Eine Dokumentvorlage verwenden

Vorlagenvariablen im Dokumenteneditor Fuxam-Daten zuordnen und ausgefüllte PDFs für Nutzer, Module, Curricula, Räume oder Zertifikate erzeugen — einschließlich Self-Service.

Eine Smart-Document-Vorlage zu verwenden ist ein zweiteiliger Prozess: Zuordnungen konfigurieren im Dokumenteneditor, damit jedes PDF-Feld auf einen Fuxam-Datenschlüssel auflöst, dann ein ausgefülltes PDF für eine bestimmte Person oder ein Objekt erzeugen. Die Erzeugung zieht aktuelle Daten — Profilattribute, benutzerdefinierte Institutionsfelder, Modulmetadaten, Curriculumdetails, Zeiterfassungsübersichten und mehr — in die Stellen, die Sie auf der Vorlage markiert haben.

Diese Seite behandelt die administratorgesteuerte Erzeugung aus Nutzerprofilen und Self-Service-Abläufe für berechtigte Endnutzer. Für einen tieferen Katalog der Datenquellen siehe Dokumentvariablen und Datenquellen. Für viele Nutzer gleichzeitig siehe Dokumente in Masse erzeugen.

Warum das wichtig ist

Zugeordnete Variablen machen ein statisches PDF „smart“. Ohne sie würden Mitarbeitende Daten weiterhin manuell exportieren. Mit ihnen zeigt eine Einschreibungsbestätigung immer den aktuellen Programmnamen aus dem Studierendendatensatz, ein Modulblatt spiegelt die aktive Modulversion wider und Zeitberichte lösen Stunden für den gewählten Zeitraum auf dem Server auf. Das Zuordnungsmodell ist die Brücke zwischen Datensätzen der Nutzerverwaltung und offiziellen Unterlagen.

Wie es zusammenpasst

Vorlagen werden unter Ein Dokument erstellen angelegt und unter Ein Dokument bearbeiten gepflegt. Vorlagen vom Typ Nutzer ziehen häufig auf Daten, die über die Einschreibung in Studiengänge und Kohorten und benutzerdefinierte Spalten gepflegt werden. Vorlagen mit Zeitfeldern integrieren sich mit Zeiterfassung. Krankenversicherung (GKV) nutzt separate XML-Meldungen für Krankenkassen — Smart Documents ergänzen diesen Workflow mit PDF-Schreiben und internen Formularen, ersetzen aber keine Meldegrund-Exporte.

Zentrale Begriffe

Konzept	Beschreibung
Formularfeld	Ein interaktiver oder Anzeigebereich auf dem PDF im Editor, an dem ein dynamischer Wert erscheinen soll.
Datenschlüssel	Das Fuxam-Attribut, das jedem Feld zugewiesen wird — Standard-Nutzerattribute, benutzerdefinierte Institutionsfelder, objektspezifische Schlüssel oder Zeiterfassungs-Periodenfelder.
Feldbedingungen	Optionale Regeln, die Abschnitte je nach Vorlagenlogik ein- oder ausblenden.
Zugeordnete Felder / Felder-Anzahl	Die Felder, die Sie auf der Vorlage zugeordnet haben; die Vorlagentabelle zeigt das als Felder-Anzahl.
Ausfüllbare Zuweisung	Ein erzeugtes Dokument, das Nutzerabschluss oder Signatur erfordern kann, bevor der Workflow fertig ist.

So ordnen Sie Variablen im Editor zu

Wenn Sie eine Vorlage erstellen oder bearbeiten, öffnet sich der Dokumenteneditor auf dem hochgeladenen PDF:

Platzieren Sie Felder auf dem PDF, wo dynamische Werte erscheinen sollen.

Weisen Sie jedem Feld einen Fuxam-Datenschlüssel zu — Standard-Nutzerattribute, benutzerdefinierte Institutionsfelder, objektspezifische Schlüssel (Modul, Curriculum, Raum, Zertifikat) oder Zeiterfassungs-Periodenfelder, wenn die Vorlage Berichtszeiträume enthält.

