Vorlagen verwalten

Erstellen, bearbeiten, zuweisen und löschen Sie wiederverwendbare Info-Hub-Ankündigungsvorlagen mit Platzhaltern für standardisierte institutionelle Kommunikation.

Ankündigungsvorlagen sind wiederverwendbare Layouts für Info-Hub-Beiträge. Jede Vorlage speichert ein Titelmuster, einen Rich-Text-Inhalt, optionale Platzhalter (etwa ein Veranstaltungsdatum oder einen Empfängernamen), Standardwerte für Platzhalter und Einstellungen zur Sichtbarkeit. Bearbeitende starten bei einer neuen Ankündigung von einer Vorlage — füllen variable Felder aus und halten Struktur, Ton und rechtliche Standardtexte über Semester, Fakultäten oder wiederkehrende Ereignisse hinweg konsistent.

Warum das wichtig ist

Hochschulen wiederholen dieselben Kommunikationsformen bei jeder Aufnahme: Willkommensschreiben, Erinnerungen zum Prüfungsablauf, Schritte zur Krankenversicherungsregistrierung, Checklisten zur Thesis-Abgabe. Ohne Vorlagen tippt jede verfassende Person die Struktur neu — mit inkonsistentem Wortlaut, fehlenden Abschnitten und langsameren Durchlaufzeiten. Vorlagen kodieren die institutionelle Stimme einmal und skalieren dann über Bearbeitende mit Erstell- oder Bearbeitungsrechten.

Platzhalter bieten Flexibilität, ohne die Konsistenz zu brechen: Der Inhalt bleibt fest, während sich ein Kohortenname oder ein Fristendatum je Nutzung ändert. Dieses Muster entspricht dem Serienbrief und der Dokumentenautomatisierung, wie sie aus Studierendensekretariat und Kommunikationsstellen bekannt sind.

Wie es zusammenpasst

Vorlagen liegen auf einem eigenen Tab Vorlagen im Info Hub, getrennt vom Haupt-Ankündigungsfeed. Sie verbinden sich mit dem breiteren Ankündigungsablauf:

Schritt	Rolle der Vorlage
Vorlage gestalten	Struktur, Platzhalter, Standard-Zielgruppe definieren
Vorlage zuweisen oder auswählen	Erstellformular vorausfüllen
Anpassen und veröffentlichen	Priorität, Tags, Status setzen; Dateien anhängen
Pflegen	Vorlage bearbeiten, ohne frühere Ankündigungen zu ändern

Schlüsselkonzepte

Begriff	Bedeutung
Vorlage	Wiederverwendbarer Ankündigungsentwurf mit Titel, Inhalt und optionalen Platzhaltern.
Platzhalter	Variables Feld im Vorlageninhalt, das beim Erstellen eines Beitrags aus der Vorlage ausgefüllt wird.
Erkannte Platzhalter	Seitenleistenliste der aus dem Vorlageninhalt geparsten Platzhalter, mit optionalen Standardwerten.
Zuweisen	Aktion im Tab Vorlagen, die das Erstellen mit einer vorausgewählten Vorlage öffnet.

Tab Vorlagen öffnen

Öffnen Sie Info Hub in der Seitenleiste.

Klicken Sie auf den Tab Vorlagen.

Der Tab listet alle Vorlagen in einer Tabelle mit Titel, Anzahl der Platzhalter, Erstellungsdatum und Aktionen.

Vorlage erstellen

Sie können eine Vorlage auf zwei Wegen starten:

Über das Menü Erstellen

Klicken Sie auf der Hauptseite des Info Hub auf Erstellen → Vorlage.

Das Formular zur Vorlagenerstellung öffnet sich.

Geben Sie einen Titel und Inhalt ein. Fügen Sie Platzhalterfelder im Inhalt für Werte ein, die sich jedes Mal ändern (zum Beispiel ein Prüfungsdatum oder ein Studierendername).

Prüfen Sie Erkannte Platzhalter in der Seitenleiste und setzen Sie optionale Standardwerte.

Konfigurieren Sie die Sichtbarkeit (dieselben Optionen Alle / Gezielte Zielgruppe wie bei Ankündigungen).

Klicken Sie auf Vorlage erstellen. Sie kehren zum Tab Vorlagen zurück.

Über den Tab Vorlagen

Klicken Sie auf Vorlage erstellen (wenn angezeigt), um dasselbe Formular zur Vorlagenerstellung zu öffnen.

Platzhalterfelder

Fügen Sie Platzhalterfelder im Inhaltskörper mit der im Editor gezeigten Vorlagen-Platzhaltersyntax hinzu. Die Seitenleiste Erkannte Platzhalter listet jeden im Inhalt gefundenen Platzhalter. Optionale Standardwerte füllen das Erstellformular voraus, wenn jemand die Vorlage verwendet.

Vorlage auf eine neue Ankündigung anwenden

Klicken Sie im Tab Vorlagen in der Vorlagenzeile auf Zuweisen.

Das Formular zur Ankündigungserstellung öffnet sich mit vorausgewählter Vorlage.

