Zeitdaten exportieren

Zeiterfassungsprotokolle als monatliche PDF-Übersicht oder CSV für einen gewählten Datumsbereich exportieren — für Lohnabrechnung, Audits, arbeitsrechtliche Dokumentation und persönliche Unterlagen.

Exportieren Sie Zeiterfassungsdaten aus der Protokolltabelle, wenn Sie einen weitergebbaren Bericht für Lohnabrechnung, Audits oder persönliche Unterlagen brauchen. Fuxam erzeugt entweder ein formatiertes PDF (mit monatlichen Übersichts-KPIs) oder eine CSV-Tabelle aus derselben Spaltenauswahl, begrenzt auf die Person und den Datumsbereich, die aktuell in der Tabelle sichtbar sind.

Dieser Exportkanal ist für Arbeitszeitprotokolle gebaut. Er ist getrennt von Berichten des Statistics Center, die institutionsweite akademische und regulatorische Datensätze betreffen—nicht individuelle Stundenzettel.

Warum das wichtig ist

Operative Zeitdaten unterstützen Lohnabrechnung und Compliance nur, wenn sie das System in einem stabilen, prüfbaren Format verlassen können. HR-Büros, externe Auditorinnen und Mitarbeitende selbst brauchen oft einen monatsgebundenen Snapshot mit Start- und Endzeiten, erfasster Dauer, Differenz zu erwarteten Stunden, Pausen, Abwesenheiten und Zeitstempeln in einem Paket.

Weil der Export dieselben Berechtigungen wie das Anzeigen des Tabs Zeiterfassung respektiert, bleiben sensible Stundendatensätze im Zugangsmodell, das in der Nutzerverwaltung und unter Rollen und Berechtigungen definiert ist.

In Rechtsordnungen, die erwarten, dass Arbeitgeber Arbeitszeitaufzeichnungen zur Einsicht aufbewahren (in Deutschland oft etwa zwei Jahre), ist ein konsistentes monatliches PDF- oder CSV-Archiv ein praktischer Weg, das in Fuxam Erfasste außerhalb der Live-Anwendung verfügbar zu halten—vorbehaltlich der Aufbewahrungsrichtlinie Ihrer Institution und rechtlicher Beratung.

Wie es zusammenpasst

Exportkanal	Am besten für
Zeiterfassungs-PDF oder -CSV (diese Seite)	Arbeitsstunden, Pausen, Abwesenheiten, Modelldifferenzen pro Person.
Hochschulstatistik	Schema-gesteuerte nationale oder regulatorische akademische Exporte.
Report Builder	Benutzerdefinierte Institutionsabfragen über akademische Entitäten.
Krankenversicherung GKV	Gesetzliche Versicherungsmeldungen—nicht Arbeitszeitprotokolle.

Bevor Sie exportieren

Öffnen Sie den Tab Zeiterfassung der richtigen Person (Ihre eigene oder die einer anderen Person in der Nutzerverwaltung).
Stellen Sie die Ansicht Woche oder Monat und den Datumsbereich so ein, dass die Tabelle jeden benötigten Tag zeigt.
Prüfen und korrigieren Sie Protokolle zuerst—besonders Auto-gestoppt-Sitzungen—, damit die Datei vereinbarte Stunden widerspiegelt.
Bestätigen Sie, dass Sie die Berechtigung haben, die Zeiterfassung dieser Person anzuzeigen.

So öffnen Sie den Export-Dialog

Öffnen Sie den Tab Zeiterfassung für die Person, deren Daten Sie exportieren möchten (Ihr eigenes Profil oder OrgHub → Nutzerverwaltung → [Nutzer] → Zeiterfassung).

Stellen Sie die Ansicht Woche oder Monat und den Datumsbereich so ein, dass die Tabelle den gewünschten Zeitraum zeigt.

Wählen Sie Exportieren in der Tabellen-Werkzeugleiste, um das Export-Popover zu öffnen.

Der Export enthält nur die Zeilen, die für den gewählten Bereich aktuell sichtbar sind. Wenn keine Zeilen zu den Filtern passen, bleibt der Export deaktiviert.

So wählen Sie Felder und Format

Prüfen Sie die Umfangszusammenfassung Zeiterfassungsdaten exportieren — sie zeigt, wie viele Tageszeilen einbezogen werden.

Wählen Sie die einzubeziehenden Spalten (Datum, Beginn, Ende, erfasste Zeit, Differenz, Pausen, Abwesenheiten, Zeitstempel und weitere).

Wählen Sie PDF exportieren für ein formatiertes Dokument oder CSV exportieren für Tabellenanalyse.

Fuxam lädt eine Datei mit dem Namen time-tracking-YYYY-MM-DD-YYYY-MM-DD.pdf oder .csv herunter, basierend auf dem aktiven Filterbereich.

PDF-Inhalte (monatliche Übersicht)

Wenn Sie als PDF in der Ansicht Monat exportieren (oder einen Bereich über volle Tage), enthält das Dokument:

Abschnitt	Inhalte
Übersichts-KPIs	Monatlicher Saldo, Urlaubssaldo-Kontext und Abwesenheitszusammenfassung oben im Bericht.
Tagestabelle	Eine Zeile pro Tag mit den von Ihnen gewählten Spalten—Start-/Endzeiten, erfasste Dauer, Differenz zu erwarteten Stunden, Pausen und Abwesenheitskennzeichen.
Arbeitszeitkontext	Spalten für erwarteten Start/Ende und Differenz spiegeln das Arbeitszeitmodell der Person für jeden Tag wider.

