Nutzergruppen

Erstellen und verwalten Sie Nutzergruppen zum Filtern, zur Masseneinschreibung, Kommunikation und Zielgruppensteuerung in Nutzerverwaltung und OrgHub.

Nutzergruppen bündeln Personen, sodass Sie sie als Einheit ansteuern, einschreiben oder ansprechen können, statt Einzelpersonen nacheinander auszuwählen. Eine Gruppe ist eine institutionsweite Bezeichnung — wie „Lehrende 2026“ oder „Erstsemester-Berater“ —, deren Mitgliedschaft Sie unabhängig von Rollen und akademischen Kohorten verwalten.

Gruppen sind ein leichtgewichtiges Organisationswerkzeug. Sie ersetzen weder Studiengangskohorten (die Curriculum und Studienpläne steuern) noch Rollen (die den Zugriff steuern). Stattdessen helfen Gruppen dem Personal, mit beliebigen Nutzerteilmengen für den Tagesbetrieb zu arbeiten: die Nutzer-Tabelle filtern, eine Klasse in einen Kurs einschreiben, eine Massen-E-Mail senden oder eine Info-Hub-Ankündigung gezielt ausrichten.

Warum das wichtig ist

Die Hochschulverwaltung arbeitet ständig mit Teilmengen der Population — einer Abteilung, einer Aufnahmewelle, einem Projektteam, einer Verteilerliste für eine Veranstaltung. Ohne Gruppen wird jede Operation zu einer manuellen Mehrfachauswahl, die über wenige Dutzend Personen hinaus nicht skaliert und schwer konsistent zu wiederholen ist.

Gruppen geben Ihnen eine wiederverwendbare Zielgruppe. Erstellen Sie die Gruppe einmal, fügen Sie Mitglieder hinzu, wenn Konten provisioniert werden, und nutzen Sie dieselbe Gruppe zum Filtern, Einschreiben und Kommunizieren. Weil die Mitgliedschaft explizit ist (nicht aus Rolle oder Kohorte abgeleitet), behalten Sie die Kontrolle darüber, wer genau eingeschlossen ist — was für DSGVO-bewusste Kommunikation und zur Vermeidung versehentlicher Überkommunikation zählt.

Wie es zusammenhängt

Gruppen sitzen zwischen Nutzerkonten und den Workflows, die sie nutzen:

Nutzer werden in der Nutzerverwaltung erstellt und Rollen zugewiesen.
Kohorten organisieren Studierende akademisch unter einer Studiengangsversion — siehe Studiengänge & Kohorten. Eine Kohorte steuert die Curriculumzuweisung; eine Nutzergruppe nicht.
Gruppen sind flexible Tags für operative Aufgaben. Ein Studierender kann sowohl einer Kohorte (akademisch) als auch mehreren Gruppen (operativ) angehören.

Typischer Ablauf: Nutzer erstellen → Rollen zuweisen → relevanten Gruppen hinzufügen → Gruppen für Einschreibung oder Kommunikation nutzen → Mitgliedschaft anpassen, wenn Personen Projekten beitreten oder ausscheiden.

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Gruppe	Eine benannte Sammlung von Nutzerkonten innerhalb der Institution.
Mitglied	Ein Nutzer, der zu einer Gruppe gehört. Nutzer können gleichzeitig mehreren Gruppen angehören.
Gruppenfarbe	Optionale visuelle Kennzeichnung in der Gruppenliste.
Tags	Optionale Bezeichnungen zur Organisation vieler Gruppen (zum Beispiel nach Abteilung oder Jahr).
Snapshot-Einschreibung	Wenn Sie eine Gruppe in einen Kurs einschreiben, werden nur Mitglieder zum Zeitpunkt der Einschreibung hinzugefügt. Zukünftige Mitglieder werden nicht automatisch hinzugefügt.

Die Gruppen-Seite öffnen

Gehen Sie zu OrgHub → Verwaltung → Gruppen, oder öffnen Sie OrgHub → Verwaltung → Nutzer und wählen Sie den Tab Gruppen oben auf der Seite.

