Rollen und Berechtigungen

Der maßgebliche Leitfaden zu Institutionsrollen, Zugriffsrechten, bereichsbezogenen Zuweisungen, Sichtbarkeit von Profil-Tabs und zur Wechselwirkung von Rollen mit Produktpaketen in Fuxam Web.

Rollen und Berechtigungen sind die Grundlage der Zugriffskontrolle in Fuxam Web. Eine Rolle ist ein benanntes Bündel von Rechten, das festlegt, was eine Person sehen und tun darf. Jeder Nutzer hat mindestens eine Rolle. Der effektive Zugriff ergibt sich aus den Rechten dieser Rolle sowie aus bereichsbezogenen Zuweisungen auf bestimmte Kurse, Kohorten, Studiengänge oder einzelne Nutzer.

Dieses Kapitel ist der Bezugspunkt für Zugriff im gesamten Handbuch. Die Sichtbarkeit der OrgHub-Seitenleiste, Profil-Tabs, Einladungsinhalte und kohortenbezogene Zuweisungen folgen dem hier beschriebenen Modell. Wie Zugriffsrechte mit Produktpaketen in OrgHub zusammenwirken, erfahren Sie unter Berechtigungen, Funktionen und Sichtbarkeit.

Warum das wichtig ist

Hochschulen arbeiten mit Aufgabentrennung. Zulassungspersonal braucht Bewerberdaten; Modulorganisatoren brauchen Planungswerkzeuge; Studierende brauchen ihre eigenen Noten — aber nicht die aller anderen. Mit Rollen bilden Sie diese Grenzen in der Software ab, ohne für jede Stellenbezeichnung einen eigenen Kontotyp anzulegen.

Ohne bewusstes Rollendesign entstehen zwei vorhersehbare Probleme: zu viele Rechte (zu viele Personen können Datensätze ändern, die sie nur lesen sollten) und zu wenig Sichtbarkeit (Kollegen finden Menüs nicht, die sie für ihre Arbeit brauchen). Beides wirkt wie Produktfehler, ist aber meist eine Lücke in der Konfiguration. Zeit für Rollen früh zu investieren, zahlt sich in der Nutzerverwaltung, bei Studiengängen und Kohorten, in der Kursverwaltung und in jedem anderen Bereich aus, der vor dem Anzeigen einer Seite den Zugriff prüft.

Wie es zusammenpasst

Rollen stehen im Zentrum des Zugriffsmodells von Fuxam. Funktionspakete bestimmen, was die Institution lizenziert hat; Rollen bestimmen, was jede Person mit diesen Möglichkeiten tun darf.

Typische Reihenfolge für eine neue Institution:

Prüfen Sie, welche Fuxam-Produktpakete aktiviert sind (Base, CMS, LMS, Apply).
Definieren Sie Institutionsrollen, die reale Arbeitsfunktionen abbilden — Studierende, Lehrende, Kurskoordination, Prüfungsamt und Ähnliches.
Weisen Sie jeder Rolle Zugriffsrechte zu, beginnend mit der Nutzerverwaltung und den OrgHub-Bereichen, die die jeweilige Funktion braucht.
Weisen Sie Rollen beim Anlegen von Nutzern zu oder passen Sie sie später im Profil-Tab Zugriff an.
Für akademische Strukturen fügen Sie bereichsbezogene Rollenzuweisungen auf Kohorten oder Kursen hinzu, wenn organisationsweiter Zugriff zu weit wäre.

