Notificaciones por correo
Comprenda los correos de confirmación automáticos, los correos de revisión de decisiones, las notificaciones en la aplicación y los correos de recordatorio del personal enviados a los solicitantes en Fuxam Apply.
Fuxam Apply envía correo a los solicitantes en momentos clave del ciclo de admisiones. Los correos de confirmación acusan la recepción de una entrega correcta. Los correos de revisión comunican decisiones y comentarios a nivel de campo cuando el personal cambia el estado de la solicitud o completa la revisión. Las notificaciones en la aplicación llegan a los solicitantes que tienen cuentas Fuxam. Los correos de recordatorio permiten al personal recordar a los solicitantes requisitos condicionales pendientes.
Los administradores no configuran plantillas de correo separadas en la página de ajustes de Apply: los correos se generan a partir de los flujos integrados de revisión y confirmación. Comprender qué se envía automáticamente — y qué requiere una acción manual de Enviar correo — ayuda a los equipos de admisiones a fijar expectativas a los solicitantes y evitar mensajes duplicados o contradictorios.
Por qué es importante
Los solicitantes juzgan en parte a una institución por la claridad y rapidez con que se les mantiene informados. Los correos automatizados ofrecen un rastro de auditoría coherente: acuse al enviar, lenguaje estructurado de decisión al cambiar el estado y comentarios por campo cuando la revisión usó retroalimentación por campo. Eso reduce consultas del tipo «¿recibieron mi solicitud?» y da al personal confianza de que la decisión oficial llegó al buzón del solicitante.
Como el contenido de las plantillas lo genera el sistema, la formación en admisiones debe centrarse en cuándo se disparan los correos (valores de estado, confirmación de Complete review) más que en editar redacción en una pantalla de ajustes. Para mensajes fuera de esos disparadores — invitaciones a entrevistas, logística de orientación, aclaraciones informales — use la comunicación manual documentada por separado.
Cómo encaja
La secuencia muestra tres canales: automático al enviar, automático al decidir y iniciado por el personal (correo manual o recordatorios de Pending requirements). Los flujos de decisión se detallan en Aprobar o rechazar; el correo manual en Comunicarse con un solicitante.
| Tipo de correo | Disparador | ¿Requiere acción del administrador? |
|---|---|---|
| Confirmation email | Entrega correcta del formulario | No — automático |
| Review email | Cambio de estado de la solicitud o Complete review | Sí — el personal establece el estado o confirma la revisión |
| In-app notification | Cambio de estado o hitos de plazo de campo | No — automático para titulares de cuenta |
| Reminder email | Acción del personal en Pending requirements | Sí — manual por solicitante o en lote |
| Manual email | Compositor Send email | Sí — el personal redacta el mensaje |
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Confirmation email | Acuse enviado una vez cuando el solicitante envía correctamente; los duplicados se evitan automáticamente. |
| Review email | Notificación de decisión con nombre del programa, nombre del formulario, resultado y comentarios por campo cuando corresponda. |
| Application status update | Tipo de notificación en la aplicación cuando cambia el estado de la entrega. |
| Application field deadline | Tipo de recordatorio en la aplicación para requisitos condicionales — variantes al establecer, 7 días, 1 día y vencido. |
| Pending requirements | Vista en OrgHub (cuando está disponible) para seguir elementos condicionales pendientes y enviar recordatorios. |
Los correos de revisión no se envían para estados Draft o Pending. Esos valores representan trabajo en curso o aún no enviado, no decisiones de admisión.
Correo de confirmación de entrega
Cuando un solicitante envía correctamente un formulario de solicitud a través del portal Apply:
- Fuxam envía un correo de confirmación a la dirección que indicó.
- El correo confirma la recepción y menciona los siguientes pasos (también visibles en la página de éxito en pantalla).
- Cada entrega recibe como máximo un correo de confirmación (los duplicados se evitan automáticamente).
No se requiere acción del administrador para disparar los correos de confirmación.
El mismo comportamiento de confirmación se menciona en Configurar ajustes del programa — se aplica por formulario publicado con independencia de la configuración de plazo a nivel de programa.
Correos de decisión y revisión
Cuando un administrador cambia el estado de la solicitud o completa una revisión de campo, Fuxam puede enviar un correo de revisión al solicitante que contiene:
- Nombre del programa y del formulario
- Resultado de la decisión (aceptado, rechazado, necesita actualización, etc.)
- Comentarios a nivel de campo cuando se usó revisión por campo
Los correos de revisión no se envían para estados Draft o Pending. Las actualizaciones masivas de estado envían correos de revisión individuales por entrega afectada.
Completar la revisión desde el panel de detalle del solicitante solicita confirmación antes de enviar.
Cuándo se envían los correos de revisión
| Acción del administrador | ¿Correo de revisión? |
|---|---|
| Establecer estado en Accepted, Rejected, Needs update, etc. | Sí — para estados de decisión (no Draft ni Pending) |
| Complete review tras revisión por campo | Sí — tras la confirmación |
| Actualización masiva de estado en varias filas | Sí — un correo por entrega afectada |
| Solo Send email manual | No — es un canal manual separado |
| Estado Draft o Pending | No |
Para el procedimiento completo de decisión y el comportamiento del selector de estado, consulte Aprobar o rechazar y Procesar solicitudes en lote.