Sie benötigen Read user groups, um die Liste anzusehen.

Eine Gruppe erstellen

Wählen Sie auf der Gruppen-Seite Hinzufügen (oder die Erstellungsaktion in der Symbolleiste).

Geben Sie einen Gruppennamen ein, der die Gruppe leicht identifizierbar macht (zum Beispiel „Lehrende 2026“ oder „Erstsemester-Kohorte“).

Optional wählen Sie eine Gruppenfarbe und fügen Tags zur Organisation hinzu.

Speichern, um die Gruppe zu erstellen.

Mitglieder hinzufügen

Sie können Mitglieder von der Gruppendetailseite oder aus der Nutzer-Tabelle hinzufügen.

Aus einer Gruppe

Wählen Sie den Namen der Gruppe, um ihre Detailseite zu öffnen.

Wählen Sie Mitglieder hinzufügen (oder Nutzer hinzufügen).

Suchen Sie Nutzer nach Name oder E-Mail und wählen Sie jede Person zum Hinzufügen aus.

Bestätigen Sie, um sie der Gruppe hinzuzufügen.

Aus der Nutzer-Tabelle (Masse)

Wählen Sie unter OrgHub → Verwaltung → Nutzer die Nutzer aus, die Sie hinzufügen möchten.

Öffnen Sie ⋯ → Gruppen → Zu Gruppe hinzufügen und wählen Sie die Zielgruppe.

Ein Nutzer kann gleichzeitig mehreren Gruppen angehören.

Bei großen Aufnahmen können Sie Nutzer unmittelbar nach dem Erstellen zu Gruppen hinzufügen oder Massenaktionen nutzen, um viele Konten auf einmal zu verschieben.

Mitglieder entfernen

Von einer Gruppendetailseite — entfernen Sie einzelne Mitglieder aus der Mitgliederliste.
Aus der Nutzer-Tabelle — filtern Sie nach Gruppe, wählen Sie Nutzer aus und wählen Sie dann Aus ausgewählter Gruppe entfernen im Massenmenü Gruppen.

Jemanden aus einer Gruppe zu entfernen löscht das Nutzerkonto nicht.

Eine Gruppe löschen

Öffnen Sie die Aktionen der Gruppe und wählen Sie Löschen. Das Löschen einer Gruppe entfernt die Gruppe selbst, löscht aber nicht die Nutzer, die Mitglieder waren.

Gruppen zum Filtern und Ansteuern nutzen

Gruppen helfen Ihnen, mit Teilmengen Ihrer Institution zu arbeiten:

Anwendungsfall	Wie Gruppen helfen
Filter in der Nutzer-Tabelle	Nutzen Sie den Gruppenfilter im Tab Nutzer, um nur Mitglieder einer ausgewählten Gruppe zu zeigen.
Kurseinschreibung	Schreiben Sie eine gesamte Gruppe aus der Kursverwaltung in einen Kurs ein. Mitglieder zum Zeitpunkt der Einschreibung werden hinzugefügt; zukünftige Mitglieder nicht automatisch.
Massen-E-Mail und Chat	Wählen Sie Gruppenmitglieder in der Nutzer-Tabelle und nutzen Sie E-Mail senden oder Gruppenchat aus Massenaktionen.
Info Hub und Ankündigungen	Steuern Sie Zielgruppen nach Gruppe, wo Zielgruppensteuerung unterstützt wird — siehe Zielgruppe festlegen.

Gruppenkommunikation

Wenn Nutzer in der Nutzer-Tabelle ausgewählt sind, umfassen Massenaktionen unter Kommunikation:

E-Mail senden — E-Mail an ausgewählte Mitglieder.
Gruppenchat — erstellen Sie einen Chat-Kanal mit den ausgewählten Nutzern (erfordert Create group chat).

Sie können Nutzer auch von der Gruppen-Seite aus mailen oder verwalten, wenn mehrere Gruppen ausgewählt sind, über die Massenoptionen dieser Tabelle.

