Bewerbungsprogramm erstellen

Neues Bewerbungsprogramm anlegen, mit mindestens einem Studiengang verknüpfen und den Container für Bewerbungsformulare und Veröffentlichung vorbereiten.

Ein Bewerbungsprogramm zu erstellen ist der erste Schritt, um eine neue Zulassungsaufnahme in Fuxam Apply zu öffnen. Der Programmdatensatz gibt dieser Aufnahme einen Namen, verknüpft sie mit den Studiengängen, die Bewerber im Portal durchsuchen, und wird der übergeordnete Container für Bewerbungsformulare, die Sie als Nächstes erstellen.

Ein Programm allein nimmt keine Bewerbungen an — Sie müssen mindestens ein Formular hinzufügen, konfigurieren und veröffentlichen, bevor das öffentliche Apply-Portal Einreichungen sammeln kann.

Warum das wichtig ist

Jeder Zulassungszyklus braucht eine klare administrative Grenze. Ohne Programmdatensatz schweben Formulare ohne Kontext, Studiengangsverknüpfungen sind unklar, und das Filtern von Einreichungen nach Aufnahme wird unzuverlässig. Das Bewerbungsprogramm ist diese Grenze: Es sagt Fuxam, welche Abschlüsse zu dieser Aufnahme gehören, welche Formulare Bewerber nutzen und ob der Zyklus gerade offen ist.

Hochschulen erstellen oft ein Programm pro Aufnahmezeitraum (zum Beispiel „Bewerbungen Winter 2026“) oder pro eigener Recruiting-Kampagne. Die Namenskonvention liegt bei Ihnen — entscheidend ist, dass Mitarbeitende den Zyklus auf einen Blick erkennen und Bewerber die richtigen verknüpften Studiengänge im Portal sehen.

Wie es zusammenhängt

Bevor Sie ein Programm erstellen, prüfen Sie:

Application Management ist aktiviert (Einstellungen → OrgHub → Application Management — siehe Apply-Portaleinstellungen).
Die Studiengänge (und idealerweise ihre Kohorten), die Sie für Bewerbungen öffnen wollen, existieren bereits in FuxamCMS.
Sie haben die Berechtigung zum Erstellen von Bewerbungsprogrammen.

Das Programm sitzt zwischen der akademischen CMS-Struktur und der Apply-Konfiguration. Nach dem Erstellen folgt typischerweise: Formulare erstellen → Einstellungen konfigurieren → veröffentlichen → Bewerber überwachen.

Wichtige Begriffe

Feld / Konzept	Rolle
Name	Administrator-Bezeichnung für den Aufnahmezyklus (erforderlich). In OrgHub-Tabellen und Filtern sichtbar — nicht unbedingt identisch mit dem öffentlichen Programmtitel im Portal.
Beschreibung	Optionale interne Notizen für das Zulassungsteam. Für Bewerber nicht sichtbar.
Studiengang	Verknüpft einen oder mehrere CMS-Studiengänge mit diesem Zulassungszyklus (erforderlich — mindestens einer). Bestimmt, welche Abschlüsse Bewerber durchsuchen können, wenn dieses Programm aktiv ist und Formulare veröffentlicht sind.
Formulare	Fragebögen, die Sie nach dem Erstellen im Programm hinzufügen. Jedes Formular kann bestimmte Kohorten und Fristen ansprechen.

Bewerbungsprogramm erstellen

Erstellungsblatt öffnen

Gehen Sie zum Tab OrgHub → Verwaltung → Bewerbungen → Formulare.

Wählen Sie Programm erstellen in der Symbolleiste. Das Blatt Bewerbungsprogramm erstellen öffnet sich rechts.

Programmdetails ausfüllen

Geben Sie Name ein — eine Bezeichnung für diesen Zulassungszyklus oder dieses Programm (zum Beispiel „Bewerbungen Winter 2026“). Dieses Feld ist erforderlich.

Geben Sie optional Beschreibung ein — interne Notizen, sichtbar für Administratoren.

