Ein Dokument bearbeiten
Eine Smart-Document-Vorlage umbenennen, ersetzen oder im PDF-Editor erneut öffnen, um Zuordnungen, Standards oder das Quell-PDF zu aktualisieren — und verstehen, warum Änderungen nicht rückwirkend sind.
Nachdem eine Vorlage unter Einstellungen → Dokumente existiert, pflegen Sie sie über die Vorlagentabelle: umbenennen zur Klarheit, den Dokumenteneditor erneut öffnen, um Variablenplatzierung oder Feldbedingungen anzupassen, einen Standard für Erzeugungsabläufe setzen oder Vorlagen löschen, die nicht mehr benötigt werden. Bearbeiten hält PDF-Layouts an Markenupdates, rechtliche Textänderungen oder neue benutzerdefinierte Felder in Nutzerprofilen angepasst.
Warum das wichtig ist
Vorlagen sind langlebige Konfiguration. Eine kleine Namenskorrektur spart Verwirrung in Dropdowns; eine aktualisierte Feldzuordnung stellt sicher, dass neue benutzerdefinierte Spalten auf Verträgen erscheinen; das Entfernen überholter Vorlagen verhindert, dass Mitarbeitende veraltete Einschreibungsbescheinigungen erzeugen. Weil die Erzeugung immer die aktuelle Vorlagendefinition nutzt, verbessern durchdachte Bearbeitungen direkt jedes zukünftige PDF — sie schreiben aber die bereits abgelegte Historie nicht um.
Hochschulen überarbeiten oft Einschreibungsformulierungen jedes akademische Jahr oder ändern die Logo-Platzierung nach einem Rebranding. Solche Updates als bewusste Vorlagenversionen zu behandeln (klare Namen, getestete Beispiele) schützt rechtliche Klarheit und das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Dokumentenliste.
Wie es zusammenpasst
Die Vorlagenverwaltung liegt unter Einstellungen → Dokumente. Erzeugte Dateien liegen auf Profilen der Nutzerverwaltung unter dem Tab Dokumente. Zeilen für Studienvertrags- und Zertifikatvorlagen können in eigenen Abschnitten auf derselben Einstellungsseite erscheinen, wenn Gebührenverwaltung oder Zertifikatsfunktionen aktiviert sind — die Bearbeitungsaktionen funktionieren gleich.
Weiterführende Lektüre: Dokumentvariablen und Datenquellen, wenn Sie neue zugeordnete Felder hinzufügen, und Dokumente verwalten dazu, wo gespeicherte PDFs liegen.
Bevor Sie beginnen
| Überlegung | Orientierung |
|---|---|
| Auswirkung auf zukünftige PDFs | Änderungen an Feldnamen, Bedingungen oder Zuordnungen betreffen nur die nächste Erzeugung. |
| Löschsperren | Das Löschen ist blockiert, solange die Vorlage von aktiven Self-Service- oder Studienvertragskonfigurationen referenziert wird — entfernen Sie diese Verknüpfungen zuerst. |
| Standardvorlage | Nur manche Vorlagen unterstützen Als Standard festlegen; nutzen Sie das, wenn ein Design in Erzeugungsabläufen vorausgewählt sein soll. |
| Berechtigung | Sie brauchen die Berechtigung, Nutzer zu lesen, um die Dokumenteinstellungsseite zu öffnen. |
Versionsstrategie (Orientierung)
Fuxam speichert eine bearbeitbare Definition pro Vorlagenzeile. Es gibt keinen separaten Button „Version archivieren“. Institutionen handhaben wesentliche Änderungen typischerweise auf eine von zwei Arten:
| Ansatz | Wann nutzen | Wirkung auf die Historie |
|---|---|---|
| An Ort und Stelle bearbeiten | Kleine Korrekturen (Tippfehler in einer zugeordneten Bezeichnung, kleine Feldverschiebung, neue benutzerdefinierte Spalte im gleichen Layout) | Alte PDFs unverändert; neue Erzeugungen nutzen die Korrektur |
| Neue Vorlage (oder Duplikat über Mit Vorlage starten) | Rechtstext-Überarbeitung, neues Branding für das akademische Jahr, anderer Signaturblock | Alter Vorlagenname bleibt mit historischen Dateien verbunden; neuer Name wird fortan genutzt |
So benennen Sie eine Vorlage um
Gehen Sie zu Einstellungen → Dokumente.
Finden Sie die Vorlage in der Vorlagentabelle.
Öffnen Sie die Aktion Umbenennen in dieser Zeile.
Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie.
Umbenennen ändert weder Zuordnungen noch das zugrundeliegende PDF. Es aktualisiert nur, wie Administratorinnen und Administratoren die Vorlage in Listen und Erzeugungsdialogen sehen.
So öffnen Sie den Vorlageneditor erneut
Um die Variablenplatzierung anzupassen oder Felder auf dem PDF hinzuzufügen:
Wählen Sie in der Vorlagentabelle Bearbeiten in der Vorlagenzeile (oder die entsprechende Bearbeitungsaktion für Zertifikatvorlagen).
Fuxam öffnet den Dokumenteneditor mit dem Vorlagen-PDF und den benutzerdefinierten Nutzerdatenfeldern Ihrer Institution zur Zuordnung.
Platzieren oder aktualisieren Sie Felder und speichern Sie im Editor. Sie kehren zu Einstellungen → Dokumente zurück, wenn Sie fertig sind.
