Smart documents
Plantillas PDF con variables asignadas para certificados, contratos, confirmaciones de inscripción, expedientes académicos y otra documentación institucional — configuradas en Ajustes y generadas desde perfiles de usuario.
Los smart documents son plantillas PDF con variables asignadas (marcadores de posición) que Fuxam rellena con datos en vivo al generar un documento. Las instituciones configuran plantillas en Ajustes → Documentos, asignan cada campo del PDF a una fuente de datos de Fuxam y producen PDF rellenados para usuarios individuales u otros objetos académicos. Las salidas habituales incluyen certificados de inscripción, contratos de estudios, acuerdos de servicio, horarios de salas, certificados de finalización de curso y documentación de personal que debe mantenerse alineada con los registros ya en la plataforma.
Los smart documents forman parte de la capa ampliada de FuxamCMS junto con seguro médico y registro de tiempo: convierten datos institucionales estructurados en documentación oficial sin mantener archivos Word de combinación de correspondencia en paralelo.
Por qué es importante
Las universidades emiten un flujo constante de documentos formales: prueba de inscripción, acuerdos de matrícula, certificados de finalización, condiciones de empleo y cartas relacionadas con cumplimiento. Cuando esos documentos se producen manualmente, el personal copia y pega desde hojas de cálculo, arriesga redacción desactualizada y cuesta demostrar qué instantánea de datos se usó. Los smart documents resuelven eso vinculando cada campo del PDF a datos autoritativos de Fuxam en el momento de la generación.
El resultado es servicios al estudiante más rápidos, menos errores de transcripción y un rastro de auditoría más claro: cada PDF generado se almacena en el perfil de usuario correspondiente (o se adjunta al flujo de trabajo que lo solicitó) en lugar de vivir solo en el escritorio de alguien.
Cómo encaja en Fuxam
Los smart documents conectan la administración de plantillas en Ajustes con el trabajo diario en Gestión de usuarios, el autoservicio del estudiante en la pestaña Gestión y — cuando está activado — flujos de contrato de estudios y certificados ligados a programas y matrícula.
Relaciones concretas:
- Gestión de usuarios es donde el personal abre la pestaña Documentos de un usuario, genera smart documents y revisa archivos rellenables asignados. Los campos del perfil de usuario y las columnas personalizadas son fuentes de datos habituales para plantillas de tipo User.
- Programas de estudios y cohortes aportan contexto de inscripción — nombre del programa, admisión de cohorte, asignación del plan de estudios — que fluye a registros de usuario y puede aparecer en certificados de inscripción o contratos de estudios cuando esas funciones están activadas.
- Seguro médico gestiona avisos XML GKV estatutarios (Meldegrund 20 y 30) mediante la integración Dakota; es un canal de cumplimiento distinto de los PDF de smart-document, pero ambos dependen de datos precisos de usuario y línea de tiempo de estudios. El personal puede usar smart documents para cartas internas mientras las exportaciones GKV se ejecutan por el flujo de seguro.
- Registro de tiempo alimenta campos basados en periodo en plantillas que informan horas, ausencias o datos de horario para un rango de fechas seleccionado.
- La pestaña Gestión es donde estudiantes y personal elegibles descargan documentos de autoservicio configurados en ajustes.
Consulte también FuxamCMS para cómo se relacionan los smart documents con estructura académica, exámenes y otras áreas ampliadas del CMS, y Permisos y funciones para cómo los paquetes de funciones y los roles condicionan la visibilidad.
Conceptos clave
| Término | Definición |
|---|---|
| Plantilla | Un PDF con nombre subido en Ajustes → Documentos con un tipo de objeto que determina qué claves de datos de Fuxam están disponibles para asignar. |
| Variable / marcador de posición | Un campo colocado en el PDF en el editor de documentos y asignado a una clave de datos de Fuxam (atributo estándar, campo institucional personalizado o clave específica del objeto). |
| Tipo de objeto | La entidad para la que está diseñada la plantilla: User, Module, Curriculum, Room o Certificate. Esto delimita qué campos puede asignar. |
| Editor de documentos | El editor PDF en la aplicación donde coloca campos, asigna claves de datos y opcionalmente define condiciones de campo. |
| Campos asignados | El conjunto de campos asignados en la plantilla. La tabla de plantillas lo muestra como recuento de Campos. |
| Generación | Resolver variables asignadas frente a datos en vivo y producir un PDF rellenado, normalmente desde un perfil de usuario o una acción de vista previa en ajustes. |
| Documento rellenable | Un PDF generado o asignado que puede requerir que el destinatario complete o firme campos antes de finalizar el flujo de trabajo. |
| Documento de autoservicio | Una plantilla de tipo usuario vinculada a roles elegibles para que los usuarios finales generen su propio PDF desde Panel → Gestión → Documentos sin que un administrador inicie cada solicitud. |
Catálogo de tipos de documento habituales
Las universidades suelen mantener una biblioteca pequeña de plantillas que cubren el año académico. La tabla siguiente es un catálogo de dominio de salidas frecuentes — no toda institución activa cada tipo, y los diseños son suyos. Úselo para decidir qué plantillas crear primero y qué tipo de objeto encaja.