Füllen Sie Titel, Platzhalterwerte, Zielgruppe, Priorität, Tags und Anhänge nach Bedarf aus.

Klicken Sie auf Entwurf oder Veröffentlichen, um die Ankündigung zu erstellen (keine neue Vorlage).

Alternativ nutzen Sie auf der leeren Erstellseite Vorlage auswählen (optional), um eine Vorlage zu wählen, ohne über die Schaltfläche Zuweisen zu starten.

Jedes Feld bleibt vor dem Veröffentlichen bearbeitbar — Vorlagen sind ein Ausgangspunkt, keine Sperre für Zielgruppe oder Priorität.

Vorlage bearbeiten

Öffnen Sie im Tab Vorlagen eine Vorlage (klicken Sie auf den Titel oder wählen Sie Bearbeiten).

Der Vorlageneditor öffnet sich.

Ändern Sie Titel, Inhalt, Platzhalter oder Sichtbarkeit und speichern Sie.

Das Bearbeiten einer Vorlage ändert keine Ankündigungen, die bereits daraus erstellt wurden.

Planen Sie Vorlagen-Updates in ruhigen Phasen — Kommunikationsteams überarbeiten Willkommensvorlagen oft zwischen Aufnahmen statt mitten im Semester.

Vorlagen löschen

Wählen Sie Vorlagen im Tab Vorlagen und nutzen Sie Massenaktionen → Ausgewählte löschen, oder löschen Sie über die Aktionen einer einzelnen Vorlage, wenn verfügbar. Das Löschen ist dauerhaft; siehe Ankündigung löschen für parallele Hinweise zum Entfernen von Inhalten.

Vorlagen duplizieren

Wählen Sie Vorlagen und nutzen Sie Massenaktionen → Vorlagen duplizieren, um Entwurfskopien zu erstellen. Siehe Ankündigung duplizieren für den vollständigen Duplizierungsablauf.

Duplizieren ist nützlich, wenn eine Fakultät eine Variante einer zentralen Vorlage braucht — kopieren, Platzhalter anpassen und einen eigenen Titel vergeben, ohne das Original zu überschreiben.

Best Practices

Eine Vorlage pro Kommunikationstyp, nicht pro einzelner Sendung — „Willkommen — Bachelor“ und „Willkommen — Master“ statt einer neuen Vorlage für jeden Studierendenamen.
Setzen Sie sinnvolle Standardsichtbarkeit auf Vorlagen für kohortenspezifische Mailings, prüfen Sie die Zielgruppe auf dem Erstellformular aber immer vor dem Veröffentlichen.
Versionieren Sie durch Duplizieren, wenn Sie große strukturelle Änderungen vornehmen, damit bestehende Vorlagen verfügbar bleiben, bis die neue Kopie freigegeben ist.
Richten Sie Platzhalter an Daten aus, die Verfassende zum Versandzeitpunkt wirklich kennen — wenn die Frist immer manuell eingetragen wird, ist ein Fristplatzhalter klarer als veraltete Standarddaten.
Nutzen Sie Vorlagen mit Blick auf die semantische Suche: konsistente Titel und Inhalte helfen der Erkennung ähnlicher Inhalte, Duplikate zu finden.

Häufige Stolperfallen

Stolperfalle	Folge	Vermeidung
Vorlagenerstellung mit Ankündigungserstellung verwechseln	Vorlage gespeichert, obwohl ein Live-Beitrag gemeint war	Nutzen Sie Erstellen → Info für Ankündigungen; Vorlage für Entwürfe
Vorlage bearbeiten und rückwirkende Updates erwarten	Alte Ankündigungen unverändert	Live-Beiträge einzeln bearbeiten oder eine neue Ankündigung veröffentlichen
Leere Platzhalterwerte beim Veröffentlichen	Lesende sehen unausgefüllten Platzhaltertext	Alle Platzhalter auf dem Erstellformular vor Veröffentlichen ausfüllen
Dauerhaftes Löschen	Vorlage aus der Bibliothek weg	Vor großen Experimenten Duplizieren; Massenauswahl bestätigen
Falsche Berechtigung	Tab Vorlagen ausgeblendet	Erfordert Berechtigung zum Erstellen oder Bearbeiten von Ankündigungen

FAQ

Können Vorlagen Anhänge enthalten?

Der hier dokumentierte Vorlagenablauf umfasst Titel, Inhalt, Platzhalter und Sichtbarkeit. Hängen Sie Dateien im Ankündigungs-Erstellformular an, nachdem Sie die Vorlage angewendet haben.

Haben Vorlagen einen eigenen Status wie Entwurf oder Veröffentlicht?

Vorlagen sind Bibliothekseinträge, keine zielgruppenbezogenen Beiträge. Die Unterscheidung Entwurf / Veröffentlichen gilt für Ankündigungen, die aus Vorlagen erstellt werden.

Kann ich eine Vorlage anheften?

Nein. Anheften gilt nur für veröffentlichte Ankündigungen.

Wer kann Vorlagen erstellen?

Nutzer mit Berechtigung zum Erstellen oder Bearbeiten von Ankündigungen können den Tab Vorlagen öffnen und Vorlagen erstellen.