Dokumente in Masse erzeugen
Dasselbe Smart Document für viele Nutzer gleichzeitig über Massenaktionen in der Nutzerverwaltung anfordern — für Aufnahme, Compliance und Kampagnen mit ausfüllbaren Zuweisungen.
Massenerzeugung von Dokumenten bedeutet, Fuxam zu bitten, dasselbe Smart Document für viele ausgewählte Nutzer in einer Aktion zu erzeugen oder anzufordern, statt jedes Profil einzeln zu öffnen. Wenn Smart Documents aktiviert ist, können die Massenaktionen der Nutzertabelle Dokument anfordern enthalten. Das ist der Hauptweg für Aufnahmekohorten, Signaturkampagnen und Compliance-Wellen.
Warum das wichtig ist
Ein Studienbüro braucht Einschreibungspakete oder ausfüllbare Verträge für eine gesamte Aufnahme oft innerhalb weniger Tage. Profil für Profil zu erzeugen ist langsam und inkonsistent — Mitarbeitende können unterschiedliche Vorlagen wählen oder Personen überspringen. Die Massenanforderung wendet denselben Vorlagen-Workflow auf eine definierte Population an, sodass jede ausgewählte Person dieselbe Dokumentenanfrage unter derselben Kampagne erhält.
Wie es zusammenpasst
Die Massenanforderung baut auf Vorlagen auf, die Sie bereits angelegt und zugeordnet haben:
- Ein Dokument erstellen
- Variablen zuordnen — Eine Dokumentvorlage verwenden und Dokumentvariablen und Datenquellen
- Optional Self-Service für Dokumente konfigurieren, die Studierende selbst erzeugen sollen (Masse ist für mitarbeitergesteuerte Kampagnen)
- Dokument anfordern über Massenaktionen ausführen
Erzeugte oder zugewiesene Dateien landen weiterhin auf dem Tab Dokumente jeder Person — siehe Dokumente verwalten.
Einzeln vs. Masse vs. Self-Service
| Modus | Wer startet | Am besten für | Risiko bei falschen Daten |
|---|---|---|---|
| Einzeln (Profil) | Mitarbeitende an einer Person | Korrekturen, sensible Prüfung, Piloten | Auf eine Person begrenzt |
| Massenanforderung | Mitarbeitende an vielen ausgewählten Nutzern | Aufnahme, Kampagnen, viele ausfüllbare Zuweisungen | Multipliziert sich über die Auswahl |
| Self-Service | Berechtigte Endnutzerin oder Endnutzer | Risikoarme Bescheinigungen auf Abruf | Nutzer sieht schlechte Daten sofort — Zuordnungen zuerst korrigieren |
Bevor Sie beginnen
| Anforderung | Detail |
|---|---|
| Funktion | Smart Documents muss für Ihre Institution aktiviert sein (sonst erscheint Dokument anfordern nicht in den Massenaktionen). |
| Vorlage bereit | Zielvorlage zugeordnet; Felder-Anzahl größer als null. |
| Datenqualität | Benutzerdefinierte Spalten, Kohortenzugehörigkeit und Kontaktfelder für die Population befüllt — siehe Dokumentvariablen und Datenquellen. |
| Berechtigungen | Sie brauchen Zugang zu Massenaktionen der Nutzerverwaltung und die Berechtigung, mit Nutzerdokumenten der ausgewählten Personen zu arbeiten. |
| Pilot | Einmal für eine Beispielnutzerin oder einen Beispielnutzer erzeugen und das PDF lesen, bevor Sie Hunderte Zeilen auswählen. |
So fordern Sie ein Dokument in Masse an
Gehen Sie zu OrgHub → Verwaltung → Nutzer.
Filtern Sie auf die Zielpopulation (zum Beispiel eine Rolle, Nutzergruppe oder einen Status). Bestätigen Sie, dass die Liste zur Kampagne passt.
Wählen Sie die einzubeziehenden Nutzerzeilen (Zeilen-Kontrollkästchen oder das Seitenkopf-Kontrollkästchen, je nach Situation).
Öffnen Sie die Massenaktionen und wählen Sie Dokument anfordern (aufgeführt mit anderen funktionsgesteuerten Aktionen wie Krankenversicherung Massenanforderung, wenn Krankenversicherung aktiv ist).
Schließen Sie den Anforderungsablauf für die Vorlage und etwaige erforderliche Optionen ab und bestätigen Sie.
Prüfen Sie stichprobenartig mehrere Nutzer-Tabs Dokumente auf erzeugte Dateien oder den Status ausfüllbarer Zuweisungen (ausstehend, abgeschlossen, signiert).
