Archivar un programa de estudios

Oculte programas de estudios de las listas activas en OrgHub preservando cohortes, usuarios, planes de estudio y datos de planificación — y desarchívelos cuando haga falta.

Archivar un programa de estudios lo elimina de la vista predeterminada de la tabla Programs sin borrar sus datos. Puede desarchivarlo más adelante para devolverlo a las listas activas. Piense en el archivo como retirar una oferta de la administración diaria manteniendo intacto el registro histórico de inscripción y planificación.

Las universidades retiran programas con regularidad: un título se cierra a nuevas admisiones, un certificado se sustituye o una oferta piloto termina. El archivo refleja esa práctica — el programa sale del catálogo activo, pero cohortes, membresías, planes de estudio e historial académico vinculado siguen disponibles para registros, auditorías y reactivación ocasional.

Por qué es importante

Las listas de programas activos se centran en ofertas que aún administra.
Los datos históricos (cohortes, usuarios, planes de estudio, planificación) se preservan, no se destruyen.
Desarchivar permite una retirada temporal o un archivo por error sin reconstruir el programa.
Los informes y rastros de auditoría de una titulación cerrada permanecen intactos.

El archivo es la opción segura para «ya no impartimos esto». Delete es la alternativa destructiva y no puede deshacerse.

Cómo encaja

Área relacionada	Relación
Programas de estudios y cohortes	Programas, versiones y cohortes permanecen en el modelo tras el archivo
Editar un programa de estudios	Revise ajustes antes o después de archivar
Crear un programa de estudios	Añada un programa sustituto si retira una oferta antigua
Versiones del programa explicadas	Prefiera una versión nueva cuando la oferta continúe con reglas actualizadas
Fuxam Apply	Coordine admisiones: deje de publicar programas de solicitud vinculados a una oferta retirada
Programas y planificación	Los programas archivados salen del catálogo de planificación activo predeterminado

Antes de empezar

Confirme que no deben crearse nuevas admisiones bajo este programa (o planifique usar un programa sustituto / versión nueva en un programa en continuidad).
Coordine con admisiones si Apply sigue mostrando un programa de solicitud vinculado.
Prefiera Archive frente a Delete siempre que pueda necesitar los datos más adelante.
Puede archivar uno o más programas en una sola acción desde la tabla.
Decida si los estudiantes sucesores pertenecen a una versión nueva del programa de un título en continuidad, o a un programa de estudios totalmente nuevo.

Archivo frente a versión nueva frente a eliminación

Situación	Prefiera
Título cerrado; sin admisiones futuras	Archive el programa de estudios
El mismo título continúa con nueva normativa	Nueva versión del programa + cohortes nuevas; mantenga el programa activo
Pausa temporal; puede reabrirse	Archive, luego Unarchive más adelante
Eliminación permanente sin necesidad de historial	Delete solo cuando esté seguro — no puede deshacerse

Archivar uno o más programas

Vaya a OrgHub → Management → Programs y abra la pestaña Study Programs.

Seleccione una o más filas de programa en la tabla.

Abra el menú de acciones de la fila y seleccione Archive.

Confirme la acción de archivo cuando se le solicite.

Qué hace el archivo

El programa se marca como archivado y se oculta de la lista activa predeterminada.
Las cohortes, membresías de usuario, planes de estudio y datos de planificación existentes se preservan.
Puede seguir encontrando programas archivados habilitando el filtro de archivados en las opciones de vista de la tabla y desarchivarlos desde el mismo menú de acciones.

Desarchivar un programa

Restaure un programa a las listas activas cuando deba administrarlo de nuevo o cuando se archivó por error.

Muestre programas archivados usando las opciones de vista de la tabla.

Seleccione la(s) fila(s) del programa archivado.

Abra el menú de acciones de la fila y seleccione Unarchive.

Confirme cuando se le solicite. El programa vuelve a las listas activas.

Archivo frente a eliminación

Acción	Efecto en listas	Efecto en datos	Reversible
Archive	Oculto de la vista activa predeterminada	Cohortes, usuarios, planes de estudio, planificación preservados	Sí — Unarchive
Delete	Eliminado	Eliminación permanente	No — no puede deshacerse

Ejemplo práctico: cerrar una vía de certificado

Su institución sustituye Certificado en Marketing Digital por una nueva vía de formación continua:

Deje de aceptar solicitudes — archive o desactive el programa de solicitud vinculado.
Deje que la última cohorte activa termine sus periodos planificados (consulte Ciclo de vida de la cohorte).
Archive el programa de estudios para que salga de la lista predeterminada de Programs.
Cree la oferta sucesora (programa de estudios o formación continua) con su propio código y enlace de admisiones.
Mantenga el programa archivado disponible mediante el filtro de archivados para expedientes y auditorías.

Buenas prácticas

Archive cuando un programa esté cerrado a nueva actividad pero las cohortes históricas sigan importando para expedientes, auditorías o informes.
Cree un programa de estudios sustituto (o una versión nueva en un programa en continuidad) para ofertas sucesoras en lugar de reutilizar ambiguamente un nombre retirado.
Antes de archivar, revise Settings y anote usuarios responsables para que la titularidad de tareas de cierre quede clara.
Alinee con admisiones: archive o deje de publicar programas de solicitud relacionados para que los solicitantes no soliciten una oferta cerrada.
Use el filtro de archivados periódicamente para auditar qué ofertas están retiradas frente a cuáles siguen siendo necesarias.
No archive solo porque terminó un año normativo — eso es una decisión de versión, no de retiro del programa.

Errores frecuentes

Error	Por qué perjudica	Qué hacer en su lugar
Eliminar en lugar de archivar	Pérdida irreversible de cohortes y planes de estudio	Prefiera siempre Archive salvo que se requiera eliminación permanente
Archivar mientras Apply sigue aceptando solicitudes	Los solicitantes entran en una vía cerrada	Cierre o archive el programa de solicitud vinculado primero
Olvidar cómo encontrar filas archivadas	Parece que el programa desapareció	Habilite el filtro de archivados en las opciones de vista de la tabla
Esperar que el archivo retire estudiantes	Las membresías y planes de estudio permanecen	Gestione el estado de inscripción por separado si los estudiantes deben abandonar el programa
Archivar cuando solo necesitaba una versión nueva	Rompe la continuidad del registro del título duradero	Cree una versión nueva del programa para admisiones reformadas

Preguntas frecuentes

¿Los programas archivados conservan sus cohortes y versiones?

Sí. El archivo preserva cohortes, membresías de usuario, planes de estudio y datos de planificación existentes. El programa solo se oculta de la lista activa predeterminada.

¿Puedo archivar varios programas a la vez?

Sí. Seleccione una o más filas de programa y elija Archive en el menú de acciones de la fila y confirme.

¿Desarchivar es lo mismo que crear un programa nuevo?

No. Unarchive restaura el mismo registro del programa (con sus versiones, cohortes y datos) a las listas activas. Crear un programa nuevo inicia una oferta separada con una versión inicial nueva.

¿Debo archivar cuando la acreditación cambia solo la próxima admisión?

Normalmente no. Cree una versión nueva del programa para el nuevo año normativo y deje las cohortes anteriores en la versión antigua. Archive cuando se retire por completo la oferta.

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