Erste Schritte mit Apply

Erste Schritte mit Fuxam Apply — wie das Zulassungsmodul in Fuxam passt, die zentralen Begriffe, wer was tut und wo die Einrichtung beginnt.

Fuxam Apply ist das Zulassungsmodul in Fuxam Web. Es verbindet das öffentliche Apply-Portal — wo Studieninteressierte Programme durchsuchen und Bewerbungen einreichen — mit der Campus-Management-Verwaltung, in der Mitarbeitende Programme und Formulare konfigurieren, Einreichungen prüfen, mit Bewerbern kommunizieren und Kandidaten durch die Zulassungspipeline bis zur Einschreibung führen.

Für Hochschulen ist Zulassung kein einzelner Klick, sondern ein geregelter Trichter: Aufnahmezeiträume, strukturierte Fragebögen, mehrstufige Prüfung, bedingte Angebote, Verträge und schließlich die Zuordnung zu einer Kohorte. Apply bündelt diesen Trichter, damit Konfiguration, Bewerberdaten, Entscheidungen und Benachrichtigungen in einem System bleiben statt in verstreuten Tabellen und E-Mail-Ketten.

Einordnung in Fuxam

Apply steht zwischen der akademischen Planung in FuxamCMS und dem studentischen Alltag in FuxamLMS. Mitarbeitende legen fest, worauf man sich bewerben kann, in Bewerbungsprogrammen (verknüpft mit Studiengängen und Kohorten), gestalten, was Bewerber beantworten müssen, in Bewerbungsformularen, und bearbeiten Einreichungen unter Bewerber. Erreicht ein Kandidat Enrolled, können nachgelagerte Workflows ein Nutzerkonto anlegen oder verknüpfen und ihn der Aufnahme-Kohorte zuweisen, für die er sich beworben hat.

Jede Phase hat eigene Handbuchkapitel — nutzen Sie die Karten unten zur Navigation.

Der Zulassungstrichter

Zulassung in Apply durchläuft fünf Phasen: Konfigurieren, Bewerben, Prüfen, Entscheiden und Einschreiben. Die Pipeline ist statusgesteuert, sodass jeder Bewerbungsstatus zeigt, wo eine Einreichung steht. Die Schritte, die Statusliste und die häufigen Übergänge finden Sie unter Der Zulassungstrichter.

Zentrale Begriffe

Für Bewerber

Bewerber nutzen das öffentliche Apply-Portal, um:

• Verfügbare Studiengänge zu durchsuchen und eine Aufnahme-Kohorte zu wählen.
• Ein Bewerbungsformular auszufüllen und einen Entwurf zum späteren Fertigstellen zu speichern.
• Den Status eingereichter Bewerbungen unter My Submissions zu verfolgen.

Das Portal führt Bewerber durch jeden Schritt, ohne dass ein bestehendes Fuxam-Konto nötig ist.

Für Administratoren

Administratoren steuern den Zulassungsworkflow unter Campus-Management → Applications (nur sichtbar, wenn Application Management für Ihre Institution aktiviert ist). Von dort können Sie:

• Bewerbungsprogramme anlegen und konfigurieren, jeweils verknüpft mit einem Studiengang und einer Aufnahme-Kohorte.
• Bewerbungsformulare erstellen — die Fragebögen, die Bewerber ausfüllen — mit einem flexiblen Fragen-Builder.
• Einen Fragenkatalog wiederverwendbarer Fragen pflegen, die zu jedem Formular hinzugefügt werden können.
• Bewerber und ihre Einreichungen prüfen, sie durch Stufen führen und mit ihnen kommunizieren.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die genauen Aufgaben variieren je nach Institution. Die Aufgabenseiten im Handbuch setzen voraus, dass Sie die auf jeder Seite genannten Berechtigungen haben.

Einstieg

Wenn Sie Zulassung zum ersten Mal einrichten, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Apply-Portal-Einstellungen — Application Management aktivieren und das Portal anpassen.
2. Bestätigen, dass Studiengänge und Kohorten für die geplanten Aufnahmen existieren.
3. Bewerbungsprogramme — Programm anlegen und Studiengänge verknüpfen.
4. Bewerbungsformulare — Fragebogen erstellen, vorbereiten und veröffentlichen.
5. Apply-Portal-URL teilen und den Tab Pending unter Bewerber beobachten, sobald Einreichungen eintreffen.

Wenn Programme und Formulare bereits existieren und Sie laufende Bewerbungen bearbeiten, beginnen Sie mit Bewerbung prüfen und Zur nächsten Stufe wechseln.

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