Kampagnenmuster (Orientierung)
Einschreibungsbescheinigungen bei der Aufnahme
- Stellen Sie sicher, dass die Einschreibungsvorlage zugeordnet und getestet ist.
- Filtern Sie neue Aufnahmestudierende (oft nach Gruppe oder ausstehendem Status).
- Massen-Dokument anfordern für die Einschreibungsbestätigung.
- Optional später Self-Service für erneute Downloads aktivieren, damit Mitarbeitende nicht für jedes Vermieterschreiben erneut Masse laufen lassen.
Ausfüllbare Studienverträge
- Bestätigen Sie Studienvertragsvorlagen und studiengebührenbezogene Einstellungen — Studienverträge und Zertifikate.
- Massenanforderung erst nach Angebotsannahme und wenn Profil-/Gebührendaten stabil sind.
- Überwachen Sie den Status unter Zugewiesene ausfüllbare Dokumente, bis signiert oder abgeschlossen.
Compliance- oder HR-Wellen
Nutzen Sie Masse für Mitarbeitendenvereinbarungen oder Zeitübersichts-PDFs, wenn eine gemeinsame Frist gilt. Bei Zeiterfassungsvorlagen einigen Sie den Berichtszeitraum vor der Kampagne, damit jedes PDF dasselbe Fenster abdeckt.
Nach der Masse: Überwachung
| Wo nachsehen | Was Sie prüfen |
|---|---|
| Nutzer Dokumente → Smart Documents | Erzeugtes PDF vorhanden |
| Zugewiesene ausfüllbare Dokumente | Ausstehend vs. abgeschlossen vs. signiert |
| Beispiel-Downloads | Korrekter Name, Programm, Daten |
| Vorlagen-Felder-Anzahl | Entspricht noch den vorgesehenen Zuordnungen, falls jemand mitten in der Kampagne bearbeitet hat |
Wenn viele PDFs leere IDs zeigen, stoppen Sie die Kampagne, korrigieren Sie benutzerdefinierte Spalten oder Kohortendaten und fordern Sie für die betroffenen Nutzer erneut an.
Best Practices
- Zehn Nutzer vor einer vollen Kohorte pilotieren. Zuordnungs- und Datenprobleme günstig finden.
- Die Vorlage nicht mitten in der Kampagne bearbeiten, es sei denn, Sie akzeptieren gemischte Layouts in derselben Welle — siehe Ein Dokument bearbeiten.
- Krankenversicherungs-Masse von Dokumenten-Masse trennen. Krankenversicherung Massenanforderung gehört zur Krankenversicherung; sie ersetzt keine Smart-Document-PDFs.
- Studierende informieren, wenn ausfüllbare Zuweisungen erscheinen, damit ausstehende Status nicht unbemerkt stecken bleiben.
- Gruppen und Filter dem manuellen Mehrfachauswählen vorziehen für wiederholbare Aufnahmen.
Häufige Fallstricke
| Fallstrick | Was passiert | Was tun |
|---|---|---|
| Masse mit nicht zugeordneter Vorlage | Leere oder nutzlose PDFs in großem Umfang | Felder-Anzahl prüfen; Zuordnung zuerst abschließen |
| Falscher Filter | Falsche Population erhält die Anforderung | Auswahl leeren, neu filtern, Anzahl prüfen |
| Veraltete Profildaten | Schreiben zeigen alte Adressen oder Programme | Daten korrigieren, dann für diese Nutzer erneut anfordern |
| Rückwirkende Vorlagenbearbeitungen erwarten | Bereits erzeugte Dateien unverändert | Nach Vorlagenupdates erneut erzeugen |
FAQ
Ist Masse dasselbe wie Self-Service?
Nein. Masse wird von Mitarbeitenden für eine ausgewählte Nutzergruppe gestartet. Self-Service lässt berechtigte Rollen unter Dashboard → Verwaltung → Dokumente nach eigenem Zeitplan erzeugen.
Kann ich Modul- oder Raumvorlagen aus der Nutzertabelle in Masse erzeugen?
Dokument anfordern in der Nutzertabelle zielt auf Nutzer. Modul-, Curriculum- und Raumvorlagen werden in Abläufen erzeugt, die an diese Objekttypen gebunden sind — nicht als Massenaktion der Nutzertabelle.
Was, wenn manche Nutzer das Dokument schon haben?
Prüfen Sie den Tab Dokumente jedes Profils. Richtlinien zu Duplikaten sind institutionell — entscheiden Sie, ob Sie erneut anfordern (neuer Snapshot) oder Nutzer überspringen, die bereits eine ausfüllbare Zuweisung abgeschlossen haben.