Für die vollständige Liste der Massenkommunikationsoptionen siehe Massenaktionen.

Berechtigungen

Aktion	Berechtigung
Gruppen ansehen	Read user groups
Eine Gruppe erstellen	Create user group oder Create user groups
Gruppendetails / Mitgliedschaft bearbeiten	Update user group oder Update user groups
Eine Gruppe löschen	Delete user group oder Delete user groups

Diese Berechtigungen werden pro Rolle unter Rollen & Berechtigungen konfiguriert. Der OrgHub-Seitenleisteneintrag Nutzer selbst erfordert Read users und Read user groups — siehe Berechtigungen, Features & Sichtbarkeit.

Best Practices

Halten Sie Gruppen zweckgebunden. Erstellen Sie eine Gruppe, wenn Sie wiederkehrend dieselben Personen ansteuern müssen — nicht als Ersatz für rollenbasierte Zugriffskontrolle.
Dokumentieren Sie Snapshot-Einschreibung. Wenn Sie eine Gruppe in einen Kurs einschreiben, erinnern Sie Kursadministratoren daran, dass neue Gruppenmitglieder danach separat eingeschrieben werden müssen (oder die Einschreibung für neue Hinzufügungen erneut ausführen).
Kombinieren Sie Gruppen mit Tabellenfiltern. Filtern Sie nach Gruppe, dann nach Status oder Rolle, um Massenaktionen präzise einzugrenzen, bevor Sie einladen oder deaktivieren.
Ziehen Sie veraltete Gruppen zurück. Am Ende eines akademischen Jahres löschen oder archivieren Sie Namenskonventionen, die vergangene Aufnahmen referenzieren, um versehentliches Ansteuern zu vermeiden.
Verwechseln Sie Gruppen nicht mit Kohorten. Für curriculumsgetriebene Studierendenorganisation nutzen Sie Nutzer zur Kohorte hinzufügen stattdessen.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Was passiert	Wie vermeiden
Automatische Einschreibung erwarten	Neue Gruppenmitglieder werden nicht zu Kursen hinzugefügt, in die die Gruppe früher eingeschrieben wurde	Schreiben Sie neue Mitglieder einzeln ein oder führen Sie eine frische Gruppeneinschreibung aus
Überlappende Gruppen- und Kohortenmitgliedschaft	Dieselben Studierenden erscheinen in mehreren Listen mit unterschiedlicher Bedeutung	Nutzen Sie Kohorten für Akademisches, Gruppen für Betrieb; benennen Sie sie klar unterschiedlich
Massen-Messaging an die falsche Gruppe	E-Mail geht an alle in der gefilterten Gruppe	Prüfen Sie Ihren Tabellenfilter immer vor E-Mail senden
Fehlende Berechtigung	Gruppen-Seite oder Tab ist ausgeblendet	Stellen Sie sicher, dass die Rolle Read user groups hat

FAQ

Kann ein Nutzer mehreren Gruppen angehören?

Ja. Gruppenmitgliedschaft ist many-to-many. Ein Nutzer kann gleichzeitig in „Lehrende 2026“ und „Fakultätssenat“ sein, ohne Konflikt.

Löscht das Löschen einer Gruppe die Nutzer?

Nein. Das Löschen einer Gruppe entfernt nur den Gruppendatensatz. Nutzerkonten bleiben in der Nutzerverwaltung.

Treten neue Gruppenmitglieder automatisch Kursen bei, in die die Gruppe eingeschrieben wurde?

Nein. Die Kurseinschreibung über eine Gruppe ist ein Snapshot — nur Mitglieder zum Einschreibungszeitpunkt werden hinzugefügt. Fügen Sie neue Mitglieder dem Kurs separat hinzu.

Worin unterscheiden sich Gruppen von Studiengangskohorten?

Kohorten sind akademische Strukturen, gebunden an eine Programmversion und ein Curriculum. Gruppen sind flexible operative Sammlungen ohne Auswirkungen auf den Studienplan. Siehe Studiengänge & Kohorten.