Programmeinstellungen konfigurieren

Einreichungsfristen, Aktiv-Status, Formularanforderungen und Bestätigungsverhalten für ein Bewerbungsprogramm und seine Formulare konfigurieren.

Programmeinstellungen steuern, ob ein Bewerbungsprogramm Bewerbungen annimmt, wie lange Bewerber Zeit zum Einreichen haben und was sie nach der Einreichung erleben. In Fuxam Apply sind Einstellungen zwischen dem Bewerbungsprogramm (Aktiv-Status, Studiengangsverknüpfungen) und den darin enthaltenen Bewerbungsformularen (Fristen, Kohortenberechtigung, Veröffentlichungsstatus) aufgeteilt. Diese Trennung zu verstehen ist essenziell — die meisten operativen Steuerungen des Alltags liegen auf einzelnen Formularen, während der Programmdatensatz regelt, ob die Aufnahme insgesamt live ist.

Nutzen Sie dieses Kapitel nach dem Erstellen eines Programms und während des Erstellens von Formularen, bevor Sie zum öffentlichen Apply-Portal veröffentlichen.

Warum das wichtig ist

Zulassungsfenster sind zeitgebunden und geregelt. Hochschulen müssen steuern, wann Bewerbungen öffnen und schließen, welche Kohorten berechtigt sind und welche Bestätigung Bewerber erhalten — sowohl für die Bewerbererfahrung als auch für die Einhaltung institutioneller Richtlinien. Fehlkonfigurierte Fristen oder inaktive Programme gehören zu den häufigsten Ursachen für Support-Tickets „Bewerber können nicht einreichen“.

Einstellungen beeinflussen auch nachgelagerte Arbeit: Einreichungen unter einem korrekt konfigurierten Programm und Formular erscheinen im Bereich Bewerber mit dem richtigen Programm-, Kohorten- und Statuskontext für Gutachter.

Einordnung

Einstellungsebene	Was sie steuert	Wo ändern
Bewerbungsprogramm	Aktiv / Inaktiv, Name, Beschreibung, Studiengangsverknüpfungen	Erstellen, Bearbeiten oder volle Seite Bearbeiten
Bewerbungsformular	Einreichungsfrist, berechtigte Kohorten, veröffentlicht / öffentlich	Programm-Tabelle Formulare, Formular-Builder
Institution	Portal-Branding, E-Mail-Vorlagen	Apply-Portaleinstellungen

Studiengänge und Kohorten in FuxamCMS liefern die akademische Struktur, auf die Formulare verweisen — Einstellungen ersetzen die CMS-Kohorteneinrichtung nicht.

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Aktiv	Das Programm nimmt an der Live-Zulassung teil und kann veröffentlichte Formulare an Bewerber ausliefern.
Inaktiv	Das Programm ist aus dem Standard-Aktiv-Filter ausgeblendet und nimmt über verknüpfte Formulare keine neuen öffentlichen Einreichungen mehr an.
Einreichungsfrist	Datum und Uhrzeit, nach denen Bewerber über das öffentliche Formular nicht mehr einreichen oder erneut einreichen können (sofern ein Administrator sie nicht verlängert).
Berechtigte Kohorten	Welche Aufnahmekohorten Bewerber für ein bestimmtes Formular auswählen können.
Veröffentlicht	Das Feldlayout des Formulars ist für Bewerber gesperrt.
Öffentlich	Das Formular ist im Apply-Portal sichtbar (erfordert zuerst den veröffentlichten Status).
Bestätigungs-E-Mail	Automatische E-Mail, die einmal pro erfolgreicher Einreichung gesendet wird.

Aktiv-Status

Ein Bewerbungsprogramm kann Aktiv oder Inaktiv sein:

Aktive Programme erscheinen in Administratorfiltern und können veröffentlichte Formulare an Bewerber ausliefern.
Inaktive Programme sind aus dem Standard-Aktiv-Filter ausgeblendet und nehmen über verknüpfte Formulare keine neuen öffentlichen Einreichungen mehr an.

Setzen Sie Aktiv beim Erstellen eines Programms auf der vollen Erstellungsseite, oder schalten Sie es auf der dedizierten Seite Bearbeiten des Programms aus (Vollseiten-Editor mit dem Schalter Aktiv). Das Schnellbearbeitungs-Sheet aus der Formulare-Tabelle zeigt den Aktiv-Schalter nicht.

Wann Aktiv vs. Inaktiv

Situation	Empfohlene Einstellung
Aufnahme ist offen und nimmt Bewerbungen an	Aktiv
Formulare vor dem öffentlichen Start vorbereiten	Aktiv (mit Formularen noch als Entwurf/privat) oder Inaktiv, bis bereit
Aufnahmefenster geschlossen; Historie bewahren	Inaktiv
Ende des Zulassungszyklus	Inaktiv (bevorzugt gegenüber Löschen)

Einreichungsfrist (Bewerbungsfenster)

Einreichungsfristen definieren, wann Bewerbungen schließen. In Fuxam Apply werden Fristen pro Bewerbungsformular konfiguriert:

Öffnen Sie das Programm unter OrgHub → Verwaltung → Bewerbungen → Formulare und wählen Sie seinen Namen.

Setzen Sie in der Formulare-Tabelle des Programms die Einreichungsfrist in einer Formularzeile, oder setzen Sie sie beim Erstellen eines neuen Formulars.