Notificaciones en la aplicación
Además del correo, los solicitantes con cuentas Fuxam reciben notificaciones en la aplicación por cambios de estado. Los tipos de notificación incluyen:
- Application status update — cuando cambia el estado de su entrega
- Recordatorios de Application field deadline — cuando los requisitos condicionales tienen fechas límite (variantes al establecer, 7 días, 1 día y vencido)
Los usuarios controlan si reciben estas notificaciones en sus preferencias personales de notificación.
Los recordatorios de plazo de campo se vinculan a requisitos condicionales seguidos durante las admisiones — a menudo tras el estado Conditionally accepted. Los plazos de entrega configurados en los formularios son independientes; consulte Configurar ajustes del programa para el comportamiento de la ventana de solicitud.
Recordatorios del administrador
La vista Pending requirements (cuando está disponible en OrgHub) permite al personal enviar correos de recordatorio a solicitantes con elementos condicionales pendientes o ampliar plazos de campo. Son acciones manuales separadas de los correos automáticos de estado.
Use recordatorios cuando un solicitante ha aceptado condiciones pero aún no ha subido un documento, firmado un contrato o cumplido otro requisito a nivel de campo. Ampliar un plazo actualiza la cronología que ven los solicitantes y puede afectar qué notificaciones en la aplicación de Application field deadline reciben.
Comunicación automática frente a manual
| Situación | Enfoque recomendado |
|---|---|
| El solicitante acaba de enviar el formulario | Confirmation email automático — sin acción necesaria |
| Decisión oficial de aceptar, rechazar o necesita actualización | Cambiar Status o Complete review — dispara review email |
| Mensaje informativo no vinculado a una decisión | Comunicarse con un solicitante — Send email manual |
| Documento condicional o plazo pendiente | Recordatorio de Pending requirements (cuando esté disponible) |
| Decisión masiva sobre muchos expedientes | Procesar solicitudes en lote — correos de revisión individuales por fila |
El correo manual no cambia el estado de la solicitud ni dispara la redacción del correo de revisión. Decidir solo por correo — sin actualizar el estado en OrgHub — deja My Submissions desincronizado con lo que se dijo al solicitante.
Buenas prácticas
- Forme al personal en los valores de estado — Los correos de revisión siguen los cambios de estado. Usar Draft o Pending cuando se pretendía una decisión no notificará al solicitante.
- Use Complete review para retroalimentación por campo — Garantiza que los comentarios por campo aparezcan en el correo de revisión estructurado y no solo en notas internas.
- Evite mensajes duplicados — Tras un cambio de estado, no envíe de inmediato un correo manual repitiendo la misma decisión; compruebe qué incluye ya el correo de revisión.
- Fije expectativas al enviar — El correo de confirmación y la página de éxito definen «qué ocurre a continuación»; alinee el SLA interno con ese mensaje.
- Documente la política de recordatorios — Cuando Pending requirements esté disponible, acuerden cuándo el personal envía recordatorios frente a cuándo escala a Needs update o Rejected.
Errores frecuentes
- Sin correo de revisión para Draft o Pending — Esos estados son intencionalmente silenciosos. Mueva la entrega a un estado de decisión cuando los solicitantes deban ser notificados.
- Sorpresa en actualización masiva — Los cambios masivos de estado envían un correo de revisión por solicitante. Previsualice la selección antes de confirmar lotes grandes.
- Correo manual confundido con decisión — Los solicitantes consultan My Submissions para el estado oficial. El correo solo no actualiza el pipeline.
- Dirección de correo ausente — Send email manual se bloquea cuando no hay direcciones válidas; verifique los datos de contacto en el panel de detalle durante la revisión.
- Suponer plantillas personalizadas — La redacción la genera el sistema. Planifique comunicaciones que funcionen con el contenido estándar del correo de revisión o complemente con correo manual para detalle específico de la institución.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar plantillas de correo de confirmación o revisión en los ajustes del portal Apply?
No. Los administradores no configuran plantillas de correo separadas en la página de ajustes de Apply. Los correos se generan a partir de los flujos integrados de confirmación y revisión.
¿Recibirá un solicitante dos correos de confirmación si vuelve a enviar?
Cada entrega recibe como máximo un correo de confirmación, con duplicados evitados automáticamente. El comportamiento de reenvío tras Needs update sigue el flujo de revisión — consulte Aprobar o rechazar.
¿Las actualizaciones masivas de estado envían un correo o uno por solicitante?
Las actualizaciones masivas de estado envían correos de revisión individuales por entrega afectada.
¿Cuál es la diferencia entre review email y Send email manual?
Review email es automático al establecer un estado de decisión o completar la revisión por campo. Send email lo inicia el personal mediante el compositor y no cambia el estado ni usa la plantilla del correo de revisión.
¿Las notificaciones en la aplicación siempre reflejan el correo?
No necesariamente. Los solicitantes con cuenta Fuxam reciben notificaciones en la aplicación según sus preferencias personales. El correo y el estado en el portal siguen siendo los canales principales para solicitantes sin cuenta.
Páginas relacionadas
Aprobar o rechazar
Cuándo se envían los correos de revisión como parte de las decisiones de admisión.
Comunicarse con un solicitante
Correos manuales fuera de los flujos automáticos de confirmación y revisión.
Configurar ajustes del programa
Plazos de entrega vinculados al comportamiento de recordatorios y del portal.
Descripción general de Fuxam Apply
Embudo completo de admisiones, incluido el pipeline de estados y conceptos clave.