Ejemplo: Crear un certificado de matrícula
Ejemplo paso a paso de un certificado de matrícula como smart document de Usuario: variables, configuración de página, vista previa como usuario y generación para un usuario, en masa o por autoservicio.
Un certificado de matrícula es un smart document de una página que confirma que una persona está matriculada: nombre, fecha de nacimiento, número de matrícula, programa de estudios, período y fecha de emisión. Lo construye una vez como plantilla de Usuario y lo genera para cualquier persona.
Por qué es importante
Los certificados de matrícula figuran entre los documentos más solicitados. Una plantilla con variables evita reescribir datos, y con el autoservicio los estudiantes obtienen el documento sin contactar a secretaría.
Cómo encaja
Esta página aplica Crear un documento, Editar un documento y Usar una plantilla de documento a un documento concreto.
Antes de empezar
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Función y permiso | Smart Documents (paquete FuxamCMS) y read-write:settings-service-contracts. |
| Tipo de objeto | Usuario. Solo las plantillas de Usuario ofrecen las variables de perfil, matrícula y programa de estudios. |
| Datos del usuario | Usuarios de prueba con perfil, programa de estudios y datos de matrícula completos. Consulte Variables de documento y fuentes de datos. |
Qué variables insertar
En Insertar → Variable el selector agrupa las variables. Los nombres de las variables y de los grupos aparecen en inglés en el editor. La tabla muestra las variables de la plantilla de demostración.
| Contenido | Variable | Grupo |
|---|---|---|
| Nombre de la persona | Full Name, o First Name y Last Name | Profile |
| Fecha y lugar de nacimiento | Date of Birth, City of Birth | Profile |
| Número de matrícula | Code (la usa la plantilla de demostración). También existe Matriculation Number. | Profile, Booking/Enrollment |
| Programa de estudios | Study Program | Booking/Enrollment |
| Matriculado desde | Immatriculation Date | Booking/Enrollment |
| Período | Current Term | Booking/Enrollment |
| Semestres universitarios | Total University Semesters | Booking/Enrollment |
| Institución | Institution Name | Institution |
| Fecha de emisión | Document Generated At | Time Tracking |
Cómo construir el certificado
Vaya a Configuraciones → Comunicación & Documentos → Documentos. En la tabla Documentos inteligentes seleccione Crear plantilla, escriba un Nombre como «Certificado de matrícula 2026», deje el Tipo de objeto de destino en Usuario y seleccione Crear plantilla.
En el editor escriba un título, una frase que confirme la matrícula y la línea con la fecha de emisión. Inserte el nombre de la institución con Insertar → Variable.
Añada con Insertar → Tabla una Tabla de dos columnas. Escriba las etiquetas en la columna izquierda y coloque una variable por fila en la derecha.
Seleccione cada variable de fecha. En Configuración de variable defina el Formato (por ejemplo, el formato de fecha) y, en Cuando esté vacío, un guion o un Texto alternativo.
Abra Configuración de página. La plantilla de demostración usa A4, orientación vertical, márgenes de 72 px, encabezado y pie de página desactivados y numeración numérica. Ajuste los Márgenes (px) o active Mostrar encabezado para un logotipo.
Si el documento necesita un sello, use Insertar → Firma y defina el Modo como Sello prellenado. Sin firma, añada una frase que indique que el documento se generó automáticamente.
En Como usuario: elija un usuario de prueba, active Mostrar datos de ejemplo y revise cada valor. Después use la Vista previa y, en ⋯ Más acciones, la Vista previa de impresión. Seleccione Guardar.
Cómo generarlo
- Un usuario: Gestión del campus → Administración de usuarios → [Usuario] → Documentos → Documento inteligente, elija la plantilla y seleccione Agregar.
- En masa: en la tabla de usuarios, elija la acción Documento inteligente y Agregar documento a usuario(s). Consulte Generar documentos en masa.
- Autoservicio: Configuraciones → Comunicación & Documentos → Documentos → Documentos autoservicio → Agregar documento. Elija la plantilla y los roles, opcionalmente un requisito, deje Activo encendido y guarde. Los estudiantes pueden entonces descargar una copia o usar Guardar en documentos.
Buenas prácticas
- Pruebe con dos usuarios: uno con datos completos y otro con huecos.
- Marque la plantilla como predeterminada si es el documento que más agrega.
- Manténgalo en una página. Una tabla corta y márgenes moderados bastan.
Errores frecuentes
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Valores vacíos | Complete los datos del perfil o del programa de estudios, o defina Cuando esté vacío. |
| Formato de fecha incorrecto | Ajuste el Formato en Configuración de variable de cada fecha. |
| La variable no aparece en el selector | Compruebe que el Tipo de objeto de la plantilla sea Usuario. |
| Tipo de objeto equivocado | El tipo no se puede cambiar. Cree una plantilla nueva. |
| Los recuentos de semestres parecen raros | La plantilla de demostración asigna algunos campos de semestre a su manera. Compruebe cada valor en la vista previa con una persona conocida antes de fiarse de él. |
Preguntas frecuentes
¿Basta una plantilla para todos los programas de estudios?
Sí, si el texto es el mismo. Study Program cambia según el usuario.
¿Pueden los estudiantes generarlo por su cuenta?
Sí, con una entrada en Documentos autoservicio para la plantilla.