Variables de documento y fuentes de datos
Cómo las variables de Smart Documents resuelven datos de estudiantes, programas, cohortes, fechas e institución cuando Fuxam rellena una plantilla PDF.
Un documento inteligente solo es tan preciso como los datos detrás de cada campo asignado. Este capítulo explica de forma conceptual cómo funcionan las variables: qué tipos de información puede incorporar a un PDF, dónde reside esa información en Fuxam y cómo diseñar asignaciones para que cartas de inscripción, contratos y certificados sigan siendo fiables.
Para los pasos de asignación y generación, consulte Usar una plantilla de documento. Para subir una plantilla, consulte Crear un documento.
Por qué es importante
A secretaría académica y servicios al estudiante se les pide con frecuencia un texto «oficial» que coincida con lo que consta en los registros de la universidad. Cuando un campo del PDF apunta a la fuente de datos incorrecta — o a una columna personalizada que nunca se rellenó —, la carta parece profesional pero es incorrecta en los hechos. Comprender las fuentes de datos reduce campos en blanco, nombres de cohorte que no coinciden y retrabajos durante los picos de admisión.
Cómo encaja
Los campos asignados conectan las plantillas de Ajustes → Documentos con registros en vivo en Gestión de usuarios, Programas de estudios y cohortes, Estructura académica y, opcionalmente, Registro de tiempo.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Variable / campo asignado | Un marcador de posición en el PDF asignado a una clave de datos de Fuxam en el editor de documentos. |
| Clave de datos | El atributo elegido (nombre, correo electrónico, columna personalizada, campo de módulo, etc.). |
| Tipo de objeto | Delimita qué claves existen: User, Module, Curriculum, Room o Certificate. |
| Recuento de campos | En la tabla de plantillas, el número de campos que asignó en la plantilla. |
| Resolución en vivo | Al generar, Fuxam lee los valores actuales del registro — no de una hoja de cálculo adjunta al PDF. |
Grupos de fuentes de datos (plantillas de tipo User)
La mayoría de las cartas institucionales usan el tipo de objeto User. Piense en cuatro grupos:
1. Identidad y contacto del estudiante
Las fuentes habituales incluyen el nombre de la persona, el correo electrónico principal y los datos de contacto mantenidos en el perfil de usuario (incluidas direcciones y números de teléfono donde su institución los almacene). Estos campos responden a «¿de quién trata este documento?».
| Ejemplo en la carta | Suele proceder de |
|---|---|
| Nombre completo | Nombre del perfil de usuario |
| Correo electrónico | Correo del usuario |
| Dirección postal | Dirección del usuario / datos de contacto |
| Teléfono | Teléfono del usuario / datos de contacto |
Mantenga los campos de identidad actualizados en Gestión de usuarios antes de los días de generación de alto volumen.
2. Atributos específicos de la institución (columnas personalizadas)
Las columnas personalizadas (también llamadas campos de datos de usuario) almacenan valores que no forman parte de la cuenta genérica: números de matrícula o de estudiante, identificadores de sistemas externos, indicadores de becas, categorías de visado y similares. Una vez definidos, esos campos aparecen como claves asignables para plantillas de tipo User.
| Ejemplo en la carta | Suele proceder de |
|---|---|
| Número de estudiante / matrícula | Columna personalizada (o columna de tipo ID) |
| Código de departamento o indicador de campus | Columna personalizada |
| Indicador de beca o financiación | Columna personalizada |
3. Programa, cohorte y contexto de estudios
Las confirmaciones de inscripción y los contratos de estudios suelen necesitar contexto académico: nombre del programa de estudios, cohorte o admisión, asignación del plan de estudios y estado relacionado. Ese contexto se mantiene a través de Programas de estudios y cohortes y aparece en los registros de usuario utilizados al generar.
| Ejemplo en la carta | Suele proceder de |
|---|---|
| Nombre del programa de estudios | Programa / contexto de inscripción del usuario |
| Etiqueta de cohorte o admisión | Pertenencia a la cohorte |
| Referencia del plan de estudios | Asignación del plan de estudios vinculada a la ruta del programa |
Una pertenencia incorrecta a la cohorte es una causa frecuente de «diseño PDF correcto, título de programa equivocado». Corrija primero la inscripción y luego vuelva a generar.
4. Fechas y periodos
Las fechas aparecen en tres variantes:
| Tipo | Ejemplos | Notas |
|---|---|---|
| Fechas de perfil o personalizadas | Fecha de inscripción almacenada como columna personalizada | Se resuelve como cualquier otro campo personalizado |
| Fechas académicas / del plan de estudios | Fechas de periodo o del plan de estudios que mantiene su institución | Mantenga las líneas de tiempo precisas para las certificaciones que citan periodos de estudio |
| Periodos de registro de tiempo | Horas y ausencias de un rango seleccionado | Se solicitan al generar (o un valor predeterminado configurado como el mes anterior); se calculan en el servidor — consulte Registro de tiempo |
No puede anular los totales calculados del registro de tiempo desde el diálogo de generación; corrija las entradas de tiempo subyacentes o elija un periodo de informe distinto.
