Crear una cohorte
Añada una cohorte de admisión bajo una versión del programa de estudios con nombre para mostrar, fechas de admisión, versión del plan de estudios y asignaciones opcionales de periodos para que los estudiantes inscritos reciban un plan de estudio compartido.
Una cohorte es un grupo de estudiantes admitidos y que progresan juntos bajo una versión de programa de estudios. Comparten la misma ventana de admisión y siguen una versión de plan de estudios asignada. Crear una cohorte es cómo convierte una oferta de titulación en una admisión operativa — el contenedor que impulsa inscripción, planes de estudio, segmentación de público y gran parte de la planificación diaria.
Cree cohortes solo cuando Has Cohorts esté habilitado en el programa de estudios. Si ese ajuste está desactivado, los estudiantes se inscriben en el programa sin grupos de cohorte; consulte Crear un programa de estudios.
Por qué es importante
Las universidades rara vez imparten un título como un único grupo indiferenciado de estudiantes. Cada año (o semestre) de admisión necesita sus propias fechas de inicio y fin, a menudo su propia versión del plan de estudios, y una lista de membresía clara para comunicación e informes. Sin cohortes, el personal no puede responder con fiabilidad: ¿Quién empezó en invierno de 2026? ¿Qué plan de estudios siguen? ¿Quién debe recibir este anuncio?
En FuxamCMS, las cohortes son centrales porque:
- Definen el periodo de admisión usado en plazos de inscripción y flujos que referencian la cohorte (incluidos contextos de solicitantes e informes)
- Fijan a los estudiantes a una versión del plan de estudios, que se convierte en el plano del plan de estudio de cada usuario
- Proporcionan un público estable para segmentación en Info Hub, citas del calendario y operaciones relacionadas
- Mantienen admisiones sucesivas independientes cuando cambian reglas del programa o planes de estudios
- Llevan estado calculado (Upcoming, Active, Completed) a partir de las fechas — consulte Ciclo de vida de la cohorte
- Son el destino habitual de traspaso desde Apply tras decisiones de admisión
Acertar con el nombre, las fechas y el plan de estudios en la creación evita cambios disruptivos del plan de estudios más adelante.
Cómo encaja
Una cohorte pertenece siempre a exactamente una versión del programa. El orden típico de configuración es: crear el programa de estudios (con Has Cohorts activado) → asegurar que la versión correcta del programa está seleccionada → preparar la versión del plan de estudios en Database → crear la cohorte → añadir usuarios (o recibirlos desde Apply).
| Área relacionada | Relación |
|---|---|
| Programas de estudios y cohortes | Inicio de la sección sobre programas, versiones y cohortes |
| Crear un programa de estudios | Habilita Has Cohorts y crea el programa padre |
| Gestionar versiones del programa | Confirme que crea la cohorte bajo la versión correcta |
| Ciclo de vida de la cohorte | Cómo progresa la admisión a lo largo de semestres |
| Asignar plan de estudios a cohorte | Puente conceptual de planes de estudios Database a planes de estudio de cohorte |
| Gestionar plan de estudios de la cohorte | Cambie o desvincule el plan de estudios después de la creación |
| Añadir usuarios a cohorte | Inscriba estudiantes una vez que exista la cohorte |
| Cronología | Periodos de la organización para asignaciones opcionales de periodos |
| User Management | Los usuarios deben existir (o crearse) antes de la inscripción |
| Segmentación en Info Hub | Las cohortes son una fuente de segmentación para anuncios |
| Apply | Los programas de admisión y admisiones suelen mapearse a cohortes CMS posteriormente |
| Conjuntos de reglas académicas | La política de examen a nivel de cohorte puede anular los valores predeterminados del programa |
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Cohorte | Grupo de admisión bajo una versión del programa con fechas y plan de estudios compartidos |
| Versión del programa | Instantánea de reglas del programa; las cohortes permanecen en la versión bajo la que se crearon |
| Versión del plan de estudios | Plano académico (módulos, periodos, optativas) clonado en planes de estudio de estudiantes |
| Periodo de admisión | La Start Date y End Date de la cohorte — no son las mismas que las fechas de cursos individuales |
| Plan de estudio | Obligaciones de módulos por usuario generadas desde la versión del plan de estudios de la cohorte |
| Asignación de periodos | Vínculo opcional de periodos del plan de estudios a periodos de la organización, con estados de usuario predeterminados |
| Estado | Upcoming, Active o Completed — calculado a partir de fechas de inicio/fin |
Antes de empezar
- Confirme que el programa de estudios tiene Has Cohorts habilitado.
- Seleccione la versión del programa correcta en el selector de versiones — la cohorte nueva se vincula a la versión actualmente seleccionada.
- Tenga un plan de estudios y una versión del plan de estudios listos en Database. La asignación en la creación es obligatoria.
- Acuerde un patrón de nomenclatura para cohortes (por ejemplo, nombre corto del título + temporada + año) para que el personal encuentre admisiones rápidamente en Programs, Info Hub e informes relacionados con Apply.
- Decida el lapso completo de admisión para fechas de inicio/fin (a menudo toda la duración planificada, no un solo semestre) — consulte Ciclo de vida de la cohorte.
Cómo crear una cohorte
Abrir el formulario de creación
Vaya a OrgHub → Management → Programs y abra un programa de estudios.
Use el selector de versiones para elegir la versión del programa a la que debe pertenecer la cohorte.
Abra la pestaña Cohorts.