Der Editor ist dieselbe Umgebung wie beim ersten Zuordnen von Variablen nach dem Erstellen eines Dokuments. Die Felder-Anzahl in der Vorlagentabelle spiegelt die Felder wider, die Sie auf der Vorlage zugeordnet haben.
So legen Sie eine Standardvorlage fest
Für Vorlagen, die ein Standard-Kennzeichen unterstützen, nutzen Sie Als Standard festlegen in einer Zeile, damit Fuxam diese Vorlage in Erzeugungsabläufen vorauswählt. Das reduziert Klicks bei Dokumenten mit hohem Volumen wie Standard-Einschreibungsbescheinigungen über Kohorten.
So löschen Sie eine Vorlage
Nutzen Sie die Aktion Löschen in einer Vorlagenzeile, um sie dauerhaft zu entfernen. Das Löschen ist blockiert, solange die Vorlage noch von aktiven Self-Service- oder Studienvertragskonfigurationen referenziert wird — entfernen Sie diese Verknüpfungen zuerst.
Nach der Bearbeitung: Was erneut testen
| Prüfung | Warum |
|---|---|
| Für eine Beispielnutzerin oder einen Beispielnutzer erzeugen | Bestätigt, dass zugeordnete Felder noch zum PDF-Layout passen |
| Studierende aus verschiedenen Kohorten | Programmname und Aufnahmedaten unterscheiden sich oft |
| Self-Service (falls aktiviert) | Rollenberechtigung zeigt weiterhin auf die vorgesehene Vorlage |
| Ausfüllbare / Signatur-Abläufe | Ausstehende Zuweisungen werden durch Zuordnungsänderungen nicht umgeschrieben |
Best Practices
- Versionieren über den Namen, nicht durch stilles Überschreiben. Wenn sich Rechtstext wesentlich ändert, legen Sie lieber eine neue Vorlage an (oder duplizieren Sie über Mit Vorlage starten bei der Erstellung), damit historische Erzeugungen am Vorlagennamen erkennbar bleiben.
- Nach Zuordnungsänderungen testen. Erzeugen Sie ein Beispiel-PDF aus einem Testnutzerprofil, bevor Sie Editoränderungen an Studienbüros ausrollen.
- Self-Service-Verknüpfungen vor dem Löschen prüfen. Eine Vorlage, die an Self-Service-Regeln unter Dashboard → Verwaltung → Dokumente gebunden ist, blockiert das Löschen, bis sie entkoppelt ist.
- An benutzerdefinierte Felder anpassen. Wenn Sie benutzerdefinierte Spalten bearbeiten in der Nutzertabelle, öffnen Sie den Editor erneut, um neue Felder auf Vorlagen vom Typ Nutzer zuzuordnen.
- Studierendenservices bei Umbenennungen informieren. Dropdown-Bezeichnungen ändern sich für alle, die Dokumente erzeugen.
Häufige Fallstricke
| Fallstrick | Was passiert | Was tun |
|---|---|---|
| Erwarten, dass alte PDFs aktualisiert werden | Gespeicherte Dateien behalten ihren ursprünglichen Inhalt | Bei Bedarf einer neuen Version erneut erzeugen; kommunizieren, dass frühere Downloads veraltet sein können |
| Eine verknüpfte Vorlage löschen | Löschaktion ist blockiert | Self-Service- oder Studienvertragsbezüge zuerst entfernen |
| Umbenennen ohne Mitarbeitende zu informieren | Teams wählen die falsche Vorlage in Dropdowns | Vorlagenumbenennungen an Nutzerverwaltung und Studierendenservices ankündigen |
| Mitten in einer Kampagne bearbeiten | Massen- oder Self-Service-Erzeugungen während der Aufnahme mischen altes und neues Layout | Kampagnen vor größeren Bearbeitungen abschließen oder zu einem veröffentlichten Datum umstellen |
FAQ
Kann ich die PDF-Datei ersetzen, ohne eine neue Vorlage anzulegen?
Öffnen Sie die Vorlage über Bearbeiten im Dokumenteneditor erneut. Feldpositionen müssen ggf. angepasst werden, wenn sich das neue PDF-Layout unterscheidet. Wenn das Ersatz-PDF die Abmessungen erheblich ändert, prüfen Sie, ob jedes zugeordnete Feld noch ausgerichtet ist.
Beeinflusst Bearbeiten laufende ausfüllbare Zuweisungen?
Änderungen an Zuordnungen betreffen zukünftige Erzeugungen. Bereits ausgegebene Zuweisungen folgen dem Workflow-Status auf dem Nutzer-Tab Dokumente (ausstehend, abgeschlossen, signiert) — siehe Dokumente verwalten.
Warum sieht eine Studierende noch die Formulierung vom letzten Jahr?
Sie betrachtet ein zuvor erzeugtes PDF. Die Erzeugung ist ein Snapshot. Erzeugen Sie ein neues Dokument aus der aktualisierten Vorlage, wenn eine frische Kopie nötig ist.
Soll ich die alte Vorlage löschen, nachdem ich eine Nachfolgerin angelegt habe?
Erst nachdem Sie Self-Service- und Studienvertragsbezüge entkoppelt haben und Mitarbeitende sie nicht mehr auswählen müssen. Behalten Sie die alte Vorlage vorübergehend, wenn historische Neuausgaben dem vorherigen Layout entsprechen müssen.