Tipos de objeto distintos de User
| Tipo de objeto | Universo de datos | Carta habitual |
|---|---|---|
| Module | Metadatos de versión del módulo de Módulos | Hoja descriptiva del módulo |
| Curriculum | Plan de estudios y estructura del programa de Planes de estudios | Descripción general del plan de estudios |
| Room | Atributos de sala y ubicación de Salas | Hoja de instalaciones / sala de examen |
| Certificate | Campos del certificado de finalización del curso | Certificado de finalización — consulte Contratos de estudios y certificados |
Elija el tipo de objeto que posee los datos. No cree una plantilla User y espere catálogos completos de versiones de módulo dentro de ella.
Cómo funciona la asignación en la práctica
Diseñe el PDF con regiones vacías claras para texto dinámico (nombre, programa, fechas).
En el editor de documentos, coloque un campo en cada región y asigne una clave de datos de la lista disponible para ese tipo de objeto.
Opcionalmente, añada condiciones de campo para que las secciones se muestren u oculten según las reglas de la plantilla — mantenga las condiciones simples.
Guarde. Confirme que el recuento de Campos de la tabla de plantillas coincide con los marcadores de posición previstos.
Genere para un usuario de prueba conocido (u objeto) y revise cada línea rellenada frente al perfil.
Ejemplos prácticos (orientación)
Confirmación de inscripción
Asignaciones habituales: nombre del estudiante, ID de estudiante (columna personalizada), nombre del programa, cohorte, periodo o semestre actual, membrete institucional ya integrado en el fondo del PDF.
Contrato de estudios
Asignaciones habituales: identidad y dirección, programa y cohorte, campos relacionados con matrícula cuando la gestión de matrícula está activada, regiones rellenables o de firma para el estudiante. Consulte Contratos de estudios y certificados.
Resumen de tiempo
Asignaciones habituales: nombre más campos de periodo del registro de tiempo. Al generar, elija el rango de informe (o acepte el predeterminado). Los totales proceden de las entradas registradas — no de escribir horas en el PDF.
Certificado de finalización del curso
Asignaciones habituales: nombre del estudiante, título del curso o certificado, fecha de emisión. El tipo de objeto suele ser Certificate cuando esa función está activada.
Lista de comprobación de calidad de datos antes del lanzamiento
| Comprobación | Por qué importa |
|---|---|
| Columnas personalizadas rellenadas para la cohorte piloto | Evita IDs de estudiante en blanco |
| Pertenencia a la cohorte correcta | Evita títulos de programa incorrectos |
| Usuarios de muestra de más de un programa | Detecta suposiciones de asignación que solo funcionan para una ruta |
| Entradas de tiempo completas (si se usan) | Evita resúmenes de cero horas |
| Roles de autoservicio revisados | Los estudiantes solo deben desbloquear plantillas de bajo riesgo |
Notas de protección de datos
Las variables asignadas suelen mostrar datos personales en un PDF descargable. Prefiera:
- Solo los campos que exija el propósito de la carta
- Generación y descarga limitadas a roles con permisos de documentos
- Uso cuidadoso del autoservicio para plantillas que incluyan direcciones o números de identificación
- Práctica clara de retención para archivos que permanezcan en la pestaña Documentos
Contexto más amplio: Descripción general de Smart Documents y Permisos y funciones.
Errores frecuentes
| Error | Resultado | Qué hacer |
|---|---|---|
| Asignar antes de que existan columnas personalizadas | Clave ausente o siempre vacía | Cree columnas, rellénelas y luego asigne |
| Suponer que los campos de combinación de Word sobreviven a la subida del PDF | Nada a vincular | Coloque campos en el editor de documentos de Fuxam |
| Mezclar tipos de objeto conceptualmente | «¿Por qué no veo campos de módulo?» | Vuelva a crear con el tipo de objeto correcto |
| Confiar en un PDF antiguo tras una corrección de datos | La carta muestra valores obsoletos | Vuelva a generar tras corregir el perfil |
Preguntas frecuentes
¿Puede un campo mostrar datos de dos fuentes?
Cada campo colocado se asigna a una clave de datos. Si necesita una línea compuesta (por ejemplo, nombre más ID), use campos separados en el PDF o mantenga una única columna personalizada que ya contenga el valor combinado.
¿Se relacionan los campos de datos de la API y las columnas personalizadas del manual?
Sí en concepto: los campos de datos de usuario definidos por la institución (columnas personalizadas) son la misma clase de atributos que el personal mantiene en Gestión de usuarios y pueden asignarse a plantillas de tipo usuario. Mantenga los valores precisos en el perfil; la generación lee lo almacenado allí.
¿Por qué dos estudiantes obtuvieron distintos espacios en blanco con la misma plantilla?
Las asignaciones son compartidas; los valores son por persona. Un estudiante puede carecer de un valor de columna personalizada o de asignación de cohorte que otro sí tiene.