Ein Dokument erstellen

Erstellen Sie eine Smart-Documents-Vorlage, indem Sie ein PDF hochladen, einen Objekttyp wählen und den Dokumenteneditor öffnen, um Variablen zuzuordnen.

Ein Smart Document zu erstellen bedeutet, eine PDF-Vorlage in Fuxam zu registrieren: Sie geben ihr einen Namen, wählen, auf welche Art Datensatz sie angewendet wird (Objekttyp), laden das Hintergrund-PDF hoch und landen im Dokumenteneditor, um Variablen zuzuordnen. Solange keine Vorlage unter Einstellungen → Dokumente existiert, können Administrationen keine ausgefüllten PDFs aus Nutzerprofilen erzeugen oder Selbstbedienungs-Downloads anbieten.

Warum das wichtig ist

Jedes Zertifikat, jeder Vertrag oder jedes offizielle Schreiben, das Ihre Institution aus Fuxam ausstellt, beginnt als Vorlage. Zeit am Anfang zu investieren — richtiger Objekttyp, sauberes PDF-Layout, konsistente Benennung — verhindert Nacharbeit, wenn die Registratur hunderte Einschreibungsbestätigungen je Aufnahmezyklus erzeugt oder wenn Studienvertragsabschnitte mitten im Jahr live gehen.

Vorlagen sind wiederverwendbare Assets: Ein Design für eine Einschreibungsbescheinigung kann jede Kohorte bedienen, solange die zugeordneten Felder aus Nutzer- und Programmdaten ziehen, die in der Nutzerverwaltung und unter Studiengänge und Kohorten gepflegt werden.

Wie es zusammenhängt

Die Erstellung ist Schritt eins im Lebenszyklus von Smart Documents. Es folgen die Variablenzuordnung (Eine Dokumentvorlage nutzen), optionale Selbstbedienungskonfiguration auf derselben Einstellungsseite und die tägliche Erzeugung unter OrgHub → Nutzerverwaltung → [Nutzer] → Dokumente. Vorlagen vom Typ Modul und Curriculum beziehen sich auf Datensätze in der Akademischen Struktur; Vorlagen vom Typ Nutzer sind am häufigsten für Einschreibungsunterlagen und Verträge.

Was jedes zugeordnete Feld ziehen kann, siehe Dokumentvariablen und Datenquellen. Für Erstellen-Schaltflächen bei Studienverträgen und Zertifikaten siehe Studienverträge und Zertifikate.

Bevor Sie beginnen

Anforderung	Detail
Feature	Das Feature Smart Documents muss für Ihre Institution aktiv sein.
Berechtigung	Sie brauchen die Berechtigung Nutzer lesen, um die Dokumenteneinstellungsseite zu öffnen.
Quell-PDF	Ein druckfertiges PDF mit Platz für dynamische Werte. Fuxam gestaltet Ihr Layout nicht neu — es legt Felder über Ihre Datei.
Entscheidung Objekttyp	Wählen Sie den Typ, der zu den benötigten Daten passt. Falsche Objekttypen begrenzen, welche Fuxam-Schlüssel im Editor erscheinen.
Benutzerdefinierte Felder bereit	Wenn das Schreiben institutionsspezifische Attribute braucht (Studierenden-ID, Visa-Kennzeichen), legen Sie diese benutzerdefinierten Spalten zuerst an.

Zentrale Begriffe

Objekttyp definiert das Datenuniversum für die Zuordnung:

Objekttyp	Typisch eingefügte Daten	Häufige Dokumentbeispiele
Nutzer	Profilattribute, benutzerdefinierte Institutionsfelder, Zeiterfassungsübersichten und Institutionsmetadaten	Einschreibungsbestätigungen, Studienverträge, Mitarbeitendenvereinbarungen, Selbstbedienungsbescheinigungen
Modul	Felder der Kursmodulversion aus Module	Modulbeschreibungsbögen für Handbücher oder Akkreditierung
Curriculum	Curriculum- und Studiengangsmetadaten aus Curricula	Curriculum-Übersichten und Strukturexporte
Raum	Raum- und Standortdetails aus Räume	Gebäude- oder Prüfungsraumbögen
Zertifikat	Daten zu Kursabschluss-Zertifikaten	Abschlusszertifikate nach Ende eines Kurses oder Tracks

Vorlagenname ist, wie Administrationen die Vorlage in Listen, Dropdowns und Erzeugungsabläufen erkennen — nutzen Sie Namen, die Mitarbeitende wiedererkennen („Einschreibungsbescheinigung 2025“, nicht interne Dateinamen).

So öffnen Sie den Erstellungsablauf

Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente (unter Kommunikation & Dokumente).

Wählen Sie im Vorlagenabschnitt Vorlage erstellen (oder nutzen Sie eine abschnittsspezifische Erstellen-Schaltfläche für Zertifikate oder Studienverträge).

Das Blatt Vorlage erstellen öffnet sich.

So füllen Sie Vorlagendetails aus

Geben Sie einen Vorlagennamen ein — wie Administrationen diese Vorlage in Listen und Dropdowns erkennen.

Wählen Sie einen Objekttyp, der festlegt, welche Daten Fuxam beim Erzeugen des Dokuments einfügt:

Nutzer — Profil, benutzerdefinierte Felder, Zeiterfassungsübersichten und Institutionsdaten.
Modul — Felder der Kursmodulversion.
Curriculum — Curriculum- und Studiengangsmetadaten.
Raum — Raum- und Standortdetails.
Zertifikat — Daten zu Kursabschluss-Zertifikaten.

Laden Sie die PDF-Datei hoch, die als Vorlagenhintergrund dient.