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Rolle	Eine benannte Menge von Zugriffsrechten (und optionalen UI-Einstellungen), die Nutzern zugewiesen wird. Beispiele: Studierende, Lehrende, Kurskoordination.
Zugriffsrecht (Berechtigung)	Eine einzelne schaltbare Fähigkeit — zum Beispiel die Berechtigung, die Nutzertabelle zu sehen oder einen Kurs zu aktualisieren. Aktivierte Rechte gelten innerhalb einer Rolle additiv.
Allgemeine / primäre Rolle	Die organisationsweite Rolle auf dem Nutzerkonto, gesetzt bei der Anlage oder in den Tabs Übersicht / Zugriff.
Bereichsbezogene Zuweisung	Eine Rolle, die auf eine konkrete Entität angewendet wird — einen Kurs, eine Kohorte, einen Studiengang oder einen einzelnen Nutzer. Bereichsbezogene Rechte wirken nur in diesem Kontext.
Superadmin	Ein Nutzer mit vollem administrativem Zugriff, separat aufgeführt auf der Einstellungsseite Rollen & Berechtigungen.
Zugriffspaket	Ein gebündelter Satz von Rechten, verknüpft mit einem Fuxam-Produktpaket (Base, CMS, LMS, Apply), verwaltet neben den Rollen.
Funktions- / Produktpaket	Eine institutionsweite Produktfähigkeit (FuxamCMS, FuxamLMS, FuxamApply), die aktiviert sein muss, bevor zugehörige OrgHub-Bereiche und Profil-Tabs erscheinen können.
Einstellungen Nutzerinformationen	Rollenbezogene Steuerung, welche Profil-Tabs und Abschnitte der Dashboard-Startseite ein Nutzer sieht.

Organisationsweiter vs. bereichsbezogener Zugriff

Manche Rechte gelten organisationsweit — zum Beispiel erlaubt die Berechtigung, Nutzer zu sehen, den Blick auf alle Nutzer der Institution. Andere sind bereichsbezogen auf einen bestimmten Kurs, eine Kohorte, einen Studiengang oder eine Person. Bereichsbezogene Rechte greifen nur, wenn die Rolle dieser Entität zugewiesen ist.

Typ	Beispiel	Wann es gilt
Organisationsweit	Berechtigung, Nutzer zu sehen	Der Nutzer sieht die gesamte Nutzertabelle (wenn er auch dieses Recht hat).
Bereichsbezogen	Berechtigung, einen Kurs zu sehen	Der Nutzer sieht einen bestimmten Kurs nur, wenn die Rolle auf diesem Kurs zugewiesen ist.
Bereichsbezogen	Berechtigung, einen bestimmten Nutzer zu aktualisieren	Der Nutzer kann den Datensatz einer bestimmten Person bearbeiten, wenn institutionsweiter Update-Zugriff aus ist, aber eine bereichsbezogene Zuweisung pro Nutzer besteht.

Der Tab Zugriff im Nutzerprofil zeigt allgemeine und bereichsbezogene Rollenzuweisungen. Das ist besonders wichtig für Kohorten- und Studiengangspersonal, das Planungs- oder Einschreibungsrechte für eine Aufnahmegruppe braucht, aber nicht für die gesamte Institution.

Rollenkonfiguration öffnen

Rollen werden in den Institutions-Einstellungen verwaltet, nicht in OrgHub.

Öffnen Sie von Ihrem Dashboard aus die Einstellungen (Zahnradsymbol oder Einstellungs-Link in der Navigation).

Wählen Sie in der Seitenleiste der Einstellungen unter Organisation & Zugriffsrechte den Eintrag Rollen & Berechtigungen.

Die Seite enthält drei Abschnitte:

Superadmins — Nutzer mit vollem administrativem Zugriff.
Rollen & Berechtigungen — die Liste der Institutionsrollen.
Zugriffspakete — gebündelte Rechtssätze, verknüpft mit Fuxam-Produktpaketen.

Eine Rolle anlegen

Wählen Sie im Abschnitt Rollen & Berechtigungen die Aktion Rolle erstellen (oder die Hinzufügen-Aktion).

Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein (zum Beispiel „Kurskoordination“ oder „Studierende“).

Optional setzen Sie einen Rollencode und eine Farbe zur Kennzeichnung in der Oberfläche.

Speichern Sie. Die neue Rolle startet ohne Zugriffsrechte, bis Sie sie konfigurieren.

Zugriffsrechte zuweisen

Wählen Sie eine Rolle aus der Liste, um ihre Einstellungen zu öffnen.

Öffnen Sie den Tab Berechtigungen.