| Tipo de documento | Tipo de objeto habitual | Qué suele asignar | Cuándo lo genera el personal |
|---|---|---|---|
| Confirmación de inscripción / estudios | User | Nombre, matrícula o ID de estudiante (a menudo una columna personalizada), programa, cohorte, fechas de periodo | A solicitud para autoridades, arrendadores o empleadores; pico en admisión |
| Certificación de matrícula / semestre | User | Estado de inscripción, nombre del programa, semestre o periodo organizativo | Inicio de cada periodo o a solicitud del estudiante |
| Contrato de estudios / acuerdo de matrícula | User | Datos personales, programa, condiciones de matrícula, campos de firma | Tras aceptación de oferta / inscripción; consulte Contratos de estudios y certificados |
| Certificado de finalización del curso | Certificate | Nombre del estudiante, título del curso o módulo, fecha de emisión | Cuando finaliza un curso o itinerario de formación continua |
| Expediente académico o extracto de calificaciones (carta PDF) | User | Nombre, programa, campos de resumen académico seleccionados que mantiene su institución | Solicitudes de secretaría de exámenes o matrícula — diseño y contenido definidos por la institución |
| Hoja de módulo o plan de estudios | Module o Curriculum | Versión del módulo o estructura del plan de estudios de estructura académica | Paquetes de acreditación, manuales de programa, revisiones internas |
| Hoja de horario de sala o instalación | Room | Nombre de sala, ubicación, atributos de capacidad de Salas | Instalaciones o logística de exámenes |
| Acuerdo de personal o de servicio | User | Campos de empleo o contratista, a menudo columnas personalizadas | Incorporación de RR. HH. / administración |
| Resumen de tiempo y asistencia | User | Campos de periodo de registro de tiempo para un rango de informe | Periodos de nómina o cumplimiento; consulte Registro de tiempo |
| Certificación de autoservicio | User | Igual que confirmaciones de inscripción, restringidas por rol | Los estudiantes generan desde el panel sin iniciación del personal |
Generación individual frente a masiva
| Modo | Dónde | Mejor para |
|---|---|---|
| Individual | OrgHub → Gestión de usuarios → [Usuario] → Documentos | Un estudiante, una reemisión corregida o una revisión antes del lanzamiento |
| Solicitud masiva | Acciones masivas de la tabla de Usuarios → Solicitar documento | Cohortes de admisión, campañas de cumplimiento, muchas asignaciones rellenables a la vez |
| Autoservicio | Panel → Gestión → Documentos | Certificaciones repetibles de bajo riesgo que los estudiantes pueden crear ellos mismos |
Detalles: Usar una plantilla de documento para generación individual, Generar documentos en masa para cohortes, y Variables de documento y fuentes de datos para qué rellena cada campo.
En esta sección
Crear un documento
Suba una plantilla PDF y elija su tipo de objeto.
Editar un documento
Renombre, reemplace el PDF o vuelva a abrir el editor para actualizar asignaciones.
Usar una plantilla de documento
Asigne variables y genere un PDF rellenado para un usuario u objeto.
Variables de documento y fuentes de datos
Cómo alimentan las plantillas los campos de estudiante, programa, cohorte y fecha.
Generar documentos en masa
Solicite el mismo documento para muchos usuarios a la vez.
Contratos de estudios y certificados
Acuerdos de matrícula y certificados de finalización de curso.
Gestionar documentos
Liste plantillas, elimine las no usadas y descargue PDF generados.
Roles y responsabilidades
| Rol | Uso habitual |
|---|---|
| Administradores de la institución | Suben plantillas, asignan variables, configuran acceso de autoservicio y gestionan secciones de contrato de estudios o certificados en Ajustes → Documentos. |
| Gestores de usuarios | Generan documentos para un usuario desde OrgHub → Gestión de usuarios → Documentos, solicitan asignaciones rellenables y usan acciones masivas como Solicitar documento cuando Smart Documents está activado. |
| Usuarios finales | Descargan documentos rellenables asignados o crean PDF de autoservicio elegibles desde Panel → Gestión → Documentos. |
Requisitos previos
Los smart documents requieren que la función Smart Documents esté activada para su institución. Los usuarios necesitan permiso para ver documentos de usuario para abrir la pestaña Documentos en Gestión de usuarios (y derechos relacionados para generar o firmar documentos). El acceso a la página de ajustes requiere además permiso para leer usuarios.
Consideraciones de protección de datos
Los PDF generados suelen contener datos personales (nombre, dirección, ID de estudiante) y a veces condiciones académicas o contractuales sensibles. Trate plantillas y salidas con el mismo cuidado que otros registros de estudiantes:
- Minimice campos. Asigne solo lo que la carta deba mostrar — los datos personales no usados no deben aparecer en el PDF.
- Controle quién genera y descarga. Restrinja permisos de documentos y la pestaña Documentos a roles que los necesiten; consulte Permisos y funciones.
- Prefiera el autoservicio con cuidado. Actívelo solo para certificaciones de bajo riesgo donde datos incorrectos no generen exposición legal.
- Retención. Los archivos generados permanecen en el perfil de usuario hasta eliminarse — alinee las prácticas de borrado con la política de retención de su institución. Prefiera desactivar usuarios frente a eliminarlos cuando deba conservarse el historial de documentos.
- No use smart documents como sustituto de canales estatutarios. Meldeverfahren GKV y exportaciones legales similares tienen sus propias vías auditadas.
Por dónde empezar
Un despliegue típico sigue este orden:
- Crear un documento — suba el PDF institucional y seleccione el tipo de objeto correcto.
- Variables de documento y fuentes de datos — decida qué campos de perfil, programa y fecha necesita la carta.
- Usar una plantilla de documento — asigne variables en el editor de documentos y pruebe la generación en un usuario de muestra.
- Configure documentos de autoservicio en la página de ajustes si estudiantes o personal deben generar el PDF ellos mismos.
- Para cohortes, use Generar documentos en masa.
- Gestionar documentos — mantenga la lista de plantillas y revise archivos generados en perfiles de usuario.
Para cambios continuos de nombre, valores predeterminados o colocación de campos, use Editar un documento en lugar de crear plantillas duplicadas — y recuerde que las ediciones no son retroactivas.