Campos de datos personalizados
Atributos definidos por la institución en perfiles de usuario — cómo difieren de las columnas personalizadas, cómo establecer valores y cómo solicitar información faltante a los usuarios.
Los campos de datos personalizados son atributos definidos por la institución almacenados en cada perfil de usuario — por ejemplo un número de matrícula, indicador de beca o código de tutor. Cada campo se define una vez para la institución; cada usuario tiene entonces un valor (o un blanco) para ese campo. Los valores aparecen en la pestaña Descripción general del perfil y, cuando están configurados como columnas personalizadas, como celdas en la tabla Usuarios.
El personal puede introducir valores, establecerlos durante la creación de usuarios o solicitar información faltante a la persona para que complete su propio perfil.
Por qué es importante
Ninguna universidad comparte el mismo esquema de directorio. Una necesita un ID externo de tarjeta de campus; otra hace seguimiento del estado de visado; una tercera almacena un mostrador de servicios al estudiante preferido. Los campos de datos personalizados mantienen esos metadatos dentro de Fuxam en lugar de hojas de cálculo paralelas que se desincronizan con inscripción y acceso.
Solicitar datos faltantes importa tanto como definir campos. Tras un ingreso grande, los equipos de registro suelen descubrir registros incompletos — fechas de nacimiento faltantes, identificadores personalizados en blanco, atributos de estadísticas vacíos. Pedir a los usuarios que aporten lo que solo ellos conocen es más rápido y preciso que que el personal adivine o envíe formularios ad hoc por correo.
Cómo encaja
| Área relacionada | Relación |
|---|---|
| Columnas personalizadas | Visualización y edición en línea de las mismas definiciones de campo en la tabla Usuarios |
| Crear un usuario | Valores opcionales pueden introducirse en la creación de la cuenta |
| Editar un usuario | El personal actualiza valores en Descripción general o en celdas de tabla |
| Datos de contacto | Correos, teléfonos y direcciones — separados de campos de datos personalizados |
| Roles y permisos | Quién puede definir columnas y editar valores |
| Acciones masivas | Edit Custom Fields para muchos usuarios a la vez |
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Campo de datos personalizado | Una definición de campo a nivel institucional más el valor almacenado de cada usuario. |
| Columna personalizada | La presentación en tabla Usuarios de un campo de datos personalizado. |
| Tipo de campo | Reglas de validación del valor — texto, número, fecha, listas de selección o ID generado automáticamente (consulte Columnas personalizadas). |
| Campo personal | Atributos demográficos integrados en el usuario (por ejemplo fecha de nacimiento, nombre preferido, nacionalidad) que pueden incluirse en una solicitud de recopilación de datos. |
| Campo de estadísticas | Atributos orientados a informes que pueden rellenarse desde flujos de trabajo de estadísticas oficiales. |
| Solicitud de recopilación de datos | Una solicitud para que el usuario aporte uno o más campos personalizados, personales o de estadísticas faltantes, opcionalmente con notificación. |
Campos de datos personalizados frente a columnas personalizadas
| Campos de datos personalizados | Columnas personalizadas | |
|---|---|---|
| Propósito | Almacenar y gestionar atributos de perfil | Mostrar y editar esos atributos en la tabla Usuarios |
| Dónde se trabaja | Descripción general del perfil, formulario de creación, solicitudes de recopilación de datos | Encabezados de tabla, celdas, Edit Custom Fields masivo |
| Audiencia | Responsables de proceso que definen qué debe capturarse | Operadores del día a día que escanean y corrigen listas |
| Página del manual | Esta página | Columnas personalizadas |
En la práctica, crear un User Data Field desde la tabla Usuarios define el campo de datos y añade su columna. Trate las columnas como la cara operativa del mismo modelo.
Formas de valor de campo
Al consultar los campos de datos de un usuario, cada entrada suele incluir un nombre de campo, un tipo (como texto, número, fecha o sí/no) y el valor actual. Los valores vacíos son el desencadenante habitual de una solicitud de recopilación de datos.
Cómo definir y mostrar campos
Definir un nuevo atributo se hace desde Gestión de usuarios como User Data Field, lo que también crea la columna de tabla correspondiente:
Vaya a OrgHub → Management → Users.
Seleccione Añadir, luego User Data Field.
Elija un nombre claro y un tipo apropiado.
Guarde. El campo está disponible en perfiles, en el formulario de creación y como columna en la tabla.
La gestión completa de columnas — renombrar, tipos, patrones ID y acceso a nivel de columna — está documentada en Columnas personalizadas.
Cómo establecer valores como personal
En la creación
En el formulario Añadir usuario, rellene cualquier campo personalizado configurado debajo de nombre, correo y rol cuando ya conozca los valores.
En el perfil
Abra al usuario desde OrgHub → Management → Users.
En la pestaña Descripción general, edite valores de campos personalizados.
Guarde cuando aparezca el indicador de cambios sin guardar.
En la tabla o en bloque
Haga clic en una celda de columna personalizada para editar en línea, o seleccione muchas filas y use ⋯ → Edit Custom Fields. Consulte Acciones masivas.
Solicitar información faltante a los usuarios
Cuando un perfil está incompleto, puede crear una solicitud de recopilación de datos para ese usuario. La solicitud lista los campos que deben aportar. Opcionalmente, envíe una notificación para que la persona reciba aviso de completar las piezas faltantes.
Qué puede solicitar
Una solicitud puede incluir campos de tres categorías:
| Categoría | Qué cubre | Ejemplos |
|---|---|---|
| Personalizado | Campos de datos definidos por la institución | Número de matrícula, código de beca |
| Personal | Atributos demográficos / de identidad integrados | Fecha de nacimiento, nombre preferido, género, nacionalidad, lugar de nacimiento |
| Estadísticas | Atributos usados en flujos de informes oficiales | Campos del motor de estadísticas que mantiene su institución |
Seleccione qué campos son obligatorios en la solicitud. Incluya solo lo que realmente necesita — solicitar de más ralentiza la finalización y plantea cuestiones de protección de datos.
