Archivar un programa

Desactivar o eliminar permanentemente un programa de solicitud cuando termina un ciclo de admisiones, conservando o eliminando datos históricos según corresponda.

Cuando termina un ciclo de admisiones, archive el programa de solicitud para que deje de aparecer como activo o aceptar nuevas solicitudes públicas. Archivar es la fase final del ciclo de vida del programa de solicitud — tras crear, configurar y publicar.

Fuxam Apply ofrece dos enfoques: desactivar (recomendado), que establece el programa en Inactive conservando todos los formularios y solicitudes, y eliminar permanentemente, que quita el programa y sus formularios por completo. Elija según si necesita acceso a largo plazo al registro de admisión en OrgHub y Solicitantes.

Por qué es importante

Dejar admisiones cerradas marcadas como Active satura las vistas de administrador, arriesga solicitudes nuevas accidentales si los formularios siguen públicos y confunde los filtros de informes. Un archivo adecuado separa ciclos activos de históricos — como las universidades cierran ventanas de admisión pero conservan expedientes para auditoría, acreditación e inscripción continua de candidatos aceptados.

La desactivación conserva el rastro completo: qué formularios se usaron, quién solicitó y qué decisiones se registraron. La eliminación solo es adecuada cuando el programa se creó por error y no hay solicitudes que conservar.

Cómo encaja

Archivar no sustituye el procesamiento de solicitantes. Antes de cerrar una admisión, termine o traspase el trabajo pendiente en Solicitantes — revise solicitudes, apruebe o rechace y avance candidatos aceptados hacia la inscripción en programas de estudios y cohortes.

El embudo principal de Fuxam Apply continúa: los programas archivados ya no alimentan el portal público, pero los estudiantes inscritos siguen los flujos de CMS y gestión de usuarios.

Conceptos clave

Desactivar (recomendado)

Desactivar establece el programa en Inactive sin eliminar datos históricos:

Los programas inactivos conservan todos los formularios y solicitudes de solicitantes. Los administradores pueden seguir revisando solicitantes históricos en las pestañas Pending y Accepted.

Secuencia de cierre recomendada

Para un apagado ordenado al final del ciclo:

1. Detener solicitudes nuevas — espere el plazo de envío o extiéndalo solo si la política permite solicitudes tardías.
2. Procesar expedientes pendientes — vacíe la pestaña Pending de Solicitantes o reasigne casos abiertos.
3. Despublicar o establecer formularios Private — bloquea URLs directas a formularios.
4. Establecer el programa Inactive — quita la admisión de filtros activos de administrador y de la navegación pública de programas vinculados.
5. Verificar — confirme que el filtro Status muestra el programa solo bajo Inactive.

Eliminar permanentemente

Para quitar un programa por completo:

Eliminar requiere permiso para eliminar programas de solicitud. Los programas con dependencias pueden no eliminarse — revise el mensaje de error y resuelva los datos vinculados primero.

Desactivar frente a eliminar — guía de decisión

Buenas prácticas

• Desactivar, no eliminar, por defecto — conserva trazas de auditoría y permite responder consultas de solicitantes meses después.
• Cerrar formularios antes de desactivar el programa — evita casos límite donde enlaces directos siguen aceptando borradores.
• Terminar el flujo de solicitantes primero — consulte Revisar una solicitud antes de eliminar; los registros rechazados y aceptados pueden seguir importando para informes.
• Crear un programa nuevo para el ciclo siguiente — no reutilice un programa desactivado para otro año salvo que su proceso lo permita explícitamente; un create nuevo mantiene plazos y formularios claramente separados.
• Alinear con archivo en CMS — cuando se archiva un programa de estudios en FuxamCMS, revise los programas de solicitud vinculados por separado; el archivo en Apply es independiente.

Errores frecuentes

• Programa inactivo con formularios públicos — desactivar solo puede no bloquear enlaces directos a formularios; despublique o establezca Private.
• Eliminar con solicitudes abiertas — puede fallar por dependencias o quitar datos aún necesarios.
• Usar edición rápida para Active — desactivar requiere la página Edit completa, no la hoja de edición rápida de la barra de herramientas.
• Asumir que archivar quita solicitantes de Solicitantes — los programas desactivados conservan solicitudes en las pestañas Pending y Accepted para revisión histórica.

Permisos necesarios

Preguntas frecuentes

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