Durchsuchen Sie Kategorien — Nutzerverwaltung, Kursverwaltung, Einstellungen und weitere — und aktivieren oder deaktivieren Sie einzelne Rechte.

Speichern Sie Ihre Änderungen.

Zugriffsrechte sind innerhalb einer Rolle additiv: Alles, was eingeschaltet ist, erhalten Nutzer mit dieser Rolle.

Häufige Rechte der Nutzerverwaltung

Was die Rolle tun kann	Typische Nutzung
Die Nutzertabelle sehen	Nutzerverwaltung öffnen und Konten durchsuchen
Nutzer anlegen	Personen über Hinzufügen → Nutzer oder Import hinzufügen
Nutzerdetails aktualisieren	Namen, E-Mails, benutzerdefinierte Felder und zugehörige Profildaten bearbeiten
Kontostatus von Nutzern ändern	Konten aktivieren oder deaktivieren
Nutzer löschen	Personen aus der Institution entfernen
Einladungen erstellen und verwalten	Einladungs-E-Mails senden, einsehen und stornieren
Nutzergruppen sehen und verwalten	Mit Nutzergruppen und Mitgliedschaften arbeiten
Spalten der Nutzerverwaltung anlegen und aktualisieren	Benutzerdefinierte Spalten / Datenfelder definieren
Nutzerzugriff sehen oder bearbeiten	Den Profil-Tab Zugriff öffnen und bereichsbezogene Zuweisungen ändern
Einen Nutzerexport erstellen	Nutzer über Massenaktionen als CSV exportieren

Viele weitere Kategorien decken OrgHub-Planung, Curricula, Prüfungen, Kurse und Einstellungen ab. Das Kapitel Berechtigungen, Funktionen und Sichtbarkeit ordnet gängige OrgHub-Seitenleisteneinträge dem benötigten Zugriff zu.

Profilbezogene Ansichtsrechte

Wenn Sie festlegen, wer welche Profilbereiche öffnen darf, denken Sie in klaren Ergebnissen:

Ergebnis	Was es ermöglicht
Nutzerübersicht sehen	Grundlegende Identität, Kontaktdaten und benutzerdefinierte Felder sehen
Nutzerzugriff sehen	Den Tab Zugriff öffnen
Nutzer-Mailing sehen	Mailing und Einladungshistorie öffnen
Studienplan des Nutzers sehen	Studiengang öffnen
Noten des Nutzers sehen	Noten öffnen
Dokumente des Nutzers sehen	Dokumente öffnen
Kalender / Anwesenheit des Nutzers sehen	Kalenderbezogene Tabs öffnen
Zeiterfassung des Nutzers sehen	Zeiterfassung öffnen, wenn Zeiterfassung aktiviert ist
Krankenversicherung des Nutzers sehen	Krankenversicherung öffnen, wenn die Integration eingerichtet ist
Studiengebühren des Nutzers sehen	Studiengebühren öffnen, wenn die Gebührenverwaltung aktiviert ist

Kombinieren Sie jedes Ansichtsrecht mit dem passenden Produktpaket (siehe unten), damit Tabs tatsächlich erscheinen.

Sichtbarkeit der Profil-Tabs

Jede Rolle hat Einstellungen unter Nutzerinformationen, die steuern, welche Tabs auf Nutzerprofilen (für Nutzer mit dieser Rolle) und auf der Dashboard-Startseite erscheinen. Das ist getrennt vom OrgHub-Seitenleistenzugriff — eine Lehrkraft kann Noten auf Studierendenprofilen sehen, ohne Zugriff auf das gesamte Prüfungszentrum zu haben.

Öffnen Sie eine Rolle unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen.

Gehen Sie zum Abschnitt Nutzerinformationen (oder Profil-Tabs).

Aktivieren oder deaktivieren Sie Tabs wie Übersicht, Studiengang, Noten, Dokumente und Mailing.

Speichern Sie. Nutzer mit dieser Rolle sehen nur die aktivierten Tabs (vorbehaltlich Ihrer Zugriffsrechte und Produktpakete).