Definieren Sie optional Feldbedingungen, damit Abschnitte je nach Vorlagenregeln ein- oder ausgeblendet werden.

Speichern und kehren Sie zu Einstellungen → Dokumente zurück.

Die Vorlagentabelle zeigt eine Felder-Anzahl für die Felder, die Sie auf der Vorlage zugeordnet haben.

Zuordnung nach Objekttyp

Objekttyp	Typische Schlüssel zum Zuordnen
Nutzer	Name, E-Mail, Adressen, Kohorten-/Programmkontext, benutzerdefinierte Spalten, Zeiterfassungs-Periodenzusammenfassungen
Modul	Metadaten der Modulversion aus Module
Curriculum	Curriculum- und Programmstruktur aus Curricula
Raum	Raum- und Standortattribute aus Räume
Zertifikat	Felder für Kursabschluss-Zertifikate

Konzeptionelle Details (Studierende vs. Programm vs. Daten): Dokumentvariablen und Datenquellen.

So erzeugen Sie für eine Person (Admin)

Die meisten täglichen Schreiben entstehen einzeln aus dem Profil:

Gehen Sie zu OrgHub → Nutzerverwaltung → [Nutzer] → Dokumente.

Wählen Sie im Smart-Document-Abschnitt Dokument hinzufügen oder eine Vorlage aus dem Erzeugungsablauf.

Wählen Sie die Vorlage und füllen Sie etwaige zusätzliche Formularwerte aus, die die Vorlage erfordert.

Bestätigen Sie die Erzeugung. Fuxam erzeugt ein ausgefülltes PDF und hängt es an die Dokumentenliste der Person oder an ausfüllbare Dokumentzuweisungen.

Anzeigen oder Herunterladen Sie das Ergebnis aus der Dokumententabelle, oder fordern Sie die Person auf, eine ausfüllbare Zuweisung abzuschließen/zu signieren, wenn Signaturen erforderlich sind.

Sie können die Erzeugung auch unter Einstellungen → Dokumente über Export-/Erzeugungsaktionen auf einer Vorlagenkarte starten, wenn Sie mit Ihrem eigenen Nutzerkontext vorschauen.

Wann vom Profil erzeugen

Situation	Warum Einzelzeugung passt
Schlechtes PDF nach Datenkorrektur korrigieren	Nur diese Person nach Profilaktualisierung neu ausstellen
Sensible Verträge, die Prüfung brauchen	Ausgefülltes PDF prüfen, bevor Sie senden oder Signatur anfordern
Erste Vorlagenvalidierung	Zuordnungen an einem bekannten Datensatz beweisen, bevor Masse
Ad-hoc-Studierendenanfrage	Eine Einschreibungsbescheinigung für Vermieter oder Behörde

Self-Service-Erzeugung

Administratorinnen und Administratoren konfigurieren Self-Service-Dokumente auf derselben Einstellungsseite — eine Vorlage vom Typ Nutzer wird an berechtigte Rollen gebunden. Berechtigte Nutzer erzeugen diese PDFs dann unter Dashboard → Verwaltung → Dokumente, ohne dass eine Admin jede Anfrage startet. Siehe den Tab Verwaltung dazu, wie Studierende verfügbare Abschnitte finden.

Self-Service eignet sich für risikoarme, wiederholbare Dokumente (Einschreibungsbestätigungen, Standardbescheinigungen), bei denen die Institution zugeordneten Daten ohne Prüfung pro Person vertraut.

Studienverträge und Zertifikate

Wenn Gebührenverwaltung oder Zertifikatsfunktionen aktiviert sind, behandeln zusätzliche Abschnitte unter Einstellungen → Dokumente und dem Nutzer-Tab Dokumente Studienvertragsvorlagen und Kursabschluss-Zertifikate mit demselben Variablen-Zuordnungsmuster und domänenspezifischen Feldsätzen. Diese sind an die Programmeinschreibung unter Studiengänge und Kohorten und für Gebühren an die Studiengebühren-Daten des Nutzerprofils gebunden, wenn dieser Tab aktiv ist.

