Bewerbungsformulare
Fragebögen erstellen, versionieren und veröffentlichen, die Bewerber im Apply-Portal ausfüllen — mit Fragenkatalog, Formularvorlagen und Formular-Builder.
Ein Bewerbungsformular ist der versionierte Fragebogen in einem Bewerbungsprogramm. Es legt fest, welche Fragen Bewerber beantworten, auf welche Kohorten sie sich bewerben können, Einreichungsfristen und optionale Integrationen wie Krankenversicherung oder Studienverträge. Jede Antwort, die ein Bewerber einreicht, fließt aus einem veröffentlichten Formular in den Bereich Bewerber, wo Mitarbeitende Feldantworten prüfen, bevor Zulassungsentscheidungen fallen.
Formulare sind die Brücke zwischen Zulassungskonfiguration und lebendigen Bewerberdaten. Ein gut gestaltetes Formular erfasst die Informationen, die Ihre Prüfenden brauchen, erzwingt erforderliche Dokumente bei der Einreichung und kann — über die Plattformzuordnung — angenommene Studierende in Fuxam-Nutzerdatensätze synchronisieren, ohne Daten erneut einzugeben.
Warum das wichtig ist
Hochschulen können faire, prüfbare Zulassung nicht auf ad-hoc-PDFs und E-Mail-Anhängen aufbauen. Bewerbungsformulare geben Ihnen eine gesteuerte, strukturierte Aufnahme: einheitliche Fragen über Aufnahmen hinweg, durchgesetzte Fristen, validierte Feldtypen (E-Mail, Telefon, Datei-Upload) und Versionskontrolle, damit Sie den Fragebogen für nächstes Jahr ändern können, ohne die Einreichungen des Vorjahres zu brechen.
Weil Formulare versioniert sind, erzeugt jede Veröffentlichung einen gesperrten Snapshot, den Bewerber im Apply-Portal sehen, während Administratoren Änderungen für künftige Aufnahmen entwerfen können. Diese Trennung schützt historische Einreichungen — Prüfende bewerten Antworten immer gegen die Formularversion, die der Bewerber tatsächlich ausgefüllt hat.
Wie das in Fuxam passt
Bewerbungsformulare sitzen in der Mitte des Zulassungstrichters: stromabwärts von Bewerbungsprogrammen und Studiengängen und Kohorten, stromaufwärts von Bewerber-Einreichungen und der Prüfung durch Mitarbeitende.
Drei Bausteine speisen das Formular-Design, jeweils mit anderem Wiederverwendungsmodell:
| Baustein | Wo er lebt | Was er liefert | Wiederverwendungsverhalten |
|---|---|---|---|
| Fragenkatalog | OrgHub → Verwaltung → Bewerbungen → Tab Fragenkatalog | Benannte Abschnitte mit Live-Fragen (Blöcke) | Pro Formular aktiviert; Updates werden übernommen, wenn Formulare gespeichert oder erneut veröffentlicht werden |
| Formularvorlagen | Einstellungen → Vorlagen für Bewerbungsformulare | Anfangs-Feldlayout beim Erstellen eines neuen Formulars | Einmalige Kopie bei der Formularerstellung; danach nicht synchronisiert |
| Eigene Felder | Feldpalette im Formular-Builder | Programmspezifische Fragen direkt auf einem Formular | Einzigartig für dieses Formular, sofern nicht dupliziert |
Nachdem Sie ein Programm veröffentlichen, füllen Bewerber das Formular im öffentlichen Portal aus. Ihre Antworten erscheinen im Tab Ausstehend unter Bewerber, wo Mitarbeitende das Detailblatt öffnen, um jedes Feld zu prüfen, bevor eine Entscheidung erfasst wird.