Manche Tabs erfordern zusätzlich ein Produktpaket (FuxamCMS, FuxamLMS, FuxamApply) oder eine Institutionseinstellung, bevor sie überhaupt erscheinen. Eine Seite oder ein Tab ist nur sichtbar, wenn sowohl die Rolle des Nutzers den erforderlichen Zugriff hat als auch die Institution die zugehörige Funktion aktiviert hat.

Siehe Einen Nutzer anzeigen dazu, wie Profil-Tabs für einzelne Konten dargestellt werden.

Zugriffspakete und Produktpakete

Zugriffspakete auf der Einstellungsseite Rollen & Berechtigungen verknüpfen Rollen mit Fuxam-Produktbündeln (Base, CMS, LMS, Apply). Funktionspakete, die für Ihre Institution aktiviert sind, bestimmen, welche OrgHub-Bereiche und Nutzerprofil-Tabs existieren.

Betrachten Sie die Beziehung so:

Ebene	Frage, die sie beantwortet	Beispiel
Produktpaket	Hat die Institution diesen Produktbereich?	FuxamCMS — Prüfungsmanagement
Zugriffsrecht	Darf diese Rolle eine Fähigkeit in diesem Bereich nutzen?	Berechtigung, Prüfungen zu sehen
Institutionseinstellung	Ist eine bestimmte Teilfunktion eingeschaltet?	Prüfungszentrum aktiviert
Tab Nutzerinformationen	Soll diese Rolle einen Profil-Tab sehen?	Tab Noten für Lehrende aktiviert

Alle vier Ebenen können gleichzeitig gelten. Siehe Berechtigungen, Funktionen und Sichtbarkeit für die vollständige Zuordnung der OrgHub-Seitenleiste.

Einem Nutzer eine Rolle zuweisen

Weisen Sie Rollen zu, wenn Sie:

Einen Nutzer anlegen — wählen Sie eine anfängliche allgemeine Rolle im Formular Nutzer hinzufügen.
Einen Nutzer bearbeiten — ändern Sie die allgemeine (primäre) Rolle in der Nutzertabelle oder in den Tabs Übersicht / Zugriff.

Für akademisches Personal, das Rechte für eine bestimmte Kohorte oder einen Studiengang braucht statt institutionsweit, nutzen Sie bereichsbezogene Zuweisungen im Tab Zugriff oder über die Optionen Zugriff in Massenaktionen. Sie können auch eine einzelne bereichsbezogene Zuweisung widerrufen, ohne die primäre Rolle der Person zu ändern.

Rollenspezifische Einladungseinstellungen

Einzelne Rollen können die Standard-Einladungssprache, den Betreff, den Text und das Intro-Video überschreiben. Wenn Werte auf einer Rolle gesetzt sind, ersetzen sie die Institutionsstandards für Nutzer, die mit dieser Rolle eingeladen werden. Wenn nichts gesetzt ist, gelten die Standards aus Einstellungen für Einladungs-E-Mails.

Das ist nützlich, wenn Studierende und Mitarbeitende einen anderen Onboarding-Ton erhalten sollen — zum Beispiel ein Willkommensvideo für Erstsemester gegenüber einer knappen Orientierung für Mitarbeitende. Konfigurieren Sie Überschreibungen pro Rolle unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen, im Abschnitt Onboarding oder Einladungseinstellungen der jeweiligen Rolle.

Ausstehende Einladungen bleiben an E-Mail und Rolle der eingeladenen Person gebunden, bis die Person aktiviert oder die Einladung storniert bzw. erneut gesendet wird — siehe Eine Einladung erneut senden.