Seleccione Cohort para abrir el panel Create Cohort.
Rellenar el formulario
Introduzca Study Program Name — el nombre para mostrar de la cohorte (por ejemplo, «BBA Invierno 2024»). A pesar de la etiqueta del campo, este es el nombre de la cohorte, no un cambio de nombre del programa de estudios padre.
Configure Duration — elija una Start Date y End Date para el periodo de admisión. La fecha de inicio no puede ser posterior a la de fin, y las dos fechas no pueden ser idénticas.
En Curriculum, seleccione un plan de estudios de Database y luego elija una Curriculum Version.
Opcionalmente, asigne periodos del plan de estudios a periodos de la organización y estados de usuario predeterminados para cada periodo.
Seleccione Create para guardar la cohorte.
La cohorte se vincula a la versión del programa actualmente seleccionada. Los estudiantes añadidos a esta cohorte reciben un plan de estudio basado en la versión del plan de estudios asignada.
Referencia de campos
| Campo | Obligatorio | Notas |
|---|---|---|
| Study Program Name | Sí | Nombre para mostrar de la cohorte (por ejemplo, «BBA Invierno 2024») |
| Start Date / End Date | Sí | El inicio no puede ser posterior al fin; las fechas no pueden ser idénticas |
| Curriculum + Curriculum Version | Sí | Fuente del plano del plan de estudio |
| Asignaciones de periodos y estados de usuario predeterminados | No | Alinee periodos del plan de estudios con la cronología de la organización cuando su institución use esa asignación |
Ejemplo práctico: admisión de grado de invierno
Para Bachelor of Business Administration, versión admisión 2024:
- Seleccione la versión admisión 2024 en el encabezado.
- Cree la cohorte BBA WS 2024/25 con inicio el 1 de octubre de 2024 y fin el 30 de septiembre de 2027.
- Asigne el plan de estudios BBA v2024.1.
- Opcionalmente asigne Semestre 1 → WS 2024/25, Semestre 2 → SS 2025, y así sucesivamente en Cronología.
- Entregue la cohorte a admisiones para que el programa de solicitud liste esta admisión.
- Tras las aceptaciones, añada usuarios y siga el grupo a lo largo de semestres — Ciclo de vida de la cohorte.
Buenas prácticas
- Cree la cohorte antes de la inscripción masiva para que cada usuario añadido herede de inmediato la versión correcta del plan de estudios.
- Prefiera una convención de nombres estable entre años para que filtros y públicos de Info Hub sigan siendo reconocibles.
- Fije la admisión a la versión del plan de estudios que coincida con la normativa de examen de ese año — use una versión más reciente para la cohorte siguiente en lugar de reescribir una antigua a mitad de curso.
- Tras la creación, verifique la pestaña Curriculum en la descripción general de la cohorte antes de añadir usuarios; corregir asignaciones es más barato antes de que existan planes de estudio.
- Coordine con el personal de admisiones en Apply para que los solicitantes aceptados lleguen a la cohorte CMS prevista, no a una admisión similar bajo la versión equivocada del programa.
- Establezca fechas para el lapso completo de admisión para que el estado refleje toda la vida de la cohorte, no un solo semestre.
Errores frecuentes
- Crear la cohorte bajo la versión incorrecta del programa — compruebe siempre primero el selector de versiones.
- Usar fechas de inicio y fin idénticas, o invertirlas — el formulario rechaza rangos de duración no válidos.
- Dejar el plan de estudios incompleto en Database — las versiones incompletas igualmente se asignan, pero los planes de estudio omitirán módulos que pretendía incluir.
- Confundir el campo de nombre para mostrar de la cohorte (Study Program Name) con editar el programa padre — las ediciones del programa padre están en los ajustes del programa de estudios, no aquí.
- Crear una cohorte nueva cada semestre en lugar de hacer avanzar una admisión por periodos — consulte Ciclo de vida de la cohorte.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una cohorte sin asignar un plan de estudios?
No. El plan de estudios y la versión del plan de estudios se seleccionan en el formulario de creación y son obligatorios. Los estudiantes necesitan esa asignación para recibir planes de estudio cuando se les añada.
¿Qué ocurre si Has Cohorts está desactivado en el programa?
Las cohortes solo están disponibles cuando Has Cohorts está habilitado en el programa de estudios. Asegúrese de que ese ajuste esté habilitado en el programa (se configura al crear un programa de estudios) y vuelva a la pestaña Cohorts.
¿Crear una cohorte inscribe a algún estudiante?
No. La creación solo define el contenedor de admisión. Inscriba estudiantes después mediante Añadir usuarios a cohorte o asignación masiva desde la pestaña Users de Programs.
¿Puedo cambiar el plan de estudios más adelante?
Sí — consulte Gestionar plan de estudios de la cohorte. Prefiera acertar con la versión en la creación si los estudiantes ya tendrán planes de estudio activos.
Páginas relacionadas
Ciclo de vida de la cohorte
Siga una admisión desde próxima hasta completada.
Gestionar plan de estudios de la cohorte
Cambie o desvincule el plan de estudios después de que exista la cohorte.
Añadir usuarios a cohorte
Inscriba estudiantes y genere planes de estudio.
Asignar plan de estudios a cohorte
Cómo las versiones del plan de estudios se convierten en planos de planes de estudio.
Gestionar versiones del programa
Confirme que crea bajo la versión correcta del programa.
Segmentar su público
Use cohortes como públicos de anuncios en Info Hub.