Configurar ajustes del programa

Configure plazos de envío, estado activo, requisitos de formulario y comportamiento de confirmación para un programa de solicitud y sus formularios.

Los ajustes del programa controlan si un programa de solicitud acepta solicitudes, cuánto tiempo tienen los solicitantes para enviar y qué experimentan tras el envío. En Fuxam Apply, los ajustes se reparten entre el programa de solicitud (estado activo, vínculos a programas de estudios) y los formularios de solicitud dentro de él (plazos, elegibilidad de cohorte, estado de publicación). Comprender esa división es esencial: la mayoría de controles operativos diarios viven en formularios individuales, mientras el registro del programa gobierna si la admisión en conjunto está en vivo.

Use este capítulo tras crear un programa y mientras construye formularios, antes de publicar en el portal Apply público.

Por qué es importante

Las ventanas de admisiones tienen límites temporales y están reguladas. Las universidades deben controlar cuándo se abren y cierran las solicitudes, qué cohortes son elegibles y qué confirmación reciben los solicitantes — tanto por experiencia del solicitante como por cumplimiento de la política institucional. Plazos mal configurados o programas inactivos están entre las causas más frecuentes de incidencias de «los solicitantes no pueden enviar».

Los ajustes también afectan el trabajo posterior: las entregas creadas bajo un programa y formulario correctamente configurados aparecen en el área Applicants con el contexto correcto de programa, cohorte y estado para los revisores.

Cómo encaja

Los programas de estudios y cohortes en FuxamCMS aportan la estructura académica que referencian los formularios — los ajustes no sustituyen la configuración de cohortes en CMS.

Conceptos clave

Estado activo

Un programa de solicitud puede estar Active o Inactive:

• Los programas Active aparecen en filtros de administrador y pueden servir formularios publicados a solicitantes.
• Los programas Inactive están ocultos del filtro activo predeterminado y ya no aceptan nuevas entregas públicas mediante formularios vinculados.

Establezca Active al crear un programa en la página de creación completa, o desactívelo en la página Edit dedicada del programa (editor de página completa con el interruptor Active). La hoja de edición rápida desde la tabla Forms no expone el interruptor Active.

Cuándo usar Active frente a Inactive

Plazo de envío (ventana de solicitud)

Los plazos de envío definen cuándo cierran las solicitudes. En Fuxam Apply, los plazos se configuran por formulario de solicitud:

Cuando un formulario no tiene plazo, Fuxam puede recurrir a un plazo a nivel de programa si existe en los datos de su institución. El plazo efectivo mostrado a solicitantes y revisores es el del formulario cuando está establecido; en caso contrario, el predeterminado del programa.

Formulario obligatorio

Cada admisión suele usar un formulario de solicitud publicado asignado a las cohortes y programas de estudios relevantes:

Los solicitantes solo ven formularios publicados y públicos para programas activos y cohortes elegibles.

Lista de verificación de requisitos del formulario

Antes de abrir una admisión, confirme que cada formulario en vivo tiene:

Correo de confirmación

Cuando un solicitante envía correctamente una solicitud, Fuxam envía un confirmation email automático a la dirección indicada. Este correo confirma la recepción y resume los siguientes pasos mostrados en la pantalla de éxito del envío.

Los correos de confirmación se envían una vez por entrega (se evitan envíos duplicados automáticamente). No hace falta ninguna acción separada del administrador para activarlos.

Para correos enviados más adelante en el proceso — cuando el personal cambia el estado de decisión — consulte Email notifications. La confirmación es independiente de los correos de revisión y decisión.

Buenas prácticas

• Configure plazos en formularios, no por suposición — aunque exista un predeterminado a nivel de programa, establezca plazos explícitos por formulario para cada ruta de admisión y que revisores y solicitantes vean un corte claro.
• Alinee cohortes con CMS — las cohortes elegibles en formularios deben coincidir con las admisiones que anuncia; verifique nombres y capacidad en FuxamCMS antes de publicar.
• Pruebe antes del lanzamiento — use Preview your form y una ruta de envío en borrador para confirmar plazos, selección de cohorte y comportamiento del correo de confirmación.
• Coordine con ajustes del portal — las plantillas de formulario de solicitud aceleran la creación de formularios pero no sustituyen la configuración de plazos y cohortes por formulario.

Errores frecuentes

• Programa activo sin formularios públicos — los solicitantes ven programas de estudios pero no pueden enviar; publique al menos un formulario antes de compartir la URL del portal.
• Plazo vencido sin extensión — solicitantes bloqueados hasta que un administrador extienda el plazo del formulario.
• Cambiar programas de estudios tras existir entregas — quitar un vínculo a programa de estudios no elimina entregas; revise formularios y asignaciones de cohorte tras los cambios (consulte Edit an application program).
• Usar la hoja de edición rápida para Active — el interruptor Active solo está en la página Edit completa, no en la hoja de edición rápida de la barra de herramientas.

Preguntas frecuentes

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