Best Practices

Reale Arbeitsfunktionen abbilden. Beginnen Sie mit einem kleinen Satz Rollen (Studierende, Lehrende, Mitarbeitende, Administration) und teilen Sie nur, wenn Zugriffsrechte sich tatsächlich unterscheiden.
Für akademische Strukturen bereichsbezogenen Zugriff bevorzugen. Ein Modulorganisator für eine Kohorte braucht selten die institutionsweite Berechtigung, alle Studiengänge zu sehen. Weisen Sie die Rolle auf der Kohorte oder dem Studiengang zu.
Lesen und Schreiben trennen. Geben Sie Prüfungsamtspersonal zuerst die Berechtigung, Nutzer zu sehen, bevor die Berechtigung, Nutzer zu aktualisieren, bis Sie von der Rollendefinition überzeugt sind.
Ihre Rollenmatrix dokumentieren. Pflegen Sie intern eine Tabelle, welche Rollen welchen Fähigkeiten entsprechen — Prüfende und neue Administratoren werden danach fragen.
Mit einer Kollegin oder einem Kollegen testen. Lassen Sie nach einer Rollenänderung jemanden mit dieser Rolle anmelden und prüfen, ob die OrgHub-Sichtbarkeit den Erwartungen entspricht, bevor Sie breit ausrollen.
Superadmins regelmäßig prüfen. Voller administrativer Zugriff sollte auf Personen beschränkt sein, die ihn aktiv brauchen.
Einladungsüberschreibungen an die Zielgruppe anpassen. Der Ton der Einladung für Studierende vs. Mitarbeitende sollte zur Rolle passen, die Sie beim Senden zuweisen.

Häufige Fallstricke

Symptom	Wahrscheinliche Ursache	Was prüfen
OrgHub-Seite fehlt für eine Rolle, ist für eine andere sichtbar	Zugriffsrecht auf dieser Rolle nicht aktiviert	Einstellungen → Rollen & Berechtigungen → Rolle → Tab Berechtigungen
Seite fehlt für alle	Produktpaket nicht aktiviert oder Institutionseinstellung aus	Berechtigungen, Funktionen und Sichtbarkeit
Nutzer sieht einen Kurs in OrgHub, kann ihn aber nicht bearbeiten	Ansichtszugriff ohne Update-Zugriff, oder nur bereichsbezogene Ansicht	Bereichsbezogene Zuweisung und Schalter auf der Rolle
Profil-Tab fehlt	Tab Nutzerinformationen für die Rolle deaktiviert, oder Produktpaket erforderlich	Rollen-Einstellungen Nutzerinformationen und Produktpakete
Einladungs-E-Mail in falscher Sprache	Rollenspezifische Einladungsüberschreibung gesetzt	Rolleneinladungseinstellungen vs. Standards unter Einstellungen für Einladungs-E-Mails

FAQ

Kann ein Nutzer mehrere Rollen haben?

Nutzer haben jeweils eine allgemeine (primäre) organisationsweite Rolle, können aber gleichzeitig bereichsbezogene Rollenzuweisungen auf mehreren Kursen, Kohorten, Studiengängen oder einzelnen Nutzern haben. Der effektive Zugriff kombiniert die Rechte der allgemeinen Rolle mit allen bereichsbezogenen Zuweisungen.

Warum kann ich ein Zugriffsrecht konfigurieren, die Seite erscheint aber trotzdem nicht?

Eine Seite erfordert sowohl das richtige Zugriffsrecht auf der Rolle als auch das zugehörige Produktpaket (und manchmal eine Institutionseinstellung). Ein Recht allein umgeht kein fehlendes Produktpaket.

Was ist der Unterschied zwischen Zugriffspaketen und Funktionspaketen?

Funktionspakete sind institutionsweite Produktfähigkeiten (was die Institution lizenziert hat). Zugriffspakete sind gebündelte Rechtssätze, verknüpft mit diesen Produktpaketen, verwaltet auf derselben Einstellungsseite wie Rollen. Beide wirken zusammen, wenn Fuxam auswertet, was ein Nutzer tun darf.

Wie hängen Kohortenberechtigungen mit Nutzerrollen zusammen?

Kohorten sind akademische Einschreibungsgruppen unter Studiengänge und Kohorten. Rechte wie eine Kohorte sehen oder aktualisieren sind typischerweise bereichsbezogen — sie greifen, wenn eine Rolle auf dieser konkreten Kohorte oder diesem Studiengang zugewiesen ist, nicht automatisch für jeden Nutzer mit der Rolle.