Wichtige Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Bewerbungsformular | Der Fragebogen in einem Programm — Felder, Katalogblöcke, Fristen, Kohortenzuweisungen und optionale Integrationen. |
| Formular-Builder | Der Editor, in dem Sie eigene Felder hinzufügen, Katalogblöcke aktivieren, Pflichtregeln, bedingte Logik und Plattformzuordnung konfigurieren. |
| Fragenkatalog-Block | Ein wiederverwendbarer benannter Fragenabschnitt, zentral gepflegt und auf einem oder mehreren Formularen aktiviert. |
| Formularvorlage | Ein einrichtungsweites Startlayout in den Einstellungen — einmal kopiert, wenn Sie ein neues Formular erstellen. |
| Entwurfsversion | Unveröffentlichte Änderungen im Formular-Builder; für Bewerber unsichtbar, bis Sie veröffentlichen. |
| Veröffentlichte Version | Gesperrter Snapshot, den Bewerber im Apply-Portal sehen; frühere Einreichungen bleiben an die genutzte Version gebunden. |
| Berechtigte Kohorten | Aufnahme-Kohorten, aus denen Bewerber wählen müssen — bei der Formularerstellung gesetzt. |
| Plattformzuordnung | Verknüpft Formularfeld-Antworten mit Fuxam-Nutzerprofilfeldern, damit angenommene Bewerber in institutionelle Datensätze synchronisiert werden. |
| Bedingte Logik | Regeln, die einzelne Felder anhand von Antworten auf andere Felder ein- oder ausblenden. |
Bewerbungsformulare öffnen
Gehen Sie zum Tab OrgHub → Verwaltung → Bewerbungen → Formulare.
Wählen Sie den Namen eines Bewerbungsprogramms, um dessen Formulare-Tabelle zu öffnen.
Der Tab Formulare listet alle Bewerbungsprogramme. Beim Öffnen eines Programms sehen Sie dessen Formulare, Versionen und Veröffentlichungsstatus. Von dort können Sie neue Formulare erstellen, den Formular-Builder öffnen oder Einreichungen für ein veröffentlichtes Formular verwalten.
Rollen und Verantwortlichkeiten
| Rolle | Typische Formularaufgaben |
|---|---|
| Zulassungsadministrator | Formulare erstellen, Fragenkatalog pflegen, Versionen veröffentlichen, Fristen und Kohortenzuweisungen setzen. |
| Programmkoordinator | Programmspezifische eigene Felder definieren, Formularinhalt an Akkreditierungsanforderungen prüfen. |
| Zulassungsprüfer | Nutzt veröffentlichte Formulare indirekt — prüft die von Bewerbern eingereichten Antworten; bearbeitet die Formularstruktur in der Regel nicht. |
| IT / Org-Admin | Formularbezogene Berechtigungen zuweisen und Formularvorlagen für einrichtungsweite Einheitlichkeit pflegen. |
Wo Sie starten
Eine typische Formular-Einrichtungssequenz:
- Bestätigen Sie, dass Studiengänge und Kohorten für die geplanten Aufnahmen existieren.
- Bewerbungsprogramm erstellen und Studiengänge verknüpfen.
- Optional gemeinsame Inhalte im Fragenkatalog und in Formularvorlagen pflegen.
- Bewerbungsformular erstellen — Felder hinzufügen, Katalogblöcke aktivieren, Zuordnung konfigurieren.
- Formular vorschauen, um aktivierte Katalogblöcke zu prüfen.
- Formular veröffentlichen, dann das Bewerbungsprogramm veröffentlichen, damit Bewerber es im Portal erreichen.
Existieren Formulare bereits und Sie bereiten eine neue Aufnahme vor, duplizieren Sie ein bestehendes Formular oder starten Sie von einer Vorlage, passen Sie Kohorten und Fristen an, schauen Sie vor und veröffentlichen Sie eine neue Version.
In diesem Abschnitt
Bewerbungsformular erstellen
Felder hinzufügen, Fragenkatalog-Blöcke aktivieren, Zuordnung konfigurieren und im Formular-Builder veröffentlichen.
Fragenkatalog verwalten
Wiederverwendbare Fragenblöcke pflegen, die über Formulare hinweg geteilt und synchronisiert werden.
Formularvorlagen
Wiederverwendbare Feldlayouts in den Einstellungen für schnellere Formulareinrichtung erstellen.
Formular vorschauen
Aktivierte Fragenblöcke vor der Veröffentlichung prüfen.