Bewerber erstellen
Eine Einreichung stellvertretend anlegen unter Bewerbungen (Ausstehend oder Akzeptiert) oder in der Formular-Einreichungen-Ansicht — mit Programm, Kohorte und Formularantworten.
Bewerber erstellen lässt Zulassungspersonal eine Einreichung stellvertretend anlegen — für Papierbewerbungen, Walk-ins oder unvollständige Portalstarts. Unter Campus Management → Bewerbungen nutzen Sie Bewerber erstellen auf dem Tab Ausstehend oder Akzeptiert, oder Manuelle Einreichung erstellen in der Einreichungen-Ansicht eines Formulars.
Warum das wichtig ist
Nicht jede Bewerbung startet online. Mit der manuellen Erstellung erfassen Sie dennoch eine vollständige Datei mit Status Eingereicht und denselben Formularfeldern, Studiengang und Kohorte — danach prüfen und entscheiden Sie wie bei Portalbewerbungen.
Bevor Sie beginnen
| Anforderung | Detail |
|---|---|
| Feature | application_management für die Institution aktiv |
| Berechtigung | create:application-programs |
| Einrichtung | Mindestens ein Studiengang mit Kohorte und einem Bewerbungsformular für diese Kombination |
| Optional | Bestehender Fuxam-Benutzer unter Benutzer zuweisen (Optional) |
Wichtige Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Bewerber erstellen | Schaltfläche auf Ausstehend und Akzeptiert; öffnet das mehrstufige Sheet. |
| Manuelle Einreichung erstellen | Schaltfläche auf der Formular-Einreichungen-Seite. |
| Manuelle Einreichung | Wird mit Status Eingereicht angelegt und als von Mitarbeitenden erstellt markiert. |
| Benutzer zuweisen (Optional) | Verknüpft die Einreichung mit einem bestehenden Institutionsbenutzer. |
So erstellen Sie einen Bewerber unter Bewerbungen
Gehen Sie zu Campus Management → Bewerbungen → Ausstehend oder Akzeptiert.
Klicken Sie auf Bewerber erstellen (Plus-Symbol). Der Sheet-Titel lautet Bewerber erstellen.
Unter Bewerberinformationen geben Sie Bewerbername und Bewerber-E-Mail ein. Optional Benutzer zuweisen (Optional). Klicken Sie auf Fortfahren.
Unter Programm & Kohorte auswählen wählen Sie Studienprogramm, dann Kohorte, dann Bewerbungsformular. Klicken Sie auf Fortfahren.
Unter Manuelle Bewerbung erstellen füllen Sie die Formularschritte aus (inkl. Pflicht-Uploads). Nutzen Sie Weiter / Zurück, am Ende Einreichen.
Bei Erfolg erscheint Erfolg mit Manuelle Einreichung wurde erfolgreich erstellt, das Sheet schließt sich und die Liste wird aktualisiert. Die neue Zeile hat den Status Eingereicht.
So erstellen Sie eine manuelle Einreichung am Formular
Öffnen Sie unter Bewerbungen → Formulare ein Programm und die Einreichungen-Ansicht des Formulars.
Klicken Sie auf Manuelle Einreichung erstellen.
Geben Sie Bewerbername und Bewerber-E-Mail ein (optional Benutzer zuweisen), füllen Sie die Formularschritte aus und klicken Sie auf Einreichen.
Dieser Weg startet auf dem bereits geöffneten Formular; Studiengang und Kohorte kommen vom Formular, wenn dort gesetzt.
Was nach dem Einreichen passiert
- Status ist Eingereicht (nicht Entwurf).
- Studiengang- und Kohorten-Verknüpfungen werden gespeichert, wenn Sie sie gewählt haben.
- Fuxam kann einen Studienvertrags-Entwurf für die Einreichung anlegen.
- Bei zugewiesenem Benutzer und aktivierter Krankenversicherung am Formular können Versicherungsdaten synchronisiert werden.
Danach nutzen Sie Bewerbung prüfen und Annehmen oder ablehnen.
Best Practices
- Portal bevorzugen, wenn Bewerber selbst ausfüllen können; manuell nur für Ausnahmen.
- Studienprogramm, Kohorte und Bewerbungsformular sorgfältig wählen.
- Benutzer zuweisen, wenn die Person schon in der Benutzerverwaltung existiert.
- Zeilenauswahl aufheben, bevor Sie nach Bewerber erstellen suchen.
Häufige Stolperfallen
| Stolperfall | Was passiert | Was tun |
|---|---|---|
| Keine Schaltfläche Bewerber erstellen | Fehlende Berechtigung, falscher Tab oder Zeilen ausgewählt | Ausstehend oder Akzeptiert; create:application-programs prüfen; Auswahl aufheben |
| Leere Studiengangsliste | Keine Studienprogramme | Zuerst ein Studienprogramm anlegen |
| Keine Formulare vorhanden nach Kohorte | Kein Formular für diese Kombination | Formular für Programm/Kohorte anlegen |
| Ungültige E-Mail | Fortfahren bleibt deaktiviert | Gültige E-Mail eingeben |
| Beurlaubungs-Warnung | Person als beurlaubt markiert | Mit Zulassungsprozess abklären |
FAQ
Erhält der Bewerber eine automatische Bestätigungs-E-Mail?
Die manuelle Erstellung nutzt den Mitarbeiter-Pfad. Entscheidung-E-Mails siehe E-Mail-Benachrichtigungen und Annehmen oder ablehnen.
Kann ich als Entwurf speichern?
Die Aktion speichert den Status Eingereicht. Es gibt in diesem Sheet keine Entwurf-Option.
Muss ich einen Benutzer zuweisen?
Nein — Benutzer zuweisen (Optional) darf leer bleiben. Name und E-Mail sind trotzdem Pflicht.