Bewerbungsprogramme

Bewerbungsprogramme erstellen und verwalten — die Zulassungscontainer, die Studiengänge mit Bewerbungsformularen, Aufnahmezeiten und dem öffentlichen Apply-Portal verknüpfen.

Ein Bewerbungsprogramm ist das oberste Zulassungsangebot in Fuxam Apply. Es gruppiert einen oder mehrere Studiengänge mit den Bewerbungsformularen, die Bewerber im öffentlichen Apply-Portal ausfüllen. Jedes Programm kann mehrere Formularversionen, Einreichungsfristen und Kohortenzuweisungen enthalten — und gibt Zulassungsteams einen strukturierten Container für einen Aufnahmezyklus (zum Beispiel „Bewerbungen Winter 2026“), ohne fremde Angebote an einem Ort zu vermischen.

Programme sind die Brücke zwischen akademischer Planung in FuxamCMS und öffentlicher Zulassung in Apply. Mitarbeitende konfigurieren Programme in OrgHub; Bewerber sehen den Programmdatensatz nie direkt — sie durchsuchen verknüpfte Studiengänge, wählen eine Aufnahme-Kohorte und reichen über ein veröffentlichtes Formular ein. Einreichungen erscheinen dann im Bereich Bewerber zur Prüfung und Einschreibung.

Warum das wichtig ist

Hochschulen führen Zulassung in Zyklen: Jede Aufnahme braucht eine klare Grenze — welche Abschlüsse offen sind, welche Kohorten Bewerbungen annehmen, wann das Fenster schließt und welchen Fragebogen Bewerber ausfüllen müssen. Ohne eigenen Container vermischen sich Formulare, Fristen und Einreichungen verschiedener Aufnahmen und machen Berichte und Archivierung schwierig.

Bewerbungsprogramme lösen das, indem jeder Zulassungszyklus (oder jedes Angebotsbündel) einen eigenen Datensatz erhält. Sie verknüpfen die akademischen Produkte, die Bewerber interessieren (Studiengänge), hängen die Formulare an, steuern, ob die Aufnahme live ist, und archivieren den Zyklus schließlich, während historische Einreichungen für Audit und Berichte erhalten bleiben.

Wie das in Fuxam passt

Bewerbungsprogramme sitzen im Zentrum des Trichters Fuxam Apply. Stromaufwärts müssen Studiengänge und Kohorten existieren, bevor Sie sie verknüpfen können. Apply-Portaleinstellungen aktivieren das Produkt und liefern einrichtungsweite Vorlagen und E-Mail-Verhalten. Stromabwärts speisen veröffentlichte Formulare das öffentliche Portal, Einreichungen landen unter Bewerber, und angenommene Kandidaten bewegen sich Richtung Einschreibung in ihre Aufnahme-Kohorte.

Programm-Lebenszyklus

Ein typisches Bewerbungsprogramm durchläuft vier Phasen. Die Handbuchkapitel in diesem Abschnitt entsprechen jeder Phase:

Phase	Was passiert	Handbuchkapitel
Erstellen	Programm hinzufügen, Aufnahme benennen, mindestens einen Studiengang verknüpfen	Bewerbungsprogramm erstellen
Konfigurieren	Aktiven Status, Fristen an Formularen, Kohortenberechtigung, Bestätigungsverhalten setzen	Programmeinstellungen konfigurieren
Veröffentlichen	Formulare veröffentlichen und öffentlich machen; Apply-Portal-URL teilen	Bewerbungsprogramm veröffentlichen
Archivieren	Am Ende des Zyklus deaktivieren oder löschen	Programm archivieren

Zwischen Erstellen und Veröffentlichen erstellen Sie auch Formulare im Programm (siehe Bewerbungsformulare). Ein Programm ohne mindestens ein veröffentlichtes, öffentliches Formular nimmt keine Einreichungen vom Apply-Portal an, auch wenn es als Aktiv markiert ist.

