ende	Setzen Sie die Endzeit auf das tatsächliche Arbeitsende; lassen Sie die systemgenerierte Zeit nicht stehen, wenn sie falsch ist.
Fehlende Pause	Fügen Sie die Pause im Bearbeitungsblatt hinzu, damit die Nettoarbeitszeit die genommene Erholung widerspiegelt.
Falscher Start	Nur mit klarer Erinnerung oder unterstützendem Nachweis anpassen (Kalender, Schreibtischplan).
Eine Sitzung löschen	Bevorzugen Sie Bearbeiten, wenn die Sitzung real, aber falsch getimt war; löschen, wenn der Eintrag versehentlich war (zum Beispiel Doppelstart).

Admin-Ansicht in der Nutzerverwaltung

Führungskräfte mit Berechtigung, die Zeiterfassung einer anderen Person anzuzeigen, können den Tab Zeiterfassung jeder Person unter OrgHub → Nutzerverwaltung öffnen.

Abschnitt	Zweck
Übersicht & Analytik	KPI-Zusammenfassung für den gewählten Zeitraum.
Arbeitszeitmodelle	Zuweisen, welches Arbeitszeitmodell für die Person und welche Datumsbereiche gilt.
Urlaubsanspruch	Urlaubssaldo prüfen, der mit den Modellen der Person verknüpft ist.
Abwesenheitsanträge	Eingereichte Abwesenheiten genehmigen oder ablehnen (erfordert Prüfrecht).
Zeitprotokolltabelle	Dieselbe Tabelle wie in der Nutzeransicht, mit vollen Verwaltungsaktionen, wenn Sie die Berechtigung haben, die Zeiterfassung dieser Person zu bearbeiten.

Gehen Sie zu OrgHub → Nutzerverwaltung und öffnen Sie eine Person.

Wählen Sie den Tab Zeiterfassung.

Passen Sie Filter auf die zu prüfende Woche oder den Monat an.

Bearbeiten, löschen oder fügen Sie manuelle Einträge aus der Protokolltabelle hinzu, wenn Sie Verwaltungsberechtigung haben.

Sitzungen, die durch Auto-Stopp geschlossen wurden, sind in den Protokolldetails als Auto-gestoppt gekennzeichnet.

Arbeitszeitmodelle zuweisen

Eine Person ohne zugewiesenes Modell erhält kein Auto-Stopp-Verhalten (siehe Auto-Stopp-Einstellungen). Beim Onboarding studentischer Hilfskräfte oder neuer Mitarbeitender weisen Sie das richtige Modell vor der ersten Schicht zu, damit erwartete Stunden, Urlaubskontext und Auto-Stopp-Schwellenwerte ab Tag eins gelten. Details und Zuweisungsschritte stehen unter Arbeitszeitmodelle und erwartete Stunden.

Wer anzeigen und bearbeiten kann

Fähigkeit	Wirkung
Zeiterfassung einer anderen Person anzeigen	Tab Zeiterfassung öffnen und Protokolle anzeigen (einschließlich Exporte).
Zeiterfassung einer anderen Person bearbeiten	Einträge für berechtigte Nutzer bearbeiten, löschen oder hinzufügen; aktiviert volle Verwaltungsaktionen in der Admin-Tabelle.
Nutzer aktualisieren (breitere Profilberechtigung)	Alternativer Weg, Datensätze einer anderen Person zu bearbeiten, wenn für diese Person gewährt.

Rollenprofileinstellungen unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen können den Tab Zeiterfassung ausblenden, auch wenn eine Berechtigung existiert. Siehe Rollen und Berechtigungen.

Best Practices

Auto-gestoppte Sitzungen zügig klären — Die automatische Endzeit ist ein Sicherheitsnetz, keine Wahrheit. Nutzer sollten eine Führungskraft kontaktieren, um Zeiten zu korrigieren, wenn die automatische Endzeit falsch ist.
Abwesenheiten im Workflow dokumentieren — Nutzen Sie Abwesenheitsanträge statt nur Sitzungen zu bearbeiten, wenn jemand genehmigten Urlaub hat. Siehe Abwesenheiten und Salden.
Modelle an Verträge anpassen — Teilzeit, semestergebunden und Vollzeit brauchen oft unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Datumsbereiche.
Nach Prüfung exportieren — Führen Sie Zeitdaten exportieren erst aus, nachdem Führungskräfte den sichtbaren Datumsbereich freigegeben haben.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Orientierung
Protokoll einer anderen Person ohne Berechtigung bearbeiten	Berechtigung zum Bearbeiten der Zeiterfassung dieser Person anfordern oder jemanden fragen, der sie schon hat.
Offene Sitzung bläht Stunden auf	Nach Sitzungen ohne Endzeit oder kürzlichen Auto-gestoppt-Schließungen suchen.
Falsche erwartete Stunden	Zuweisung und Wirksamkeitsdaten unter Arbeitszeitmodelle auf demselben Tab prüfen.
Export entspricht nicht den Erwartungen	Export enthält nur Zeilen, die für den aktiven Filter Woche oder Monat sichtbar sind—Bereich zuerst erweitern.

FAQ

Was bedeutet Auto-gestoppt bei einer Sitzung?

Auto-Stopp hat eine laufende Sitzung geschlossen, die den Schwellenwert aus dem Arbeitszeitmodell der Person überschritten hat. Prüfen und bearbeiten Sie die Endzeit, wenn sie nicht der Realität entspricht.

Kann ich eine Sitzung manuell für einen vergangenen Tag hinzufügen?

Führungskräfte mit Berechtigung, die Zeiterfassung einer anderen Person zu bearbeiten, können manuelle Einträge aus der Protokolltabelle hinzufügen, wenn Verwaltungsaktionen aktiviert sind. Self-Service-Manualeingabe hängt von Institutionsrichtlinie und Rollenkonfiguration ab.

Wie unterscheidet sich das von Exports des Statistics Center?

Das Statistics Center erstellt institutionsweite akademische Berichte. Zeitdaten exportieren lädt die Arbeitsprotokolle einer Person für HR oder persönliche Unterlagen herunter.

Soll ich Überstunden korrigieren, indem ich erwartete Stunden bearbeite?

Nein. Erwartete Stunden kommen aus dem Arbeitszeitmodell. Korrigieren Sie die erfassten Zeiten, wenn sie falsch sind; besprechen Sie Modell- oder Vertragsänderungen mit HR, wenn die erwartete Basis selbst falsch ist.