Wählen Sie Erstellen. Fuxam speichert die Vorlage und öffnet den Dokumenteneditor, damit Sie Variablen zuordnen können (siehe Eine Dokumentvorlage nutzen).

Nach der Erstellung zeigt die Vorlagentabelle eine Felder-Anzahl für die Felder, die Sie auf der Vorlage zugeordnet haben. Die Anzahl null bedeutet, dass das PDF leere Platzhalter erzeugt — schließen Sie die Zuordnung ab, bevor Sie Selbstbedienung oder Massenanfragen aktivieren.

Optional: Von einer bestehenden Vorlage starten

Manche Abläufe erlauben es, eine bestehende Vorlage als Ausgangs-PDF zu duplizieren. Wenn angeboten, wählen Sie Von Vorlage starten statt eine neue Datei hochzuladen. Das ist nützlich, wenn ein neues Aufnahmejahr dasselbe Layout mit kleinen Zuordnungsanpassungen braucht — duplizieren, umbenennen und Felder anpassen, statt von Grund auf neu zu bauen.

Welche Vorlagen zuerst erstellen

Ein praktischer Starter-Satz für die meisten Hochschulen:

Einschreibungs- / Studienbestätigung (Nutzer) — höchstes Volumen, oft später Selbstbedienung.
Studienvertrag (Nutzer, wenn Studiengebührenverwaltung aktiviert ist) — siehe Studienverträge und Zertifikate.
Kursabschlusszertifikat (Zertifikat, wenn dieses Feature aktiviert ist).
Ein Modul- oder Curriculum-Bogen, wenn Akkreditierung oder Programmämter strukturierte Exporte brauchen.

Schieben Sie exotische Layouts auf, bis Kernzuordnungen und Datenqualität auf Nutzerprofilen solide sind.

Best Practices

Objekttyp an Zielgruppe anpassen. Einschreibungsbriefe und Studienverträge sind fast immer Typ Nutzer, weil sie aus Studierendenprofil und Programmeinschreibung ziehen. Modulbögen sollten Modul nutzen; Curriculum-Übersichten Curriculum.
Institutionelle PDFs für Datenfelder gestalten. Lassen Sie klaren Platz, wo der Editor Felder setzt; enge Layouts erschweren Zuordnung und Lesbarkeit der Ausgaben.
Vorlagen für Mitarbeitende benennen, nicht für Dateisysteme. Zweck des Dokuments und Jahr oder Version einbeziehen, wenn sich Vorlagen jährlich ändern.
Variablen direkt nach der Erstellung zuordnen. Fuxam öffnet den Editor beim Speichern — die Zuordnung abzuschließen, solange der Kontext frisch ist, vermeidet verwaiste Vorlagen mit Felder-Anzahl null.
Mit benutzerdefinierten Spalten abstimmen. Wenn Vorlagen auf institutionsspezifische Nutzerfelder angewiesen sind, stellen Sie sicher, dass diese Spalten in der Nutzerverwaltung existieren, bevor Sie zuordnen.
Für Datenschutz gestalten. Lassen Sie auf dem PDF nur Platz für Daten, die die Empfängerperson sehen darf; erfinden Sie keine „versteckten“ Zuordnungen für ungenutzte personenbezogene Felder.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	So vermeiden
Falscher Objekttyp	Sie können nutzerbezogene Felder nicht auf einer Raum-Vorlage zuordnen. Löschen und neu erstellen, oder eine neue Vorlage mit dem richtigen Typ anlegen.
Nicht-PDF-Quelle hochladen	Nur die hochgeladene PDF-Datei wird zum Vorlagenhintergrund. Exportieren Sie Word-Designs zuerst als PDF.
Editor überspringen	Eine Vorlage ohne zugeordnete Felder erzeugt leere PDFs. Schließen Sie die Zuordnung immer in Eine Dokumentvorlage nutzen ab.
Doppelte Namen	Mehrere Vorlagen mit ähnlichen Namen verwirren Erzeugungs-Dropdowns. Nutzen Sie eindeutige Vorlagenname-Werte.
Erstellen, bevor benutzerdefinierte Spalten existieren	Zuordnungsziele fehlen → leere Werte im PDF. Legen Sie zuerst benutzerdefinierte Spalten an.

FAQ

Brauche ich eine separate Vorlage pro Studiengang?

Nicht unbedingt. Eine einzelne Einschreibungsbescheinigung vom Typ Nutzer kann Programmname und Kohortenfelder aus dem Nutzerdatensatz zuordnen. Erstellen Sie separate Vorlagen nur, wenn PDF-Layout oder Rechtstext je Programm abweichen.

Können Studierende die Vorlage sehen, bevor sie zugeordnet ist?

Nein. Studierende interagieren mit erzeugten PDFs oder Selbstbedienungsregeln, die nach der Zuordnung konfiguriert werden. Schließen Sie die Variablenzuordnung ab, bevor Sie Selbstbedienung aktivieren.

Wo findet die Erzeugung statt, nachdem ich die Vorlage erstellt habe?

Administrationen erzeugen unter OrgHub → Nutzerverwaltung → [Nutzer] → Dokumente. Berechtigte Endnutzer nutzen Dashboard → Management → Dokumente, wenn Selbstbedienung konfiguriert ist. Für viele Nutzer gleichzeitig siehe Dokumente massenweise erzeugen.

Kann ich den Objekttyp später ändern?

Der Objekttyp wird bei der Erstellung gewählt und begrenzt die verfügbaren Datenschlüssel. Wenn Sie den falschen Typ gewählt haben, erstellen Sie eine neue Vorlage mit dem richtigen Typ, statt die alte umzuwidmen.