Wählen Sie mindestens einen Studiengang — Bewerber, die dieses Programm im Apply-Portal wählen, können sich über verknüpfte Formulare bewerben. Dieses Feld ist erforderlich.

Wählen Sie Erstellen. Fuxam erstellt das Programm und belässt Sie auf dem Tab Formulare.

Was als Nächstes passiert

Nach Erstellen erscheint das neue Programm in der Tabelle des Tabs Formulare. Wählen Sie seinen Namen, um die Formulare-Tabelle des Programms zu öffnen, wo Sie:

Ein Formular hinzufügen — siehe Bewerbungsformular erstellen.
Berechtigte Kohorten zuweisen — damit Bewerber die richtige Aufnahme im Portal wählen können.
Einreichungsfristen setzen — siehe Programmeinstellungen konfigurieren.
Veröffentlichen — siehe Bewerbungsprogramm veröffentlichen.

Bis mindestens ein Formular veröffentlicht und auf Öffentlich gesetzt ist, ist das Programm nur eine Konfigurationshülle.

Best Practices

Programme nach Aufnahme benennen, nicht nach Abschluss — wenn ein Zyklus mehrere Studiengänge abdeckt, eine Zyklusbezeichnung („Bewerbungen Winter 2026“) statt eines einzelnen Abschlussnamens nutzen, es sei denn, Ihre Einrichtung öffnet ein Programm pro Abschluss.
CMS-Struktur zuerst anlegen — Studiengänge und Kohorten sollten vor der Verknüpfung existieren, damit die Formular-Kohortenzuweisung sofort funktioniert.
Beschreibung für internen Kontext nutzen — Recruiting-Kampagnencodes, verantwortliche Koordinatoren oder geplante Öffnungs-/Schließdaten für Kolleginnen notieren, die das Programm später übernehmen.
Ein Hauptformular pro Aufnahmepfad planen — die meisten Zyklen nutzen ein veröffentlichtes Formular pro Kohortengruppe; Programme nicht verdoppeln, wenn ein Programm mit mehreren Formularen ausreicht.

Häufige Fallstricke

Programm ohne Kohorten erstellen — Studiengänge werden auf Programmebene verknüpft, aber Bewerber wählen Kohorten im Portal. Formulare brauchen zugewiesene berechtigte Kohorten, sonst können Bewerber den richtigen Aufnahmepfad nicht abschließen.
Sofortige Einreichungen erwarten — ein neu erstelltes Programm nimmt keine Bewerbungen an, bis Formulare erstellt, veröffentlicht und öffentlich sind.
Falschen Studiengang verknüpfen — CMS-Programmnamen doppelt prüfen; Bewerber durchsuchen Studiengangstitel, nicht Ihren internen Programmdatensatz-Namen.
Fehlende Berechtigungen — ohne Berechtigung zum Erstellen von Bewerbungsprogrammen ist die Aktion Programm erstellen nicht verfügbar.

Erforderliche Berechtigung

Zum Erstellen von Programmen ist die Berechtigung zum Erstellen von Bewerbungsprogrammen nötig.

FAQ

Kann ich mehrere Studiengänge mit einem Bewerbungsprogramm verknüpfen?

Ja. Wählen Sie beim Erstellen (oder Bearbeiten) des Programms mehr als einen Studiengang. Bewerber können dann jeden verknüpften Abschluss im Apply-Portal durchsuchen, wenn das Programm aktiv ist und Formulare veröffentlicht sind.

Brauche ich ein separates Bewerbungsprogramm für jeden Abschluss?

Nicht unbedingt. Nutzen Sie ein Programm pro Zulassungszyklus, wenn mehrere Abschlüsse dasselbe Aufnahmezeitfenster teilen. Erstellen Sie separate Programme, wenn Zyklen, Fristen oder Formularanforderungen sich wesentlich unterscheiden.

Wo sehen Bewerber den Programmnamen, den ich eingebe?

Bewerber durchsuchen Studiengangs-Namen im öffentlichen Portal, nicht den Namen des Bewerbungsprogramm-Datensatzes. Der Programmname dient vor allem der Organisation durch Administratoren in OrgHub.