Kohorten-Lebenszyklus

Wie eine Studiengangskohorte von bevorstehend über aktiv zu abgeschlossen über Semester hinweg fortschreitet — mit einem Praxisbeispiel zur Aufnahme zu Zulassung, Studienplänen, Planung und Prüfungen.

Eine Kohorte ist die Aufnahmegruppe, die einer Version eines Studiengangs und einer zugewiesenen Curriculum-Version folgt. Mit der Zeit durchläuft diese Gruppe einen operativen Lebenszyklus: vor dem Start vorbereitet, während des Studiums aktiv, dann abgeschlossen, wenn das Aufnahmefenster endet — während einzelne Studierende darin Semester für Semester voranschreiten.

Dieses Kapitel führt durch diesen Lebenszyklus mit einem Praxisbeispiel. Zum Erstellen oder Bearbeiten einer Kohorte siehe Eine Kohorte erstellen und Eine Kohorte bearbeiten.

Warum das wichtig ist

Programmkoordination und Registratur brauchen eine gemeinsame Zeitlinie: Wo steht diese Aufnahme gerade? Die Zulassung braucht eine offene Kohorte, bevor Bewerbungen schließen; die Planung braucht Mitgliedschaft und Curriculum vor der Semesterdurchführung; Prüfungsämter brauchen Regelwerke und Studienpläne, während die Kohorte aktiv ist; Archive brauchen einen klaren Endzustand, ohne Historie zu löschen.

Den Lebenszyklus zu verstehen verhindert zwei häufige Fehler: das Enddatum der Kohorte als „alle haben abgeschlossen“ zu behandeln, und jedes Semester ein neues Programm zu erstellen, statt eine Aufnahme durch Organisationssemester fortzuführen.

Wie es zusammenhängt

Phase	Typische Arbeit	Handbuch-Links
Vorbereiten	Programmversion, Curriculum-Version, Kohortendatensatz, Regelwerksverknüpfungen	Eine Kohorte erstellen, Programmversionen erklärt
Bevorstehend	Apply öffnet; frühe Mitgliedschaft; Semesterzuordnungen	Bewerbungsprogramme, Nutzer zur Kohorte hinzufügen
Aktiv	Studienpläne, Modul-/Kursplanung, Prüfungen jedes Semesters	Modulplanung, Akademische Regelwerke
Abgeschlossen	Aufnahmefenster geschlossen; archivieren, wenn nicht mehr operativ	Eine Kohorte bearbeiten (archivieren), Einen Studiengang archivieren

Referenz Kohortenstatus

Status	Bedeutung
Bevorstehend	Heute liegt vor dem Startdatum der Kohorte
Aktiv	Heute liegt zwischen Startdatum und Enddatum
Abgeschlossen	Heute liegt nach dem Enddatum der Kohorte

Der Status wird aus Daten abgeleitet — Sie setzen ihn nicht als separates Feld. Das Anpassen der Dauer der Kohorte kann ändern, welcher Status erscheint.

Praxisbeispiel: BBA Winter 2024/25 über sechs Semester

Institutionelles Angebot: Bachelor of Business Administration (Programmtyp Bachelor), Programmversion Aufnahme 2024, Standarddauer sechs Semester.

1. Vorbereiten (Frühjahr 2024)

Bestätigen Sie, dass der Studiengang und die Version Aufnahme 2024 existieren; die Einstellungen enthalten verknüpfte Curricula und das vorgesehene akademische Regelwerk.
Finalisieren Sie die Curriculum-Version BBA v2024.1 in der Datenbank.
Erstellen Sie die Kohorte BBA WS 2024/25 mit:
- Startdatum 1. Oktober 2024
- Enddatum 30. September 2027 (Sechs-Semester-Fenster in diesem Beispiel)
- Curriculum BBA v2024.1
- Optionalen Zuordnungen von Curriculum-Semestern (Semester 1–6) zu Organisationssemestern (WS 2024/25, SS 2025, …)

Bis zum 1. Oktober 2024 ist der Kohortenstatus Bevorstehend.

2. Übergabe Zulassung (Bevorstehend)

Die Zulassung erstellt oder konfiguriert ein Bewerbungsprogramm, das den BBA-Studiengang und diese Kohorte verknüpft.
Bewerber bewerben sich; Mitarbeitende prüfen unter Bewerber.
Angenommene Kandidaten werden über Nutzer zur Kohorte hinzufügen (oder Ihren institutionellen Übergabeprozess) in BBA WS 2024/25 eingeschrieben.
Jeder hinzugefügte Nutzer erhält einen Studienplan, der aus BBA v2024.1 geklont wird, plus Mitgliedschaft in der Studiengangsversion. Der Kurszugriff synchronisiert sich im Hintergrund.