Vollständiges Kapitel: Studienverträge und Zertifikate.

Best Practices

Nur Felder zuordnen, die das PDF anzeigt. Zusätzliche zugeordnete Schlüssel erhöhen den Pflegeaufwand ohne sichtbaren Nutzen.
Feldbedingungen sparsam nutzen. Komplexe bedingte Logik ist über Kohorten und Programmvarianten schwerer zu testen.
An echten Nutzern validieren. Testen Sie mit Studierenden aus verschiedenen Kohorten, damit Programmname, Aufnahmedatum und benutzerdefinierte Spalten korrekt befüllt werden.
Zeitzeiträume klar dokumentieren. Bei Zeiterfassungsvorlagen bestätigen Sie, welcher Standardbereich (zum Beispiel Vormonat) zu Lohnabrechnungs- oder Compliance-Erwartungen passt.
GKV-XML von PDF-Schreiben trennen. Gesetzliche Krankenversicherungs-Meldungen nutzen die Dakota-Integration und die Historie Gesendete Meldungen — gehen Sie nicht davon aus, dass ein Smart Document Meldegrund 20 oder 30 ersetzt.
Personenbezogene Daten auf der PDF-Vorderseite minimieren. Bevorzugen Sie Felder, die der Zweck des Schreibens erfordert; siehe die Datenschutzhinweise in der Übersicht Smart Documents.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Folge	Vorbeugung
Nicht zugeordnete Felder	Leere Bereiche auf dem erzeugten PDF	Felder-Anzahl in der Vorlagentabelle vor dem Go-live prüfen
Falscher Objekttyp bei der Erstellung	Fehlende Datenschlüssel im Editor	Vorlage mit richtigem Typ neu anlegen — siehe Ein Dokument erstellen
Berechnete Zeitwerte bearbeiten wollen	Server ignoriert Client-Überschreibungen	Berichtszeitraum anpassen oder Quell-Zeiteinträge in der Zeiterfassung
Fehlende Daten in benutzerdefinierten Spalten	Leere Platzhalter	Stellen Sie sicher, dass Werte vor der Erzeugung im Nutzerprofil existieren
Erwarten, dass alte PDFs nach Neuordnung geändert werden	Gespeicherte Dateien bleiben wie erzeugt	Vorlage bearbeiten, dann erneut erzeugen — siehe Ein Dokument bearbeiten

FAQ

Warum ist ein zugeordnetes Feld auf dem PDF leer?

Der Nutzer- oder Objektdatensatz hat möglicherweise keinen Wert für diesen Datenschlüssel, oder das Feld wurde nach der letzten Datenaktualisierung zum Profil hinzugefügt. Prüfen Sie das Profil unter Einen Nutzer anzeigen und bestätigen Sie, dass benutzerdefinierte Spalten befüllt sind.

Kann eine Vorlage mehrere Dokumenttypen abdecken?

Jede Vorlage hat einen Objekttyp. Unterschiedliche Layouts oder Datenbereiche brauchen getrennte Vorlagen, auch wenn Benennung und Self-Service-Regeln sie für Mitarbeitende gruppieren können.

Was ist der Unterschied zwischen Smart Documents und hochgeladenen Dateien auf dem Tab Dokumente?

Smart Documents werden aus zugeordneten Vorlagen erzeugt. Hochgeladene Dateien sind manuell angehängte Dokumente, die Administratorinnen und Administratoren bei Berechtigung löschen können. Beide erscheinen auf dem Nutzer-Tab Dokumente — siehe Dokumente verwalten.

Wer kann den Tab Dokumente öffnen?

Mitarbeitende brauchen die Berechtigung, Nutzerdokumente anzuzeigen, und die Funktion Smart Documents muss für die Institution aktiviert sein. Rollenprofileinstellungen können den Tab trotzdem ausblenden, auch wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind — siehe Berechtigungen und Funktionen.