Bewerbungsprogramm vs. Studiengang

Diese Begriffe klingen ähnlich, erfüllen aber unterschiedliche Rollen:

Konzept	Wo es lebt	Zweck
Studiengang	FuxamCMS — Programme und Planung	Das akademische Abschluss- oder Zertifikatsangebot (zum Beispiel Bachelor of Business Administration), mit Versionen und Kohorten für die Einschreibung
Bewerbungsprogramm	Fuxam Apply — Tab Formulare	Der Zulassungscontainer für einen Aufnahmezyklus, der Studiengänge mit Bewerbungsformularen verknüpft und steuert, ob diese Aufnahme Bewerbungen annimmt

Ein Studiengang kann über die Zeit in mehreren Bewerbungsprogrammen erscheinen (verschiedene Zyklen). Ein Bewerbungsprogramm kann mehrere Studiengänge verknüpfen, wenn Bewerber sich über eine gemeinsame Aufnahme auf mehrere Angebote bewerben (zum Beispiel verwandte Master-Tracks im selben Fenster).

Bewerber durchsuchen Studiengänge im Portal; Administratoren verwalten Bewerbungsprogramme in OrgHub. Die Verknüpfung dazwischen bestimmt, welche Abschlüsse unter welchem Zulassungszyklus erscheinen.

Wichtige Begriffe

Begriff	Bedeutung
Aktiv / Inaktiv	Ob das Programm an der laufenden Zulassung teilnimmt. Inaktive Programme sind aus dem Standard-Filter Aktiv ausgeblendet und nehmen keine neuen öffentlichen Einreichungen an.
Formulare-Tabelle	Die Liste der Bewerbungsformulare in einem Programm — jeweils mit eigener Frist, Veröffentlichungsstatus und Kohortenzuweisung.
Einreichungsfrist	Wann Bewerbungen schließen — pro Formular konfiguriert, mit optionalem Fallback auf Programmebene.
Veröffentlicht / Öffentlich	Ein Formular muss sowohl veröffentlicht (gesperrtes Layout) als auch Öffentlich (im Portal sichtbar) sein, damit Bewerber einreichen können.
Statusfilter	Auf dem Tab Formulare die Programmliste auf Aktive oder Inaktive Programme filtern.

Bewerbungsprogramme öffnen

Gehen Sie zum Tab OrgHub → Verwaltung → Bewerbungen → Formulare. Die Tabelle listet alle Bewerbungsprogramme Ihrer Einrichtung mit verknüpften Studiengängen und einer Anzahl Formulare pro Programm.

Nutzen Sie den Filter Status, um nur Aktive oder Inaktive Programme anzuzeigen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rolle	Typische Aufgaben
Zulassungsadministrator	Programme erstellen, Studiengänge verknüpfen, Fristen konfigurieren, Formulare veröffentlichen, Portal-URL teilen
Programmkoordinator	Bestätigen, dass verknüpfte Studiengänge und Kohorten zur geplanten Aufnahmekapazität passen
Zulassungsprüfer	Arbeitet meist unter Bewerber statt in der Programmkonfiguration — muss aber verstehen, zu welchem Programm und Formular eine Einreichung gehört
IT / Org-Admin	Application Management aktivieren und Berechtigungen zum Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Bewerbungsprogrammen nach Bedarf zuweisen

Wo Sie starten

Wenn Sie eine neue Aufnahme öffnen:

Bestätigen Sie, dass Studiengänge und Kohorten für die Abschlüsse existieren, die Sie bewerben wollen.
Bewerbungsprogramm erstellen und diese Studiengänge verknüpfen.
Bewerbungsformulare erstellen und veröffentlichen im Programm.
Programmeinstellungen konfigurieren — aktiver Status, Fristen, Kohortenberechtigung.
Veröffentlichen und die Apply-Portal-URL aus den Apply-Portaleinstellungen teilen.
Eingehende Einreichungen unter Bewerber überwachen.

Am Ende des Zyklus das Programm archivieren oder auf Inaktiv setzen.

In diesem Abschnitt

Bewerbungsprogramm erstellen

Neues Programm hinzufügen und mit einem oder mehreren Studiengängen verknüpfen.

Bewerbungsprogramm bearbeiten

Programmname, Beschreibung und verknüpfte Studiengänge aktualisieren.

Programmeinstellungen konfigurieren

Einreichungsfristen, aktiven Status und Formularanforderungen setzen.

Bewerbungsprogramm veröffentlichen

Formulare über das Apply-Portal für Bewerber verfügbar machen.

Programm archivieren

Programme deaktivieren oder entfernen, die keine Bewerbungen mehr annehmen.