Optional die Frist im Formular-Builder anpassen, während Sie Formulareinstellungen bearbeiten.

Wenn ein Formular keine Frist hat, kann Fuxam auf eine programmweite Frist zurückfallen, falls eine in den Daten Ihrer Institution existiert. Die effektive Frist, die Bewerber und Gutachter sehen, ist die Formularfrist, wenn gesetzt, sonst der Programmstandard.

Erforderliches Formular

Jede Aufnahme nutzt typischerweise ein veröffentlichtes Bewerbungsformular, das den relevanten Kohorten und Studiengängen zugewiesen ist:

Erstellen Sie ein Formular im Programm (siehe Ein Bewerbungsformular erstellen).

Weisen Sie beim Erstellen des Formulars Berechtigte Kohorten zu, damit Bewerber die richtige Aufnahme wählen können.

Veröffentlichen Sie das Formular und setzen Sie die Sichtbarkeit auf Öffentlich, damit es im Apply-Portal erscheint.

Bewerber sehen nur veröffentlichte, öffentliche Formulare für aktive Programme und berechtigte Kohorten.

Checkliste Formularanforderungen

Bevor Sie eine Aufnahme öffnen, bestätigen Sie, dass jedes Live-Formular Folgendes hat:

Anforderung	Warum das wichtig ist
Berechtigte Kohorten zugewiesen	Bewerber müssen eine Aufnahme wählen; fehlende Kohorten blockieren den korrekten Weg
Einreichungsfrist gesetzt (falls Ihre Richtlinie eine verlangt)	Verhindert verspätete Einreichungen nach dem offiziellen Fenster
Status Veröffentlicht	Sperrt das Layout, das Bewerber sehen
Sichtbarkeit Öffentlich	Macht das Formular vom Apply-Portal aus erreichbar
Übergeordnetes Programm Aktiv	Inaktive Programme liefern Formulare nicht öffentlich aus

Bestätigungs-E-Mail

Wenn ein Bewerber eine Bewerbung erfolgreich einreicht, sendet Fuxam eine automatische Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Diese E-Mail bestätigt den Empfang und skizziert die nächsten Schritte, die auf dem Erfolgsbildschirm der Einreichung gezeigt werden.

Bestätigungs-E-Mails werden einmal pro Einreichung gesendet (doppelte Sendungen werden automatisch verhindert). Es ist keine separate Administratoraktion nötig, um sie auszulösen.

Für E-Mails später in der Pipeline — wenn Mitarbeitende den Entscheidungsstatus ändern — siehe E-Mail-Benachrichtigungen. Die Bestätigung ist getrennt von Prüfungs- und Entscheidungs-E-Mails.

Best Practices

Fristen auf Formularen konfigurieren, nicht annehmen — auch wenn ein Programmstandard existiert, setzen Sie explizite Formularfristen für jeden Aufnahmeweg, damit Gutachter und Bewerber einen klaren Stichtag sehen.
Kohorten mit CMS abstimmen — berechtigte Kohorten auf Formularen müssen zu den beworbenen Aufnahmen passen; Namen und Kapazität in FuxamCMS vor dem Veröffentlichen prüfen.
Vor dem Start testen — Ihr Formular vorschauen und einen Entwurfs-Einreichungsweg nutzen, um Fristen, Kohortenauswahl und Bestätigungs-E-Mail-Verhalten zu bestätigen.
Mit Portaleinstellungen abstimmen — Bewerbungsformular-Vorlagen beschleunigen die Formularerstellung, ersetzen aber nicht die Konfiguration von Frist und Kohorte pro Formular.

Häufige Fallstricke

Aktives Programm ohne öffentliche Formulare — Bewerber sehen Studiengänge, können aber nicht einreichen; veröffentlichen Sie immer mindestens ein Formular, bevor Sie die Portal-URL teilen.
Frist abgelaufen ohne Verlängerung — Bewerber gesperrt, bis ein Administrator die Formularfrist verlängert.
Studiengänge nach vorhandenen Einreichungen ändern — das Entfernen einer Studiengangsverknüpfung löscht Einreichungen nicht; Formulare und Kohortenzuweisungen nach Änderungen prüfen (siehe Ein Bewerbungsprogramm bearbeiten).
Schnellbearbeitungs-Sheet für Aktiv nutzen — Der Aktiv-Schalter ist nur auf der vollen Seite Bearbeiten, nicht im Schnellbearbeitungs-Sheet der Symbolleiste.

FAQ

Welche Frist sehen Bewerber, wenn Programm- und Formularfrist existieren?

Die Formularfrist hat Vorrang, wenn gesetzt. Wenn das Formular keine Frist hat, kann Fuxam einen Programmstandard nutzen, falls einer in den Daten Ihrer Institution existiert.

Können Bewerber nach der Frist einreichen, wenn sie früher einen Entwurf begonnen haben?

Nach Ablauf der Frist können Bewerber in der Regel über das öffentliche Formular nicht mehr einreichen oder erneut einreichen, sofern ein Administrator die Frist nicht verlängert.

Wo ändere ich Entscheidungs- und Status-E-Mails?

Bestätigungs-E-Mails bei der Einreichung sind automatisch. Statusänderungs-E-Mails sind in E-Mail-Benachrichtigungen abgedeckt.