3. Aktives Studium (Semester 1–6)

Ab dem Startdatum wird der Status Aktiv. Jedes Semester sieht typischerweise so aus:

Semesterfokus	CMS-Aktivität
Semestereinrichtung	Organisationssemester-Zuordnungen bestätigen; Modulplanung für Module auf den Studienplänen dieser Aufnahme ausführen
Lehre	Kurse und Termine laufen im LMS; die Kohorte bleibt eine Info Hub-Zielgruppe
Bewertung	Akademische Regelwerke lösen sich pro Studierendenperson auf (Nutzer → Kohorte → Programm-Priorität) für Versuchsgrenzen und Benotung
Fortschritt	Studierende schreiten durch Curriculum-Studienperioden voran; Wahlpflicht und Pfade folgen der festgelegten Curriculum-Version

Dieselbe Kohorte umfasst alle sechs Semester. Sie erstellen nicht jedes Semester eine neue Kohorte. Neue Winterstarter im nächsten Jahr werden eine neue Kohorte (zum Beispiel BBA WS 2025/26), oft unter einer neuen Programmversion, wenn sich Regelungen geändert haben.

4. Abgeschlossen und Archiv

Nach dem Enddatum wird der Status Abgeschlossen. Historische Mitgliedschaften und Studienpläne bleiben. Wenn Mitarbeitende die Aufnahme nicht mehr in täglichen Listen brauchen, archivieren Sie die Kohorte über das Zeilenaktionsmenü (Archivieren dem Löschen vorziehen). Wenn der gesamte Abschluss für neue Aktivität geschlossen ist, archivieren Sie den Studiengang.

Kohorte vs. Semester vs. Programmversion

Konzept	Umfang	Ändert sich alle…
Organisationssemester	Kalenderzeitraum für die ganze Institution	Semester / Periode
Curriculum-Studienperiode	Strukturelles „Semester 1…n“ innerhalb einer Curriculum-Version	Wenn der Bauplan neu gestaltet wird
Kohorte	Mitgliedschaft einer Aufnahme + festgelegtes Curriculum	Neue Aufnahme (meist jährlich)
Programmversion	Regel-Snapshot für Kohorten darunter	Regelungs- / Akkreditierungszyklus

Optionale Semesterzuordnungen auf der Kohorte verknüpfen Curriculum-Studienperioden mit echten Organisationssemestern, damit Planung und Zeitlinien dem institutionellen Kalender entsprechen.

Verbindung zu Apply und Prüfungen

Moment	Apply	Prüfungen / Regelwerke
Vor dem Start	Bewerbungsprogramm zielt auf diese Kohorte	Regelwerk sollte bereits auf Programm- oder Kohortenebene zugewiesen sein
Während Aktiv	Späte Zulassungen schreiben sich noch in dieselbe Kohorte ein, wenn Ihr Prozess das erlaubt	Wirksames Regelwerk steuert Versuchs-Tabs und Bewertungsschemata
Nach Abgeschlossen	Apply-Formulare, die auf diese Kohorte zielen, nicht weiter veröffentlichen	Historische Versuche bleiben; neue Aufnahmen nutzen neuere Kohorten/Versionen

Best Practices

Setzen Sie Startdatum / Enddatum auf die gesamte vorgesehene Aufnahmespanne (nicht ein einzelnes Semester), damit der Status das ganze Kohortenleben widerspiegelt.
Ordnen Sie Curriculum-Semester früh Organisationssemestern zu, wenn Ihre Institution diese Ausrichtung für die Planung nutzt.
Halten Sie eine Kohorte pro Aufnahme; nutzen Sie Programmversionen, wenn die nächste Aufnahme andere Regeln braucht.
Stimmen Sie die Apply-Kohortenberechtigung mit der CMS-Kohorte ab, in die Sie tatsächlich einschreiben.
Bevorzugen Sie Archivieren, wenn eine Aufnahme den täglichen Betrieb verlässt; bewahren Sie Daten für Prüfungen und Zeugnisse.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Warum das schadet	Stattdessen
Jedes Semester eine neue Kohorte erstellen	Zersplittert eine Aufnahme in viele Mitgliedschaften	Eine Kohorte pro Aufnahme; Semester über Chronologie und Planung fortführen
Kohorte am letzten Tag des ersten Semesters beenden	Status wechselt zu Abgeschlossen, während Studierende noch studieren	Enddatum auf die geplante volle Dauer setzen
Regelungsjahre in einer Kohorte mischen	Widersprüchliche Curricula und Regelwerke	Neue Programmversion + neue Kohorte für reformierte Aufnahmen
Apply für eine abgeschlossene Kohorte offen lassen	Bewerber gelangen in einen geschlossenen Weg	Verknüpftes Bewerbungsprogramm archivieren oder schließen

FAQ

Bedeutet Abgeschlossen, dass jede Studierendenperson abgeschlossen hat?

Nein. Abgeschlossen bedeutet, dass das heutige Datum nach dem Enddatum der Kohorte liegt. Individueller Abschluss und Studienplanabschluss sind separate Studierenden-Ergebnisse.

Kann der Status von Abgeschlossen zurück zu Aktiv wechseln?

Wenn Sie das Enddatum über Eine Kohorte bearbeiten verlängern, sodass heute in der neuen Dauer liegt, kann der berechnete Status wieder Aktiv werden. Behandeln Sie Enddatum-Änderungen als bewusste Entscheidung.

Wohin gehen Studierende im nächsten Jahr, wenn sich Regeln ändern?

Erstellen Sie bei Bedarf eine neue Programmversion, dann eine neue Kohorte unter dieser Version für die neue Aufnahme. Belassen Sie die vorherige Kohorte auf ihrer ursprünglichen Version.