Cómo plantear el flujo de trabajo
Identifique usuarios incompletos — por ejemplo tras una exportación de ingreso o escaneando columnas personalizadas en blanco.
Decida qué campos debe rellenar el usuario frente a cuáles debe corregir el personal (el personal suele poseer ID institucionales; los usuarios suelen poseer datos demográficos personales).
Cree una solicitud de recopilación de datos para el usuario, listando esos campos.
Elija si enviar una notificación para alertar a la persona.
Haga seguimiento en la Descripción general del perfil hasta que aparezcan valores; luego cierre cualquier lista de comprobación operativa que use para preparación (invitación, inscripción en cohorte, etc.).
Cuándo notificar
| Situación | Sugerencia |
|---|---|
| El usuario ya está activo y consulta Fuxam con regularidad | Envíe una notificación |
| El usuario aún no ha activado | Complete datos personales tras activación de invitación, o recopile vía admisiones primero |
| Campos sensibles (nacionalidad, fecha de nacimiento) | Notifique y explique el propósito con la redacción de privacidad habitual de su institución |
| Solo identificadores del personal | Prefiera edición del personal o edición masiva — no pida al usuario |
Datos demográficos personales en el perfil
Junto a campos personalizados, los registros de usuario pueden contener atributos personales como:
- Nombre preferido
- Fecha de nacimiento
- Género
- Nacionalidades
- Nombre de nacimiento
- País y ciudad de nacimiento
- Un código de institución / código de estudiante cuando se use
No son columnas personalizadas por defecto, pero pueden incluirse en una solicitud de recopilación de datos personal cuando falten. Manténgalos precisos para informes, flujos de seguro médico y verificación de identidad.
Acceso requerido
| Tarea | Qué necesita |
|---|---|
| Definir campos / columnas | Permiso para crear columnas de gestión de usuarios |
| Renombrar o configurar columnas | Permiso para actualizar columnas de gestión de usuarios |
| Editar valores de campo de un usuario | Permiso para actualizar ese usuario, más derechos de edición a nivel de columna donde se usen |
| Solicitar datos faltantes | Permiso para actualizar el usuario (y reglas institucionales para notificaciones) |
Consulte Roles y permisos y Columnas personalizadas.
Buenas prácticas
- Diseñe el catálogo de campos antes del ingreso. Acuerde nombres, tipos y quién posee cada valor (personal frente a usuario).
- Separe campos de directorio de plan de estudios. La inscripción pertenece a cohortes; identificadores e indicadores pertenecen a campos de datos personalizados.
- Use solicitudes de recopilación de datos para lagunas del usuario. No deje campos de fecha de nacimiento o nacionalidad en blanco meses después de la inscripción.
- Mantenga las solicitudes cortas. Tres campos enfocados se completan más rápido que una lista larga.
- Alinee con protección de datos. Solicite solo lo que cubran sus avisos de retención y privacidad; restrinja quién puede ver columnas sensibles.
- Cierre el ciclo con columnas. Tras el envío de usuarios, verifique la finalización en filtros o exportaciones de la tabla Usuarios.
Errores frecuentes
| Error | Qué ocurre | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Confundir columnas con datos de contacto | El personal pone teléfonos en campos personalizados de texto libre | Use Datos de contacto para correos, teléfonos y direcciones |
| Pedir a usuarios ID del personal | Formatos inconsistentes y duplicados | El personal introduce campos ID (o use columnas ID generadas automáticamente) |
| Sin notificación en una solicitud | Los usuarios nunca ven la tarea | Active notificación cuando la persona esté activa |
| Campos en blanco bloquean otros procesos | Invitaciones o informes esperan datos incompletos | Solicite datos faltantes pronto en la lista de incorporación |
| Sobrecargar campos personalizados con nombres de cohorte | Estructura académica duplicada | Use cohortes de programa de estudios para inscripción |
Preguntas frecuentes
¿Los campos de datos personalizados son lo mismo que las columnas personalizadas?
Se refieren a los mismos atributos subyacentes, en capas distintas. Los campos son los atributos almacenados; las columnas son cómo se ven y editan en la tabla Usuarios. Esta página cubre almacenamiento, categorías personal/estadísticas y solicitudes de recopilación de datos; Columnas personalizadas cubre visualización en tabla y tipos.
¿Puedo solicitar un campo personalizado y fecha de nacimiento a la vez?
Sí. Una solicitud de recopilación de datos puede mezclar campos personalizados, personales y de estadísticas en una sola solicitud.
¿Las solicitudes de recopilación de datos cambian el rol o estado del usuario?
No. Solo piden información de perfil faltante. El estado de cuenta y los roles se gestionan por separado — consulte Roles y permisos y Desactivar un usuario.
¿Dónde encajan correos y direcciones postales?
Son datos de contacto, no campos de datos personalizados. No modele correo principal o dirección de semestre como columna personalizada de texto libre si están disponibles las secciones de contacto dedicadas.
Páginas relacionadas
Columnas personalizadas
Muestre y edite campos como columnas en la tabla Usuarios.
Datos de contacto
Correos, teléfonos y direcciones postales en el perfil.
Crear un usuario
Establezca valores de campos personalizados conocidos en la creación.
Editar un usuario
Actualice campos de perfil en la pestaña Descripción general.
Acciones masivas
Edite campos personalizados para muchos usuarios a la vez.
Roles y permisos
Quién puede definir campos y editar valores.