Orientierung zur Spaltenauswahl

Spaltentyp	Typische Nutzung
Datum, Beginn, Ende	Kernnachweis für Arbeitszeitdokumentation—wann die Arbeit an jedem Tag begann und endete.
Erfasste Zeit	Gesamt erfasste Stunden im Zeitraum.
Differenz	Abweichung vom Arbeitszeitmodell—nützlich für Überstunden- oder Minusstunden-Gespräche.
Pausen	Pausendokumentation.
Abwesenheiten	Genehmigte oder erfasste Abwesenheit.
Zeitstempel	Strukturierte Checkpoint-Ereignisse aus Seitenleisten-Vorlagen.

Nehmen Sie den Mindestumfang auf, den Ihr Lohnabrechnungs- oder Compliance-Prozess braucht; zusätzliche Spalten helfen bei der Untersuchung, verbreitern aber Dateien für den externen Austausch.

PDF versus CSV

Bedarf	Bevorzugen
Formelles Monatsarchiv mit Saldo und Urlaubsübersicht	PDF exportieren in der Ansicht Monat
Import in Lohnabrechnungs- oder HR-Tabellen	CSV exportieren
Schnelle Wochenprüfung für eine Führungskraft	Beliebiges Format in der Ansicht Woche
Audit-Paket, das eine nicht-technische Leserschaft öffnen kann	PDF

Berechtigungen

Sie brauchen die Berechtigung, die Zeiterfassung der Zielperson anzuzeigen, um ihre Protokolle zu öffnen und einen Export auszuführen. Das Exportieren der Daten einer anderen Person folgt denselben Berechtigungsregeln wie das Anzeigen ihres Tabs.

Führungskräfte, die nur Aggregate über viele Mitarbeitende brauchen, sollten nicht annehmen, dass dieser Dialog eine HRIS-Integration ersetzt—er exportiert eine Person nach der anderen aus der Profiltabelle. Für institutionsweite Analysen über mehrere Nutzer prüfen Sie, ob benutzerdefinierte Berichte Ihren Bedarf abdecken (mit dem Verständnis, dass sie kein Ersatz für gesetzliches Stundenzettel-Layout sind).

Best Practices

Nach Führungskräfteprüfung exportieren — An Ihren Freigabe-Workflow anpassen, damit korrigierte Auto-gestoppt-Einträge enthalten sind.
Monats-PDF für formelle Monatsarchive nutzen — Übersichts-KPIs und Saldo-Kontext sind PDF-only.
CSV für den Abgleich nutzen — In Lohnabrechnungs-Tabellen importieren oder mit einem externen HR-System vergleichen.
Dateien einheitlich benennen und ablegen — Der Download-Name kodiert bereits den Datumsbereich; spiegeln Sie das in Ihrer Dokumentenmanagement-Richtlinie.
Filter an den Abrechnungszeitraum anpassen — Wenn die Lohnabrechnung nach Kalendermonaten läuft, nutzen Sie die Ansicht Monat für den vollen Monat vor dem Export.
Exporte mit Abwesenheiten und Modellen im Blick behalten — Differenz und Saldo sind nur sinnvoll, wenn Arbeitszeitmodell und Abwesenheiten für den Zeitraum korrekt sind.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Folge
Enger Datumsfilter	Export lässt Tage außerhalb des sichtbaren Bereichs weg.
Leere Tabelle	Exportsteuerung bleibt deaktiviert—Filter erweitern oder bestätigen, dass die Person Zeit erfasst hat.
Protokollkorrekturen überspringen	Auto-gestoppt- oder offene Sitzungsartefakte fließen unverändert in die Datei.
Report Builder für Stundenzettel nutzen	Zeitprotokolle werden nicht im Report Builder erstellt oder exportiert—nutzen Sie diesen Workflow.

FAQ

Warum ist der Export deaktiviert?

Meist passen keine Zeilen zum aktuellen Filter Woche oder Monat, oder Ihnen fehlt die Berechtigung, die Zeiterfassung dieser Person anzuzeigen.

Enthält CSV die PDF-Übersichts-KPIs?

Nein. CSV nutzt dieselbe Spaltenauswahl, lässt aber die PDF-Übersichtskarten oben im Monatsdokument weg.

Kann ich mehrere Nutzer auf einmal aus diesem Dialog exportieren?

Das Export-Popover arbeitet mit der Person, deren Tab Zeiterfassung geöffnet ist. Massenextrakte für mehrere Nutzer liegen außerhalb dieses dokumentierten Workflows.

Wie hängt das mit arbeitsrechtlicher Dokumentation zusammen?

Viele Rechtsordnungen verlangen von Arbeitgebern, die tatsächliche Arbeitszeit zu dokumentieren. Dieser Export liefert einen strukturierten Auszug dessen, was Fuxam für eine Person über einen gewählten Zeitraum erfasst hat. Rechtliche Suffizienz und Aufbewahrungsfristen legt Ihre Institution mit Rechtsberatung fest—nicht allein aus dem Produktverhalten.